Joe的時間管理術05 - 以遺忘為前提的管理術

Joe的時間管理術05 - 以遺忘為前提的管理術

以遺忘為前提的管理?

有人看了這標題或許會覺得很奇怪,但我自己一開始會想做時間管理的原因還真的是「為了遺忘」。 後來開始看一些時間管理的書籍,才發現很多大師也反覆強調這個要點。 這樣講或許有點往自己臉上貼金,但看來世界上的道理總是殊途同歸;大家不管用甚麼起點出發,最後總會在某個類似的點上靠攏。

但,甚麼叫做「以遺忘為前提」呢?

在我自己還沒有一個有系統的管理方法之前,每天生活有很多事情「得被記得」。 比方說「明天要交力學實驗的報告」、「後天工程數學有個小考」、「星期四要準備測量學的筆記」、「此外還要買下禮拜程式課程的課本」等。 像有時候去Mall買東西,到了店裡卻又突然想不起來要買甚麼。 等回家才懊惱的想起來說,「啊,剛剛忘了買電池。」

我想,這種經驗對很多人而言並不陌生。

我們隨時,無論是工作或是人生,都有很多的「待辦事項」。 但要把這些事情都記得,幾乎是不可能的。 可是不記得,事情就會落東落西的。 到了課堂,發現報告沒寫;到了公司,才想起來客戶要的東西昨天忘了寄;到了情人節,才想起來禮物忘了買;回到家,才發現剛剛超市忘了帶牛奶。

所以我自己在學生時代,總覺得上學很辛苦。 因為每天都得戰戰兢兢的,要努力記得所有該做與要做的事情。 去一個地方要想我來這裡是要幹嘛、有沒有甚麼東西沒帶? 離開一個地方擔心有甚麼漏了或忘了做? 睡前總覺得有甚麼事情沒做,醒來又得要聚精去思考今天得幹嘛。 在這種常態緊張下,反而很難專心的做事情。

等到開始上班時,發現要記憶的東西變更多。 當時就很憂慮,想說若是持續讓自己處在緊繃的狀態下,可不是沒辦法把任何事情做好了? 也剛巧,那時候開始有PDA出現。 我也就開始嘗試使用這類工具來管理我的人生,自己第一台PDA還是黑白WinCE的介面(記得是大眾出的)。 當然,後來又經歷了一些變革,變成我目前跟大家分享:一半用萬用手冊,一半用電子工具的方法。

但無論如何,我要說的是,我在開始使用工具後,發現一件事 → 若我把所有要做的事情全部清出來,放在一個「待辦事項」的pool中,我就可以安心的把這些事情「暫時忘掉」。 但我又不用擔心事情最後會真正被忘記,因為我若要查都可以在這Pool中找出來。 我就可以先忘掉那些事情,安心專注的處理目前手上的事情。 等手上的事情告一段落後,我再到我的「待辦事項」pool中,把其他還沒做的事情找出來。 這樣我既可以專心做一件事不用擔心其他工作會漏掉,也不用隨時惶惶恐恐的害怕自己忘記甚麼。

把東西寫下,然後遺忘它;反而就能確保所有事情都不被忘記。

所以,要想專注的好好把事情做好,就該建立一個「待辦事項」的倉庫。

至於執行流程上

首先,你該把要完成甚麼轉換成條列式的Check List。

我的Check List

對我而言,這些Check List大部分時候,其實就是一項一項的工作。 有些工作你可以很快設定何時要完成,有些工作則只是一個提醒,甚至於是對未來的規劃。 再來,我會把這些無論何時想到的工作、不管是工作中、搭車時、出外看到甚麼好Idea時,都立刻記錄並存在我的Task Pool中。

我會把所有想到的工作都先分門別類的加入「待辦清單」中。 在電腦邊,就用Web平台加入。

那工作加入同時,我也可以給一個預估要完成的時間。


(指定時間、重複與否、標籤、以及地點)

系統就會根據設定的Due Date列出工作清單,甚至在時間點提醒我。 而待辦事項這東西比Calendar方便之處,在於你不去勾選「完成」它就會一直留在Pool中。 但Calendar工具(如Google Calendar)雖然也會提醒,但若你當下沒辦法去處理,之後它就不會再提醒了。 有時候明明一整天排了三五樣工作,可是剛巧那天有突發狀況你忙著開會解決,等第二天那些通知也就不會出現了。 這也是為何我工作不用Calendar而用待辦事項工具的原因。

然後我每天會幾個時間去檢視我的工作Pool。 比方說早上搭車時,或是中午吃飯後,看看今天有哪些事情該處理,並安排一個時間;若今天太忙,有些事情需要推延、則改變成新的完成時間。

所以,在透過這樣的模式下,我就不用再刻意記得工作以及due date了。 我只需要把所有需要的工作鍵入我的Task Pool中,再定時來整理與規劃,就能確保重要事項都會被妥善關注。 心力也就能完全放在目前的工作上了。

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張國洋 Joe Chang

現為識博管理顧問執行長,也在台灣百大上市櫃公司擔任管理講師與專案顧問。歷年客戶包含工研院、台積電、廣達、富智康、光寶集團、台灣大哥大、遠傳電信、中鼎工程、建國工程、台橡公司、大同公司、三陽工業、TVBS、特力屋集團、城邦集團、誠品集團等。 為了對抗雙魚座的感性,一直在努力強化理性思維與邏輯思考。 相信邏輯發展能解構任何事物,並讓我們找到合宜的人生策略與方向。

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2 則讀友回應

  1. Gary 2016-01-23 15:01:51 第 2 則

    時間管理術06...消失了!?

  2. sunny 2011-01-27 10:19:42 第 1 則

    感恩實例分享 ~

    忘性 > 記性 的人生應該會感覺比較幸福吧:)

    • Joe Chang 2011-01-27 21:14:56

      這樣我的人生應該很幸福
      我現在已經放棄去記得很多事情了 :P