黃喬伊 Joy Huang - 作者系列文章
黃喬伊 Joy Huang

英國亞斯頓大學行銷管理碩士,現為識博管理及「大人學英文」合作講師兼國際溝通顧問。超過八年受邀至各大企業,教授跨國商務溝通課程,主題含商務會面、視訊及電話會議溝通、商務簡報、國際商務書信、跨文化社交溝通禮儀等。授課對象多元,有百大企業白領、美國矽谷工程師、國內新創團隊。雖然擁有接近母語的英文能力,卻是土生土長的台灣女孩,理解台灣人學習英文的盲點與痛處。擅用行銷、專案管理、心理學、及行為學,協助上班族快速溝通、一步到位。

你附加的不只是檔案,還有想讓對方做的指令:Email「夾帶檔案」需留意的 4 個溝通細節

大多時候,我們習慣透過附加檔案,讓收件者的腦中對主題有完整的畫面,加速他們對整件事的理解,例如附上最新的產品趨勢圖、當季業績、系統報表、測試結果等等。另一方面,透過附加檔案,寄件者還能證明自己的建議或想法,是在證據的支持下所衍生,加深對收件者的說服力,而達到溝通的目的。

Email的語氣怎麼判斷?如何拿捏商務信件中過多的「please」

很多上班族學員告訴我,他們在寫 Email 遇到的困擾之一是:語氣(tone)。每當寫完一封 Email ,對著螢幕反覆看了老半天,心裡就是不踏實,因為始終不確定語氣究竟是否妥當。有趣的是,當我問他們什麼是「語氣」時,多數學員都講不太出來,但卻都無獨有偶地認為:就是一種看完信件後給別人的「感覺」。

寫英文Email時一定要注意!沒有正確使用主詞 I ,可能害你變成職場討厭鬼

講到寫 Email,你身邊也有「 I 魔人」嗎?書信來往時,一堆句子常用 I 開頭,整封信都是「我我我」?話說有次喬伊去新竹某科技大廠,訓練一批中階主管透過 Email 展現主管風範和其專業。有位副理利用中場休息來找我,他問我:「Joy老師,英文好的人是不是很容易驕傲?」見我一頭霧水,他用手機秀給我看:「他這樣用字,我看了覺得有點討厭。」

簡報中的「控場」議題:準備過程中,你有仔細規劃力道再行動嗎?

無論簡報內容你背得多牢,眼前的人就是有辦法讓人必須脫稿演出。所以對客戶簡報,挑戰絕對不是簡報本身,而是你的控場能力夠不夠。很多年前,我去紐約進修,課程是關於職場人士必備的「商務溝通」技能。上課之前,我和旁邊一位化妝品牌的巴拿馬籍行銷經理聊了起來,兩人輪流分享工作上常遇到的溝通問題和挑戰。

他人的溝通盲點,就是你的機會:職場上的「第二層思考」

這類的台詞通常就是講者講自己想講的,但成效如何呢?大概就跟今天的天氣一樣冷吧…前陣子讀到一本書《投資最重要的事》,是投資界的傳奇人物 霍華.馬克思( Howard Marks),他在書中提到「…… 如果你採用一般的行為,你會得到一般的結果,不論是好還是壞。只有當你採取與眾不同的行為,你的表現才會異於常人,而且只有在判斷比別人卓越時,你才會有高於平均表現。」

簡報不是萬靈丹!好簡報之餘,關鍵是讀懂客戶的那句「弦外之音」!

多年前,我到北京上課, 下課後回到歇腳處,接到辦課單位的窗口來電。他問我:「JOY老師,你明天能不能幫 Elon Musk 做簡報諮詢?」「Elon Musk?! 」原來「特斯拉」的創辦人伊隆.馬斯克要來北京演講,他的幕僚在找人諮詢演講簡報,並且陪馬斯克演練。辦課窗口知道我有諮詢經驗,打電話來問我們報價,同時提到還有另一家候選廠商。

【商務信件】寫好EMAIL「副本」,是上班族「溝通能力」的第一個門檻,你都做到了嗎?

在職場上,以往都是見面三分情,人跟人之間有事見面講,問題當面解決。但疫情時代,虛擬溝通(Virtual Communication)的需求大增,因此在見不到面的情況下,還能有良好的溝通,就成了一門顯學。上班族每天來往的 Email 少則數封多則數百封,一個沒注意,忽略了看不見的溝通眉角,可是容易得罪人。舉個例子,我在「商務Email的結構化寫作法」課程提到,要寫好一封 Email,就得先從基本元素下手。