分享一個時間管理工具:「輕」專案時程

分享一個時間管理工具:「輕」專案時程

有次和老弟在街上閒逛,看到有間店在賣「不求人」(用來抓癢的工具)。這支和公園歐吉桑那種長長一支不一樣,它尺寸很小而且可以伸縮,收起來跟一支調羹大小差不多。我弟說:這玩意不賴,說不定明年新版的瑞士刀就會附上這一支!我腦中浮現一個人拿著帥氣的瑞士刀來抓背的畫面,整個笑到不行!

我們聊過時間管理的工具有很多種,這幾年下來,我的體悟是,每種工具各有其優勢,相對也有其限制,重點是要搞清楚自己的管理重點在哪裡。與其花精力追求一種「萬能」工具,不如善用多種簡潔的小工具。上面這張圖是金氏世界紀錄功能最多的瑞士刀,重量1.5公斤,總共有141種功能,據說連輪胎的胎紋深度都可以測量(但沒有「不求人」!?)。我還挺有興趣收藏一把,但如果要開瓶啤酒,我寧願找支簡單的開瓶器。

不管是在公事還是私事,我們有時會遇到一些「專案性質」的工作。它們或許不百分百符合「專案」的官方定義,但仍然必須在某個期限內,完成一系列相關連的工作。舉例來說:7月底要完成當季報表、12/1要完成一個課程的準備、或是1/10朋友婚禮,要協助之前的籌備工作等等。所以,我一直想要找到一個工具,可以幫助我以專案的角度,規劃一系列的工作,並且協助我進行追蹤,以準時達成目標。

首先我想到的是「待辦清單」,也就是To-Do List。這應該是最古老的時間管理工具,古人結繩記事基本上就是類似的概念。待辦清單的好處是簡單,而且清楚條列出所有的工作。但它缺少「時間軸」的維度,一串由上而下條列式的工作,就算標註各自的Deadline,仍缺少那種橫向的,隨時間演進的感覺。另外一個問題,它不容易呈現「專案性」,雖然可以將隸屬同個專案的工作設為一組,但仍然不盡理想。

接下來就拿換用「行事曆」來試試。行事曆的優點就是待辦清單的缺點,有清楚的「時間性」。行事曆一攤開,哪天該做什麼事情一清二楚,但我嫌它的「專案性」還是不夠。雖然像Outlook,Google Calendar這類工具可以用不同的顏色來區分類別(專案),但當專案數量一多,五顏六色的行事曆常讓人眼花撩亂。另外一個問題是,有很多工作我其實並不需要指定在那一天完成,只要在「某一天之前」或「某星期內」做完就可以了,但行事曆是以天為單位,相對於我的需求,是有點過度管理了。

前面兩個工具都陣亡了,難道要用「甘特圖」也就是Bar Chart來管理嗎?老實說,甘特圖的確解決了「專案性」和「時間軸」兩個問題,但連時程工程師出身的我,也有種用牛刀來殺雞的感覺,只是一些小專案(或只能稱任務),還要用P6,MS Project來排網圖,算要徑,感覺像用那支1.5公斤重的超級瑞士刀來剪指甲一樣。我要的只是:「協助我在期限內做好所有的工作」罷了。

後來讀到管理大師Stephen Covey的書,才知道我上面提到的「待辦清單」、「行事曆」、與「專案排程」其實就是時間管理的三代演進過程。而我後來自己開發的「輕專案時程」,和Covey在書中提出的第四代時間管理工具,幾乎一模一樣。嘿嘿,雖不敢說英雄所見略同(←還是說了),但我至少抓住了「大師」的思路,不知不覺就自high了起來~

好了,high完了,這工具到底是什麼?其實拿出來還真有點不好意思,不過是個Excel表格而已,而且什麼公式、巨集都妹有!見下圖:

輕專案時程

我相信大家一看就能了解這表格的用處,這也是我強調的:「簡潔」!這裡我再來補充幾個重點:

  1. 表格最左邊一欄是「專案」,Covey的版本則是「目標」,並加上完成的期限。另外每個專案的結束點也會以紅色標註在適當的時間點。
  2. 雖然很多書本都教我們工作和私人生活要分開,但我認為兩者合一,才能彈性地運用時間。就像沒必要把皮夾裡的鈔票分成飯錢一疊,車錢一疊,我們要做的只要拿捏好預算即可。所以上圖範例中,既有公司的專案,也有幫朋友準備婚宴這類的私人活動。
  3. 最上面一列是向右延伸的時間軸,我個人喜好以「周」為單位,並簡單填上每週五的日期。當然你可以改成以天為單位,但要想清楚是否真有必要管得那麼細,切記,過度管理是效率和士氣的殺手。
  4. 這裡有個重點:表格中央的區域,我們會填上「該交付的產品」,也就是Deliverables。盡量是實體的東西,比方說文件、投影片,或是做完沒做完一翻兩瞪眼的事情。這些項目只會有「完成」或「未完成」兩種狀態,不可以有「完成37%」這種東西。簡單地說,每個專案具有一個大目標(第一欄:專案),這些細項,則是從大目標拆解出來的「小目標」。做完就刪除,沒做完就繼續順延。但如果每個小目標還需要拆分為工作步驟,我會建議利用Excel「插入註解」的功能,增建一個「待辦清單」來管理。
  5. 如果需要,工作細項可以用不同顏色來分類。這裡我盡量精簡,只用黃色來表示「當週」,紅色表示各專案的完成里程碑。

這幾年我除了用這「輕專案時程」來管理個人的小專案外,我也用它來管理我的團隊,效果超過我的預期。每週開進度會議時,我的組員會自動依此表格來回報現況,如果原始規劃有變動(超前、延誤、新增、刪除),他們也都知道要重新調整,我只要打開這個檔案,就可以知道團隊本週要達成哪些目標,每個人現在忙什麼,未來兩週該交出什麼成果。我根本不需要管理每個人每天的進度,大家都可以擁有做事的自由度,甚至在家上班都可以,只要準時交出成果即可!前陣子,我也把這套方法介紹給兩位經營小公司的朋友。事實上,對於10人左右的公司或團隊,這應該是C/P值不錯的一套PMIS(專案管理系統)。

如果是用於團隊,這裡有些心得想跟大家分享一下:

  1. 可以加入「負責成員」資訊,如範例圖片的第二欄。這樣就可以清楚定義每個人的負責的項目。
  2. 可以利用像是Google Document這類的雲端服務,允許多人同時上線編輯一個Excel表格,這樣團隊就可以隨時上去更新進度或是重排工作。
  3. 我有個朋友擔心與原始規劃比對的問題。比方說有個小目標原本設定1/1完成,但一直延誤到2/1都還沒做完。使用者在這表格裡只會看到該項目出現在2/1那週,卻看不出已經延誤一個月了。關於這個問題,就像我一直強調的,這工具的管理重點在「期限內完成所有的工作」,著重在向前看,達成目的地,而不是看照後鏡開車,但對於過往的歷史紀錄和績效追蹤,不是此處的重點。雖然還是可以利用字體、顏色、或是每週儲存一個版本這些方法。不過還是回到老問題,一味地擴充功能,工具終會變成龐大的怪獸,最後連基本的功能也做不好了。

一切的關鍵還是管理的重點是什麼,想清楚了,才會出現簡單順手的好工具。像我個人,即使有了這個「輕專案時程」,我還是會搭配「待辦清單」來管理一些非專案性質的瑣事(該看的書,購物清單)。我也同時使用「行事曆」的提醒功能,來確保不會錯過週期性的事件(繳帳單、親友生日、例會等),至於客戶委託的顧問合約,就得運用P6這類排程軟體才能清楚地表達工作流程和人力配置。如果你有些個人專案需要規劃,或是你帶領一個團隊或小型公司,你需要的其實只是一個簡單、便宜、方便的專案工具,那麼今天的分享或許可以幫你「搔到癢處」,而不用去買141種功能的瑞士大刀。

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姚詩豪 Bryan Yao

成大土木所與美國西北大學專案管理雙碩士、識博公司共同創辦人、普錸資訊資深副總、國際專案管理師(PMP)、甲骨文與微軟認證顧問。曾任紐約市環保署顧問、MWH Global, Inc.專案控制經理,參與國內外多項大型專案並擔任百大企業之諮詢顧問。擅長以詼諧的筆觸以及理性的思維來探討生活中的大小事。文章常轉載於《商周》、《天下》、《經理人》等媒體。與張國洋合著《三年後你的工作還在嗎?》以及《沒了名片,你還剩下什麼?》。

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