【大人學英文】和外國人這樣開會、電話、簡報,菜英文也不怕!

【大人學英文】和外國人這樣開會、電話、簡報,菜英文也不怕!

現代人習慣隔著螢幕溝通,不但有時間思考,也不用擔心沒話題會尷尬;但職場上的溝通,舉凡會議、簡報、打電話、銷售、參展、交際等,對話都是即時進行(real-time)不能刪掉重來,這時,如果聽眾又是個外國人呢?

這些年我聽過無限個(持續增加中)學員的「緊張案例」:想到隔天有跨國視訊會議就失眠、電話掛掉才後悔剛才怎麼不問清楚、去大廳接外賓到會議室瞬間希望有個任意門、好不容易解釋完結果看到對方皺眉、又或者還在滿頭問號時老闆轉頭就說「你覺得呢?」。

此路不通,那就換條路吧!

如果原本的想法或方法沒辦法解決一個存在已久的問題,那就換個腦袋試試看吧!通常上班族跟外國人說話會緊張的原因有三個:

 

緊張來源一:怕自己聽不懂,也怕對方聽不懂

這問題的關鍵是雙方到底該「聽懂什麼」?

一般來說,上班族跟外國人說話的內容其實90% 都與公事有關,能夠被派去跟客戶閒聊吃飯或遊觀光景點的人通常都有一定的語言功力,換言之,對多數人而言要聽懂的就是「職務的常用字/句」。

例如「科技製造業」常聽到的字有:
quality review、roadmap、schedule、yield rate、drop test、pilot run、EVT、DVT、shut down、wafer、calibration、bug、layout、mechanical、PCB 等。
而這些「字」又常出現在固定的「句子」裡,像是:
Please prepare some defective parts for our quality review meeting. 
或是 
We'll deliver those parts to your company on schedule. 
或是 
Because of power cut, our production line will shut down tomorrow.

這些常用字句就是各行各業英文版的「術語(jargon)」或習慣「說法(parlance)」,也就是「基本」該聽懂的內容!上班族可以針對自己的工作領域上網搜尋,例如輸入 semiconductor glossary(意:詞匯)或針對特定職務,例如 project management glossary, 又或者請教資深同仁,最重要的是平常就要先整理成檔案備著,有時累積到一定的量後還會發現原來對話都固定那幾句嘛。

接著,整理好基本清單後就要開始「熟悉」這些字句的「真實聲音」,不是線上字典聽到的那種,而是真正外國人唸出來的聲音。有個網站叫 Forvo,可以查到不同國家的人真實的發音,有時一個字也會有不同的唸法,例如 mobile 外國人會唸「摩拜喔」,但也有人唸「摩波喔」,又或者 router(路由器)這個字,很多台灣人常唸成「老特兒」,但外國人是唸「ㄌㄨㄚ嗚特兒」。平常就要先釐清常用字句在外國人口中的聲音,並且聽到習慣,溝通的當下就比較不會因為不熟悉的聲音而打斷溝通的節奏。

有些學員職務負責區域是固定的,如果事先就知道目標對象是美國人,平常就可以專注查詢美式用字並習慣美式發音;那如果對象是印度人呢?除了搜尋相關領域的印度 podcast(數位廣播)長期聆聽外,若想要了解特定發音也可以看 TED India,對照英文字幕去練習熟悉他們說英文的聲音。

總之,要聽懂什麼其實是有跡可循的,職場的對話本來就常穿插著英文的術語,若想要更有自信地跟外國人說話,就先釐清雙方要聽懂的內容,並提早習慣這些字句的真實聲音,那麼臨場才不會一直在 Pardon?。

結論:整理常用字句+熟悉其真實發音


緊張來源二:不知道要說什麼或怎麼說

工作上有機會說英文的情境很少是臨時或是緊急指派的,通常都是「事先安排」或是「預先告知」,例如主管派你下週二去接機、月底負責跨國視訊會議、晚點致電客戶說明最新測試結果等,也就是當你「意識到」即將有說英文的任務時,你是「還有時間」準備的!

對於「不知道要說什麼」的學員,通常我會先問「你有多了解這個市場/案子/客戶/實驗/產品/服務/流程?」,因為按道理這是工作者自己「該知道的」。

第二個問題就是「為什麼你要去報告/開會/打電話/介紹/解釋?」,例如派你去開會是為了跟客戶更新測試狀況,這時就該(不管語言問題)先去把事情的來龍去脈搞清楚,包括老闆的打算、手邊資源、客戶的顧慮或期待等。

這兩個問題都暫時和語言能力無關,而是關乎個人對於任務的熟悉度和掌握度,你愈熟悉就愈知道要「說什麼」,接著就剩「怎麼說」了。

「說什麼」是指個人的「專業」,包含該領域一定要聽懂的常用字句;而「怎麼說」則是指「溝通形式」,也就是這些常用字句表達呈現的方式;舉個例子,如果是要跟外國人開會,那麼溝通形式就是「會議(meeting)」,這時可以上網依序搜尋:

meeting(概括認知)
meeting do's and don'ts(注意事項)
meeting tips(撇步)
meeting techniques(技巧)
meeting cultural difference(文化差異)
meeting etiquette(禮節)
meeting English expressions/ dialogue(英文表達/對話句子)

以上粗體字是跟外國人溝通要注意的範疇,查完研究後對於怎麼說會有更全面的認知。也可以替換其他字,像是 presenting、socializing、telephoning 等。

在沒有專人指導或是時間有限的情況下,其實大家都可以自學準備。當然,所有形式都各有專業,像開會跟社交的表達跟注意事項就不同;所以我常會提醒職場工作者:「商務」、「英文」、「溝通」是三門獨立卻又環環相扣的學問!因為無論是哪個國家的人(會說英文),並不保證都有相關業界的處事經驗(商務),又或者有業界經驗(例如台灣或其他國籍的主管跟員工),也不代表都會解決問題或讓人留下好印象(溝通),想要有效做好跨國籍溝通,三個技能缺一不可。

結論:事前多準備,網路上搜尋有其技巧


緊張來源三:怕犯錯或講得不夠好

我在企業授課觀察到一個很有趣的現象:愈是代表部門出差或是出席重要會議的人,愈能接受自己「就不是外國人,幹嘛要講的像外國人一樣?」,還有另外一個看似較反骨的態度「聽得懂就好了,管我用什麼單字片語!」,大家猜猜看這些人在哪個階級最多呢?

有位手機大廠的副總曾說「跟他們(指外國人)開會前我早就準備好要討論的文件和英文單字,我比那些 RD(研發人員)還要更清楚案子的狀況,雖然我的英文是台灣腔,句子也很簡單都沒幾個字,但我說的他們都懂,而他們說來說去還不就那些字,我大概可以聽懂七成哦。」還有一位廣告業的經理,工作常需要接待外賓,她的撇步是「有時開會前要聊天,或老闆叫我帶他們去吃飯,我就會盡量用我事先準備好的話題來主導對話!如果他們講的我聽不懂,我就會直接問 What do you mean by that?(那是什麼意思),反正他們知道我就是台灣人嘛!不會太計較的。」。

其實對很多資深員工而言,因為處事經驗豐富,只要聽到固定的「關鍵字」就知道如何反應,例如有位資訊業的資深 PM 開會問美國客戶 Do you know the router will set in where?(此為中式英文的真實句子),然後就聽到美國人說 @#$%^&*$ at rack. 前面在他聽來都是外星語,但最後一個字 rack(機櫃)他聽得非常清楚,於是就提醒對方安裝在機櫃的注意事項。

讀到這裡你可能會說「咦?他問的那句話文法怪怪的吧?」,可以參考這個數據思考一下:

根據《Statista》網站統計,全世界說英文的人口達15億,有近八成(11.3億)說英文的人並非來自於英語為母語的國家!

試想,如果今天開會有以色列人、德國人、法國人、俄羅斯人、摩洛哥人和台灣人,那會是什麼畫面?想必大家只能說英文,而過程中一定會聽到五花八門的腔調、用字遣詞、發音、和不同的表達,那時誰還會挑剔你的文法或發音?大家確認責任歸屬或邀功都來不及了吧?再說,我們是正港台灣人,生來就不是來說英文的,工作上事情有解決才是重點。

結論:寧願說有瑕疵的英文,也比什麼都不說好。

 

還是怕講錯文法?你可以先降低對方期望值

話說回來,我自己是英文老師,當然也希望大家把文法學好,可是文法的規則實在有太多沒辦法解釋的「為什麼」,有時那個 to後面動詞要加 ing ,有時那個 to 後面動詞用原型就好,如果所有人要說英文之前都要先背好文法或覺得句子一定要百分之百對才敢講,那你會發現這世界瞬間變得很.安.靜……

所以,對於「怕犯錯」的人,這篇文章能夠給你的參考是:那些跟外國人說話能處變不驚的人,其實就是怕犯錯,所以「平常」就在準備了!準備雙方該聽懂什麼、準備說什麼、準備怎麼說,這些努力跟天賦沒有關係,而是面臨挑戰個人選擇的應戰態度罷了。

至於那些擔心自己「講得不夠好」的人呢?撇開對自己要求較高的人,這裡指的是有準備後可以用英文溝通,但有時較難即興靈活說英文的人。對於這類的學員,解法跟建議當然很多,但通常我會提一個較罕見的策略。

職場溝通的英文是現實的,會牽扯到許多直接和間接的利害關係,有時為了達到目的,不妨「以退為進」,不用分秒想著火力展示自己的語言能力,反而可以大方地「降低對方的期望值」,先表示自己語言能力有限,並且在溝通的當下「專心聆聽(listen to understand)」對方的需求。

例如有位行銷部的主任,為了跟國外組識談合作,在打電話前就查好句子並在一開始就跟對方說:

This is the first time I have taken care of a cross-national project.
Actually I'm a bit nervous because my English is limited.
Hope you don't mind speaking a little more slowly. 

接著過程中他不斷「釐清」雙方的認知:
So, do you understand what I am trying to say?
Excuse me, I'm not sure I follow. When you say … , do you mean … ?
Sorry, did you say one five (15) or five oh (50)?

最後他「確認」彼此的責任以及接下來的行動方案: 
To summarize, we will offer… and you will…Is that right?
Ok. So later I will email you the meeting minute.
If there's any question, just tell me.
Thank you for your time.

就我所知,過程中他問了超多問題,但因為一開始就坦白從寬,對方對他很包容,也不會覺得他一直問問題很不專業,這樣的策略反倒讓這位主任心理負擔減輕不少,反而更能專注在溝通的內容上,或許這也是另一種 work smart !

 

結論

很多人常覺得自己英文不好,或是羨慕誰誰誰英文說的很好,但這樣的判斷是憑「感覺」還是客觀的「具體事實」呢?畢竟每個人擅長的地方不同,有人很會報告案子的狀況,但就是不會聊天,有人很會跟老外打屁,但工作就是講不出個有建設性的解決方案,如何斷定英文好或是不好?很多時候這樣模糊的想法常常就是緊張的來源,而人一緊張表現自然容易失常。

古希臘哲學家 Epictetus 有句名言:
It's not the things that happen to us that make us suffer.
It's what we tell ourselves about those things.
(真正令人困擾的不是事物本身,而是我們對於事物的想法。)

以前在校說英文會緊張,常是說過就算了,可是,出了社會之後,會發現所有溝通都是現實的,說出的話不止代表自己,還會連帶影響到老闆跟公司。當你接到「說英文」的任務時,請練習換角度思考,與其用情緒和蠻力去應戰,不如把焦點放在解決問題的「方法」上,全盤了解雙方要溝通什麼和達到什麼目的,再去準備對應的語言表達,如此既能事半功倍又能突顯專業,何樂而不為呢?

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黃喬伊 Joy Huang

英國亞斯頓大學行銷管理碩士,現為識博管理及「大人學英文」專職講師兼國際溝通顧問。超過八年受邀至各大企業,教授跨國商務溝通課程,主題含商務會面、視訊及電話會議溝通、商務簡報、國際商務書信、跨文化社交溝通禮儀等。授課對象多元,有百大企業白領、美國矽谷工程師、國內新創團隊。雖然擁有接近母語的英文能力,卻是土生土長的台灣女孩,理解台灣人學習英文的盲點與痛處。擅用行銷、專案管理、心理學、及行為學,協助上班族快速溝通、一步到位。

2 則讀友回應

  1. 小Y 2017-09-27 19:37:50 第 2 則

    很棒的文章,非常實用,謝謝!
    另外想請問在10月的「大人學英文」課程中,也會包含到職場/簡報/會議的部分嗎?還是是以日常生活英語為主?謝謝您。

    • Joy Huang 2017-09-28 16:44:40

      Hi 小Y

      謝謝你的鼓勵!

      至於10月的「大人學英文:輕鬆開口的系統化做法」,課程的訓練重心是:「聽」與「說」的通則、英文思考的邏輯以及能持之以恆自轉的練習機制,是一門專業的「口語訓練」課。目前的成果是學員在課後都能在各式口語情境說的自然又流暢。

      而留言提到的職場、簡報、會議甚至是生活的應用在課程中僅會以舉例的方式進行。若你想了解的是這些個別主題深入探討的內容,例如「商務英文簡報」或是「跨文化會議溝通」等,我們之後也有相關課程跟講座,到時也可以參考喔。

      JOY:)


  2. Jason 2017-09-27 17:40:05 第 1 則

    非常實用,這要印下來!

    • Joy Huang 2017-09-28 16:45:30

      Hi Jason

      謝謝鼓勵:)

      JOY