分享一個時間管理工具:「輕」專案時程

分享一個時間管理工具:「輕」專案時程

有次和老弟在街上閒逛,看到有間店在賣「不求人」(用來抓癢的工具)。這支和公園歐吉桑那種長長一支不一樣,它尺寸很小而且可以伸縮,收起來跟一支調羹大小差不多。我弟說:這玩意不賴,說不定明年新版的瑞士刀就會附上這一支!我腦中浮現一個人拿著帥氣的瑞士刀來抓背的畫面,整個笑到不行!

我們聊過時間管理的工具有很多種,這幾年下來,我的體悟是,每種工具各有其優勢,相對也有其限制,重點是要搞清楚自己的管理重點在哪裡。與其花精力追求一種「萬能」工具,不如善用多種簡潔的小工具。上面這張圖是金氏世界紀錄功能最多的瑞士刀,重量1.5公斤,總共有141種功能,據說連輪胎的胎紋深度都可以測量(但沒有「不求人」!?)。我還挺有興趣收藏一把,但如果要開瓶啤酒,我寧願找支簡單的開瓶器。

不管是在公事還是私事,我們有時會遇到一些「專案性質」的工作。它們或許不百分百符合「專案」的官方定義,但仍然必須在某個期限內,完成一系列相關連的工作。舉例來說:7月底要完成當季報表、12/1要完成一個課程的準備、或是1/10朋友婚禮,要協助之前的籌備工作等等。所以,我一直想要找到一個工具,可以幫助我以專案的角度,規劃一系列的工作,並且協助我進行追蹤,以準時達成目標。

首先我想到的是「待辦清單」,也就是To-Do List。這應該是最古老的時間管理工具,古人結繩記事基本上就是類似的概念。待辦清單的好處是簡單,而且清楚條列出所有的工作。但它缺少「時間軸」的維度,一串由上而下條列式的工作,就算標註各自的Deadline,仍缺少那種橫向的,隨時間演進的感覺。另外一個問題,它不容易呈現「專案性」,雖然可以將隸屬同個專案的工作設為一組,但仍然不盡理想。

接下來就拿換用「行事曆」來試試。行事曆的優點就是待辦清單的缺點,有清楚的「時間性」。行事曆一攤開,哪天該做什麼事情一清二楚,但我嫌它的「專案性」還是不夠。雖然像Outlook,Google Calendar這類工具可以用不同的顏色來區分類別(專案),但當專案數量一多,五顏六色的行事曆常讓人眼花撩亂。另外一個問題是,有很多工作我其實並不需要指定在那一天完成,只要在「某一天之前」或「某星期內」做完就可以了,但行事曆是以天為單位,相對於我的需求,是有點過度管理了。

前面兩個工具都陣亡了,難道要用「甘特圖」也就是Bar Chart來管理嗎?老實說,甘特圖的確解決了「專案性」和「時間軸」兩個問題,但連時程工程師出身的我,也有種用牛刀來殺雞的感覺,只是一些小專案(或只能稱任務),還要用P6,MS Project來排網圖,算要徑,感覺像用那支1.5公斤重的超級瑞士刀來剪指甲一樣。我要的只是:「協助我在期限內做好所有的工作」罷了。

後來讀到管理大師Stephen Covey的書,才知道我上面提到的「待辦清單」、「行事曆」、與「專案排程」其實就是時間管理的三代演進過程。而我後來自己開發的「輕專案時程」,和Covey在書中提出的第四代時間管理工具,幾乎一模一樣。嘿嘿,雖不敢說英雄所見略同(←還是說了),但我至少抓住了「大師」的思路,不知不覺就自high了起來~

好了,high完了,這工具到底是什麼?其實拿出來還真有點不好意思,不過是個Excel表格而已,而且什麼公式、巨集都妹有!見下圖:

輕專案時程

我相信大家一看就能了解這表格的用處,這也是我強調的:「簡潔」!這裡我再來補充幾個重點:

  1. 表格最左邊一欄是「專案」,Covey的版本則是「目標」,並加上完成的期限。另外每個專案的結束點也會以紅色標註在適當的時間點。
  2. 雖然很多書本都教我們工作和私人生活要分開,但我認為兩者合一,才能彈性地運用時間。就像沒必要把皮夾裡的鈔票分成飯錢一疊,車錢一疊,我們要做的只要拿捏好預算即可。所以上圖範例中,既有公司的專案,也有幫朋友準備婚宴這類的私人活動。
  3. 最上面一列是向右延伸的時間軸,我個人喜好以「周」為單位,並簡單填上每週五的日期。當然你可以改成以天為單位,但要想清楚是否真有必要管得那麼細,切記,過度管理是效率和士氣的殺手。
  4. 這裡有個重點:表格中央的區域,我們會填上「該交付的產品」,也就是Deliverables。盡量是實體的東西,比方說文件、投影片,或是做完沒做完一翻兩瞪眼的事情。這些項目只會有「完成」或「未完成」兩種狀態,不可以有「完成37%」這種東西。簡單地說,每個專案具有一個大目標(第一欄:專案),這些細項,則是從大目標拆解出來的「小目標」。做完就刪除,沒做完就繼續順延。但如果每個小目標還需要拆分為工作步驟,我會建議利用Excel「插入註解」的功能,增建一個「待辦清單」來管理。
  5. 如果需要,工作細項可以用不同顏色來分類。這裡我盡量精簡,只用黃色來表示「當週」,紅色表示各專案的完成里程碑。

這幾年我除了用這「輕專案時程」來管理個人的小專案外,我也用它來管理我的團隊,效果超過我的預期。每週開進度會議時,我的組員會自動依此表格來回報現況,如果原始規劃有變動(超前、延誤、新增、刪除),他們也都知道要重新調整,我只要打開這個檔案,就可以知道團隊本週要達成哪些目標,每個人現在忙什麼,未來兩週該交出什麼成果。我根本不需要管理每個人每天的進度,大家都可以擁有做事的自由度,甚至在家上班都可以,只要準時交出成果即可!前陣子,我也把這套方法介紹給兩位經營小公司的朋友。事實上,對於10人左右的公司或團隊,這應該是C/P值不錯的一套PMIS(專案管理系統)。

如果是用於團隊,這裡有些心得想跟大家分享一下:

  1. 可以加入「負責成員」資訊,如範例圖片的第二欄。這樣就可以清楚定義每個人的負責的項目。
  2. 可以利用像是Google Document這類的雲端服務,允許多人同時上線編輯一個Excel表格,這樣團隊就可以隨時上去更新進度或是重排工作。
  3. 我有個朋友擔心與原始規劃比對的問題。比方說有個小目標原本設定1/1完成,但一直延誤到2/1都還沒做完。使用者在這表格裡只會看到該項目出現在2/1那週,卻看不出已經延誤一個月了。關於這個問題,就像我一直強調的,這工具的管理重點在「期限內完成所有的工作」,著重在向前看,達成目的地,而不是看照後鏡開車,但對於過往的歷史紀錄和績效追蹤,不是此處的重點。雖然還是可以利用字體、顏色、或是每週儲存一個版本這些方法。不過還是回到老問題,一味地擴充功能,工具終會變成龐大的怪獸,最後連基本的功能也做不好了。

一切的關鍵還是管理的重點是什麼,想清楚了,才會出現簡單順手的好工具。像我個人,即使有了這個「輕專案時程」,我還是會搭配「待辦清單」來管理一些非專案性質的瑣事(該看的書,購物清單)。我也同時使用「行事曆」的提醒功能,來確保不會錯過週期性的事件(繳帳單、親友生日、例會等),至於客戶委託的顧問合約,就得運用P6這類排程軟體才能清楚地表達工作流程和人力配置。如果你有些個人專案需要規劃,或是你帶領一個團隊或小型公司,你需要的其實只是一個簡單、便宜、方便的專案工具,那麼今天的分享或許可以幫你「搔到癢處」,而不用去買141種功能的瑞士大刀。

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姚詩豪 Bryan Yao

成大土木所與美國西北大學專案管理雙碩士、識博公司共同創辦人、普錸資訊資深副總、國際專案管理師(PMP)、甲骨文與微軟認證顧問。曾任紐約市環保署顧問、MWH Global, Inc.專案控制經理,參與國內外多項大型專案並擔任百大企業之諮詢顧問。擅長以詼諧的筆觸以及理性的思維來探討生活中的大小事。文章常轉載於《商周》、《天下》、《經理人》等媒體。與張國洋合著《三年後你的工作還在嗎?》以及《沒了名片,你還剩下什麼?》。

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14 則讀友回應

  1. 上過Bryan課堂的小PM 2017-08-18 09:09:20 第 14 則

    看到這篇的我實在好興奮,因為這也是我一年來用來管理自己工作的方式!!!
    Bryan的日期是寫橫的,而我個人是寫直的(個人習慣)
    先前事情爆炸多的時候,我還會分早上跟下午來規劃XD
    --
    一開始我是用Asana來管理專案,其實asana管專案真的很不錯, 能夠一次把專案裡的大小時程一次規劃好, 還可以check自己是否完成, 是我覺得目前用過最好用專案管理平台(而且有免費版), 可是如果同時有幾個專案在走, 還要去用asana一一去查看個個小時程就有點吃力,所以後來就改成輕管理的方式, 記住大目標, 但是以周為單位完成小目標,以周為單位管理時間也很能看出自己的工作效率, 有的時候如果事情一直湧進來的時候, 我還會把一些不緊急的事往後一周寫,然後下一周完成時就可以嚇到同事或老闆,讓他們覺得不重要、也沒有在追蹤的事情我竟然主動完成!!! Excel的好處是可以一直往旁邊空格寫備註, 追蹤事情也很方便 ex: A任務 (預定8/17完成) 可能8/15的時候我就會開始追,並寫下相關的備註哈哈,直到任務結束才會再做另外一個註記,這樣也很方便查看當時自己做了哪些討論.

    不過這管理方式對產品管理來說並不好,因為產品的事項就會落在各周的某一欄代辦事項中了XD 我自己也還在嘗試有沒有更好的管理法^^"
    --
    不過人老了真的很容易忘東忘西~~因此我現在除了用excel 管理個人工作外, 比較長程的計畫會事先在行事曆設幾個提醒點,
    這些Checkpoint更能協助讓我的輕管理使用的更有效率.

    代辦清單我原則上是不使用的, 通常我會把代辦的事情放到輕計劃裡,如果不是很重要的代辦就會一直往後一周寫,直到完成.

  2. Ryan 2016-06-11 17:45:20 第 13 則

    請問表格可以哪裡下載呢?
    謝謝

  3. 猴塞雷 2015-09-23 09:08:07 第 12 則

    被時間推著走,是一件很痛苦的事,明明知道事情在那邊,確不知道如何安排時間去完成,等到時間到了才在跳腳,小弟我是一名工程師,這是我幾年來一直遇到的問題,經常性會同時執行大大小小不同的專案,幾年前我想自已開發一個符合自己需求的時間管理軟體,但有許多UI上的問題一直想不通(其實是想不出一個好的介面),剛看了一下硬碟裡管理軟體的設計計劃書竟然是2012年底,3年前到現在軟體還沒寫好,可見我時間管理真的很需要加強,這陣子又碰上了一樣的問題被事情追著跑,才上網找到版大的文章,讓我對UI設計有了不一樣的感覺,雖然版大的目標是以"輕"為主軸,但我相信一定有一套方法(跳脫原本outlook那種設計模式)來達到更好的時間管理UI,甘特圖雖然複雜但它在左邊採樹狀圖的方式將每個細分任務的群組關係顯示出來,版大使用的方式並沒有辦法列出整個專案的主從關係(EX,目前的工作是屬於專案的哪一章哪一節裡的),不知版大以及各位有更好的辦法嗎?如果各位要寫一支屬於自己的時間管理軟體,又有什麼想法呢??

  4. 猴塞雷 2015-09-23 09:06:52 第 11 則

    被時間推著走,是一件很痛苦的事,明明知道事情在那邊,確不知道如何安排時間去完成,等到時間到了才在跳腳,小弟我是一名工程師,這是我幾年來一直遇到的問題,經常性會同時執行大大小小不同的專案,幾年前我想自已開發一個符合自己需求的時間管理軟體,但有許多UI上的問題一直想不通(其實是想不出一個好的介面),剛看了一下硬碟裡管理軟體的設計計劃書竟然是2012年底,3年前到現在軟體還沒寫好,可見我時間管理真的很需要加強,這陣子又碰上了一樣的問題被事情追著跑,才上網找到版大的文章,讓我對UI設計有了不一樣的感覺,雖然版大的目標是以"輕"為主軸,但我相信一定有一套方法(跳脫原本outlook那種設計模式)來達到更好的時間管理UI,甘特圖雖然複雜但它在左邊採樹狀圖的方式將每個細分任務的群組關係顯示出來,版大使用的方式並沒有辦法列出整個專案的主從關係(EX,目前的工作是屬於專案的哪一章哪一節裡的),不知版大以及各位有更好的辦法嗎?如果各位要寫一支屬於自己的時間管理軟體,又有什麼想法呢??

  5. 路過者 2014-08-07 15:47:04 第 10 則

    【過度管理是效率與士氣的殺手】~~真的深同感受啊,
    我曾經歷過一段黑暗的日子,
    每天早上都開進度會議,主管檢視昨天應完成而未完成的項目及原因,
    每次開會總是有人被罵到臭頭,
    每天早上總是恐懼著會議,

    目的是為了提升工作效率,但卻讓士氣大大低落了!!

    謝謝分享!!