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我常覺得我們大家從離開學校到進入社會，最大的改變就在於「多了一些不同的身分」。比方說，多數人至少會多兩個身分，你一方面會成為某間公司的職員；另一方面則是工作時間之外的「自己」。畢竟除了工作之外，多數人大概也希望把自己的人生過好。
另外，你可能還會是個好兒子好女兒、好男友好女友、好哥哥好姊姊等等。換言之，人的歲數越大，越會有一部分的心會操在別人身上。
雖然看到這，有些人可能會覺得學生時代也很忙碌，也有很多事得完成。不過我得說，學生時代與進入社會後的生活，其實還是有本質上的差異。
在校時，你多半有老師耳提面命何時要考試、有同學互相提醒何時要交作業，只要依循大家的步調來過生活，多半就出不了大問題。
可是進入社會、職場後，很多人會覺得最不適應的地方在於：沒有人會來提醒你該做什麼了。
老闆雖然會交辦工作，但未必會時時關切進度；同事之間雖然會有支援需求，比方說有人要你提供一個報表、有人來詢問你某個資料等等，但他們也不會時時催促你。
公司裡的每個人通常是各忙各的，等他們下一次再問起某件事的進度時，大多都是死線將至或死線之後了。這時候你若還沒完成，恐怕只有挨罵的份。
更麻煩之處還在於，大家交代你事情的管道還可能百百種，有的人撥公司分機給你、有的人用Email、有的人用Line等等。在這種資訊從四面八方湧來的狀態下，你一定會發現自己越來越容易忘掉某些事，可能哪天A工作忘了、哪天B文件沒能及時交付。
而且這種遺漏還可能不是發生一次，而是會造成惡性循環：一旦你開始忘東忘西，每天就會為了不被罵，優先處理那些拖欠的任務。至於還沒被追殺的事情，就暫時先擱置。但過了幾天之後，這些被擱置的事往往又會變成那些緊急又會讓你被罵的事情。
為了降低挨罵的頻率，你甚至還可能會開始加班趕工。先把這些最緊急的任務做完，接著把幾天後要完成的任務也做點推進。可是，我其實分享過一個概念：當你開始得加班才能完成一些事情時，可能就意味著你的工作管理、時間管理已經出了問題。
雖然這種狀況一開始可能可以靠加班來補救，可是慢慢地你會發現，加班的幫助越來越不明顯，或者你可能需要更頻繁或更長時間的加班，才能起到些微的效果。時間一拉長，總還是會有更多急事冒出來。
事實上，這類困境的根源常在於，這些急事在之前都是所謂「重要但不緊急的事情」，一開始沒人會逼著你做，但你若就此放著不管，就算短時間內沒事，時間拉長來看也會給自己帶來麻煩，成為將來某些時刻的緊急任務，讓人生卡住了。像身體檢查、自我進修、或是陪伴家人，不都是類似的狀況嗎？
人生卡住了是很麻煩的。所以這次，我想提供三個建議，幫助剛進入職場的年輕朋友事先避免人生因此卡住。
1. 空出你的大腦
2. 有效率地做事
3. 講老闆懂的語言
關於第三點「講老闆懂的語言」，我先前就分享過相關概念。歡迎你透過【提案無法說服老闆？因為你不懂「老闆的語言」】這篇文章了解更多。
這次，我會專注來談「空出你的大腦」這個面向。至於如何「有效率地做事」，我們下一篇文章再接著說明。
關於「空出你的大腦」，我想多數人一開始可能會有疑問的地方是：大腦要怎麼空出來呢？又為何要空出來？
這概念是這樣。
請想像一下，某天你一到公司，老闆就把你叫過去交代事情。剛被老闆交辦了工作，你腦中一定會接著思考能怎麼處理、該做什麼準備。可是你走回座位的路上碰到了一個同事，他突然向你提出一個小問題，比方說某個檔案的檔名叫甚麼。你可能心想：「這問題不難，等等打開電腦查一下就告訴他。」
可是當你一回到座位打開電腦，螢幕上立刻就跳出一個通知，原來是客戶寄信來問問題。對方是大客戶，好像應該先回應。
這時你的分機又響了，是另一個部門的同事來找你要資料。對方說很急著要這份資料，於是你就想說：「那我先處理這件事，其他事情先等等吧。」
以上這樣的情境，是不是光用想像的就讓人感覺非常焦慮呢？甚至隨著事情一直湧來，你可能很快就發現，別說是記得所有細節，光是把這些事情記得並確實做完都不太容易。就算想先專注做其中一項，你在過程中也會提心吊膽，擔心其他事情先擱置有沒有關係。於是很容易慌亂，也很容易無法專注。
對此，我的建議是：從出社會的Day1開始，你就要養成「隨時記筆記」的習慣。
因為記筆記能讓你空出大腦的記憶體；當大腦的記憶體能空出來，你就能更有效率地工作，而且再也不會遺忘任何事情！！
你不妨就試著把每一個工作都列出來，然後根據重要性或其他指標來重新排序。然後你每次就專注做一件事，做完就把這件事情劃掉；另外，其他的事情你也都能透過筆記持續記錄與追蹤。
因為所有被指派的工作你都有寫下來，所以就不會忘記。知道不會忘記任何事，你在工作狀態中就不會感到焦慮，也能專注地完成每項工作，而不是讓自己隨時提心吊膽。
而談到筆記，我接下來也想分享我自己常用的三種筆記，包含「待辦事項筆記」、「各類記事的筆記」，以及「發想筆記」。
所謂「待辦事項筆記」，就是當我們收到工作指令時，可以把這些指令集中存放的區域。這可以是老闆的指令、可以是會議中討論出的待辦事項、可以是同事請你幫忙的事、當然也可以是那些重要但不緊急的私人行程，如身體檢查或洗牙等。
我們每個月或每個星期，可以從清單中找出這段時間內必須進行的事項，並逐步完成。至於每天，也可以根據工作進展及事情的輕重緩急，再進一步制定「今日應辦事宜」。
有了這些不同時間區間的規劃，我們就不用再花腦袋裡的空間去記什麼事情要不要做、有沒有做、完成得如何了，每天就照著規畫執行或微調就好。
比方說，某天剛好一切都很順利，原本排定要做的事一下做完了，那就可以再從待辦清單中找一、兩件重要但不緊急的事情來做。但若今天排定的事情還沒做完，那也沒關係，明天再繼續進行就好。
總之，當你能掌握待辦事項的全貌，知道每月、每星期規劃要做哪些事情時，自然也就能有意識地在空閒時間安插一些不緊急，但對長期人生而言很重要的事情。
很多人常說「工作跟生活要平衡」。所謂「平衡」並非只是回家看劇或耍廢，而是有意識地在繁忙的生活中，安插重要但未必緊急的事情，無論那是洗牙、是健身、是讀書學習都好。
於是，於公於私你都不會放任自己只是整天救火、只是被動地回應別人，而是拿回自己的主導權──有效掌握自己該做的所有事情，然後根據每天、每星期或每月的時間狀況把該做的事情卡進去。
你多有意識地做這些重要但不緊急的事情，長期而言人生就會有多順利。在人生還沒卡住之前，最好就要有意識地先做這些事情喔
說到這，有的人可能還會好奇：「這種待辦事項筆記要用什麼方式做？」我認為這就看你的習慣，使用紙本的筆記本或軟體工具都沒問題，關鍵在於要方便你規劃與調整。
我自己是用軟體工具「Microsoft To do」來集中管理待辦事項。這好處在於它是跨平台的，無論是使用電腦、手機或平板都能輕易同步。所以我可能開會時就快速用手機記錄，在位置上辦公時就用電腦記錄，在通勤時間想到什麼就用平板記錄。
如果你是個「實體控」，傾向用紙本筆記本來記錄，那也沒問題。
針對這個管理方式，我之前寫過一篇文章詳細說明。若你有興趣，可以到【Joe的時間管理術05 - 以遺忘為前提的管理術】這篇文章去更進一步了解。
第二種筆記，是各類記事的筆記。
我們在上班時間除了要記得被交辦的工作，其實還會有很多需要記錄的時刻。比方說，你可能在執行工作的過程中查了一些資料、比較了一些方案，或者前輩、主管教你幾個工作方法，這些都可以透過這類筆記來記錄。又或者，你完成了某些特殊案件，也可以將處理SOP或摘要記錄在這類筆記當中，無論是以文字或圖解記錄都沒問題。
這類筆記的關鍵在於必須好記又好找、還要方便記錄各種類型的筆記。
前幾年很多人推崇方格筆記本，但我親身使用後，反而覺得點狀的筆記本比方格更好用。原因在於，手寫在點狀筆記本上時，下筆能有基準點、避免跑版。另外，當你需要在筆記本上畫圖或是有比例時，這些點也可以作為坐標，讓你記錄起來更方便。
所以以手寫的筆記而言，我個人嘗試了不同類型的筆記本之後，還是覺得點狀版面比較好用。
當然，你要使用Evernote、OneNote或Notion等電子工具來管理也沒問題。這類筆記工具的好處在於方便跨平台同步，也方便下標籤、下關鍵字，讓內容能分類、或可以快速用關鍵字搜尋。
無論你想用什麼工具，關鍵還是要持續運用在生活中、持續把重要的事情都記錄下來。畢竟在職場中，前輩教了我們做事的SOP、給了技術上的指導、或是任何從網路上收集來的資料，只要日後還有用到的機會，就該把它們歸檔到筆記中。
第三類筆記，是發想筆記。
這類筆記的記錄格式可能相對更多元，有時是文字敘述、有時是圖像、有時是你突然想到某個流程或表單等等。以我自己而言，有時候光是課後跟同學聊天，可能都會突然有新的課程想法。若能當場做個簡單紀錄作為將來開課的參考，絕對是很有價值的。
也因此，我認為這類筆記關鍵在於：隨手可用，尤其要能畫圖。
比方說，你可以隨身攜帶一個輕巧好寫的紙本筆記本。
以我自己這幾年實驗的結論而言，太小的筆記本雖然好攜帶，可是不一定好寫，比方說皮太軟，一定得坐下才能寫；或者，想拿來當成發想的畫布，使用起來也總會因為空間狹小而有點侷限。
我也試過使用比較大的筆記本，例如A3尺寸。它雖然好畫圖、適合自由書寫，但缺點是難攜帶。
我這麼用下來，覺得最好用的大約是B5尺寸，並且可以平整攤開180度的筆記本。無印良品有好幾款筆記本可以做到這件事、價格也很便宜，不過唯一的缺點就是它使用的是比較軟的牛皮紙封面，必須放在桌上才好書寫。
若能負擔高價一點的選擇，我認為Moleskine的硬殼筆記本很值得考慮。雖然硬殼會讓整體重量重一些，但相較於軟皮筆記本，它無論是拿在手上或放在腿上都能輕鬆地書寫。
如果你想使用電子工具，我則推薦OneNote。因為它允許以上下左右各方向任意擴展，而且在電腦、平板或手機上也都有對應的App，使用起來很方便。另外，它也支援手寫筆，當你突然有靈感，只要拿出手寫筆，即可記錄各種型式的內容。
總結這次的分享，我談到了在職場上和過去在學校不一樣，沒有老師、同學會再來提醒我們何時該做什麼。所以我們得要有方法地管理待辦工作，避免讓自己陷入不斷被任務追趕的惡性循環。
你可以靠「待辦事項筆記」來記錄這些事情，此外，你也可以運用「各類記事筆記」和「發想筆記」，幫助自己把各種收穫和發現都留存下來喔！！
內容口述 / 張國洋；整理 / 鐘敏瑜
工商服務時間
正因為我自己做筆記這麼多年下來，發現B5尺寸、能夠平攤來寫的筆記本在使用上是最方便的，所以我們大人學也與Moleskine合作，推出了符合上述特點的「經典硬殼筆記本」。
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