大人學英文:商務EMAIL的結構化寫作法

七小時掌握內容架構、分析方法以及線上工具,讓你的英文書信出現明顯的提升!

在職場中,英文能力雖然不能代表一個人的整體工作能力,但卻是一項突出的「外顯素質」,會直接影響我們在職場的發展機會以及專業形象!而台灣人在聽、說、讀、寫四種能力中,罩門通常是「説」跟「寫」。其中「寫」又是使用頻率最高的技能,就算在本土公司上班,甚至做網拍生意,也難免需要寫英文email進行商務溝通。 

很多人不知道的是,提升英文寫作,尤其是商務書信能力,其實是C/P值很高的學習投資。

首先,寫作能力的使用頻率很高,常常用得到;其次,商務書信是「有明確目的」的溝通,強調正確、簡單、精準地傳遞訊息,文辭的優美並非首要。因此,就算英文程度有限也可能透過架構式的練習來提昇書信的水準,在極短的時間內從辭不達意進步到「言簡意賅」,這絕對是有機會做到的!

我們想強調的是,商務英文書信其實是有既定結構與套路的。只要你熟悉這個寫作框架,加上刻意練習,絕對有可能讓你寫出來的email立刻不一樣,讓你的客戶、老闆或同事刮目相看!

這門七小時的課,或許「無法」提升你的整體英文實力(那需要長久努力),更「不能」讓你搖身一變成為大文豪(那需要天賦熱情)。但你會從課程中掌握商務書信寫作的基本架構,搭配各種好用的寫作工具(輔助字彙、篩選句型、即時翻譯的線上資源),以高效率的方式提升書信的質與量,讓寫英文信不再成為痛苦煎熬,而是成就感的來源與專業的展現!

適用情境

• 工作中需要寫英文書信,希望進一步強化文字溝通的技能。

• 每次寫英文email都卡卡的,希望提昇工作與溝通的效率。

• 每次寫英文信都會不知從何下手,或總是長篇大論難以收尾。

• 收信者常誤會我們信中的意思,或者漏看重要信息。

• 覺得自己的英文信寫的很亂,沒有重點,希望更有結構的溝通。

• 希望寫出更吸引人的書信,讓對方不但馬上回覆,而且採取行動。

課程大綱
 

1. 商務書信溝通的4大準則

書信要能有效傳遞訊息的四個書寫準則:正確、精簡、清楚、連結。

2. 溝通對象的360度分析

六個影響用字遣詞的關鍵指標:地位、關係、人數、頻率、義務、風格。

3. 商務書信的基本元素

從「收件者」、「副本/密件副本」一路談到「結尾敬辭」與「簽名檔」點出台灣人以為自己熟悉,卻常有的誤解。

4. 商務書信的實用禮儀

從版面呈現、信息表達、與溝通效果都會影響對方的觀感。談20個有效增進溝通禮儀的黃金法則。 

5. 商務書信的內容架構:黃金三分法

由Introduction(引言)、Information(主訊息)到Action(行動)所構成的黃金三分法,幫助學習者快速架構一封陳述清晰、結構嚴謹的書信。 

6. 能幫助優化的線上工具

背單字、查文法緩不濟急,善用線上工具來彌補「菜英文」才是上班族高效率的做法。這裡要分享多種好用的免費工具與使用技巧,讓你早點下班!

7. 文字表情與人際關係

專業的書信除了傳遞資訊,也是強化專業形象與人際關係的媒介。本章談的是如何優化語氣、措辭與表達,讓別人閱讀你的信件時感到舒暢,甚至傳達壞消息時也讓對方保持平靜。

8. 常見的書信溝通陷阱

篩選出台灣人常見的書信錯誤並進行分析,以負面表列的方式幫助大家規避陷阱!

9. 職場常用的書信範例

其實職場中常用的書信也就那幾種。熟練20%的範本套路就能因應80%的使用情境。

10. 課後建議與行動說明

教導學員如何在課後建立一套專屬的英文書信寫作資料庫,透過搜集、分類與累積的方式,持續優化自我的商務寫作能力!

 
講師介紹

Joy(黃喬伊)老師具有全球頂尖科技公司的行銷PM背景、曾協助新創公司經營品牌形象與公關活動,並擔任活動主持人及企業講師。多年來在許多企業進行商務英文溝通課程及講座,包含廣達電腦、仁寶電腦、康舒科技等。教過的學生涵蓋美國矽谷工程師、國內高階主管、新創團隊,也曾輔導美國創業團隊的英文簡報,並成功晉級比賽。Joy擁有母語等級的英文能力,卻是土生土長的台灣女孩,因此非常能理解台灣學生學習英文的痛處與盲點,並十分擅長以適合台灣學生的方式來破除英文學習障礙!

FAQ

1. 七小時的課程有可能學會英文寫作嗎?

要培養英文寫作能力確實需要長時間的努力,不可能在七小時內達成。但職場中的英文書信(Email)撰寫通常是有特定對象,主要目的是提供/索取資訊與促進行動,「正確」與「效率」是核心訴求,會比一般強調「信達雅」的文字表達要單純。講師在課程中主要是傳授一套方法,幫助學員像「堆疊積木」一般架構出一封能達成溝通目標的書信,讓工作可以順利推進。基於這樣的目的,搭配上後續的練習,學員確實有機會在短期讓自己的產出更專業。

2. 參加者是否有英文程度上的限制?

課程內容不涉及高深的文法與單字,全程也都有中文說明,一般說來有國中字彙程度者便可順暢地吸收。

3. 本課程與坊間商業英文寫作班有何區別?

首先,課程設計以「現學現用」為目標,讓學員以原有的英文程度為基礎,利用老師提供的框架、工具與範本,快速堆疊出更專業的商務英文書信。其次,擔綱的Joy老師除了教學經驗豐富外,自己也在職場歷練多年(科技業行銷PM與新創公司公關),相較之下許多英文老師本身是外文背景,職場經驗僅限於英文教學,對於真實的職場情境相對陌生,未必能有效體會學員在職場中的挑戰。

4. 這門課會談到即時通訊(IM)軟體的寫作技巧嗎?

本課程主要針對Email來設計。至於即時通訊(Line、WeChat、WhatsApp等)的寫作方式比較接近口語表達,對於結構的要求與Email不盡相同,建議可以參加大人學英文系列的口語表達課程。即時通訊並非本課程的重點。

5. 上課會需要攜帶電腦嗎?

課堂中所有的演練都以紙筆練習為主,電腦並非必須。

 

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