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前陣子我讀了《把時間買回來》這本書，雖然這本書原意是寫給創業者的，但讀完之後，我認為書中有些觀念其實值得所有人思考。也因此這篇文章，我們就來聊聊我這本書給我的一些「時間運用」啟發吧！

四種工作類型：替代、生產、委派、投資

很多人都知道，錢跟時間一定要花在刀口上，可是到底什麼是刀口呢？關於這點，這本書以「能量」與「價值」兩條軸線，先將平時需處理的工作分成替代、生產、委派、投資四個象限（如下圖）。

【生產象限】

能為你帶來高能量與高價值的工作。以我自己為例，我很喜歡開發新課程，過程雖然很辛苦，可是每次開發完都能量滿滿，覺得很有成就感，而且真的能為公司帶來收益。你應該把大量的時間，優先投入在生產象限。

【投資象限】

能帶來高能量，但不能賺錢的工作。你也應該分配足夠的時間來處理這個象限的事情，例如我喜歡閱讀、跟員工閒聊、運動等等。這些事不一定能帶來實質的回報，甚至搞不好還要花一點錢，但是我做起來很開心。

接下來這兩個象限，則是不值得你分配太多時間的工作。

【替代象限】

低能量、高價值，也就是你不喜歡、但可以賺錢的工作。例如過去我當顧問時，需要幫客戶設定複雜的軟體系統。雖然這是我的工作之一，但我其實不是很喜歡做這件事情。

替代象限中的工作，畢竟會為你賺錢，你不能任性地把它丟掉，而且這有某種程度的專業性，所以你需要找到能勝任的人代替你做。

這也是為什麼需要成立公司。要找一群志同道合、可是技能不同的夥伴，把這類的工作交給最擅長、對他而言最有能量的人來做，而不是自己硬著頭皮做完。

【委派象限】

低能量、低價值，這件事情你沒興趣做，做起來沒有成就感，而且還不能賺錢。這類的事情你也不應該做，而是要委派給別人。

有些人不喜歡回 Email、接客服電話，這類的行政庶務不能為你帶來很高的成就感，也不能直接為你賺錢，那你就應該外包出去，委派給別人完成。

替代和委派這兩個概念很像，我查了很多資料，都沒有分得很清楚。我自己的解讀是，替代你還是要監督著，因為這件事情是高價值的，你要訓練人來代替你執行；可是委派幾乎可以整個脫手出去。

透過這四個象限來重新聚焦，如果你發現平時花了很多時間在做低能量、也沒有價值的事情，就要趕快外包出去，否則不只會耗損你的能量，也會排擠掉你做高能量工作的時間。

但是，當我們真正要依照這四個象限去執行時，一定會遇到很多挑戰，我就來說說自己在執行上遇到的挑戰。

挑戰一：真要花錢把事情外包嗎？

按照作者的看法，委派象限的工作應該交給別人做，但是外包就要花錢，我們又不是企業，只是個人工作者而已，難道還要找個助理嗎？

針對這個問題，作者建議我們應該計算自己每小時的產值，再來評估外包的預算。

作者提到，每人每年平均工時是 2000 小時。假設你的年薪是 100 萬，100 萬除以 2000 得到 500，代表你每工作一小時，可以為自己創造 500 元的產值。

接著，將 500 元除以 4 得到 125 元，這代表著你只要聘請一位時薪 125 元的工讀生來處理你做一些庶務，就能以四倍回報率買回時間，把心力拿來做能創造 500 元價值的要務。至於為什麼是四倍，雖然作者沒有仔細說明，但是他認為外包最好的投資報酬率，應該要超過三到四倍。

不過就算降低標準，只要求兩倍回報率，照前面的例子換算下來，你付出 250 元的時薪，也能換到兩倍的回報率，這其實也還不差？例如以請人打掃來說，你可能會覺得花幾百塊請人打掃好貴，自己掃就不用花錢。但是你仔細想想，你的時間成本是每小時 500 元，你請每小時可能 200 元的人來打掃，其實已經獲得兩倍多的回報。甚至你又不是專業打掃的，你自己做實際上可能更花時間。那你找專業的人來替你做，其實是賺到的！

挑戰二：外包會降低成果品質嗎？

另一個我更在意的問題是：把事情外包給別人做，成果品質變差怎麼辦？尤其我一向對自己要求很嚴格，所以這一直是我難以跨過的坎。對此，這本書給了一些方法，我也有自己的詮釋。

第一，外包應該至少讓三個人嘗試做做看。很多心理學研究都指出，人常會覺得自己做的品質最好，但是客觀來說，你的客戶、受眾搞不好會覺得別人做得更好，或至少察覺不出差異。

如果陸續外包給三個人，品質都差到不可思議，你的客戶也真的發現變差了，那再拿回來自己做。至少試過，才會知道別人到底是不是真的比你差。

第二，外包目的是為了買回我們最珍貴的時間和能量，所以當別人的品質有你的八成，你就已經賺到了！

外包畢竟已經讓你得到四倍的回報，那品質就算打八折，也還是有 3.2 倍的回報。雖然這一塊的品質降低了 20 %，但是你也多出很多時間，專注在生產象限和投資象限中，就可以從其他領域中獲得更多回報。

第三，如果你真的擔心別人做的品質不好，那你可以建立一套評核系統。

一開始你需要花一點時間，建立評分的機制、設計 KPI、或檢核回報制度，但這只是一次工，機制建好之後，別人就可以靠這套系統來改善品質。最終你花費的時間，絕對還是比自己做來的少，而且說不定過一陣子，你還能培養出能力更好的人手！

再來，如何評估能量與價值？

關於開頭講到的矩陣，另一個常見疑問是，如何衡量一件工作能提供的能量與價值？我對此的建議是，無論你是上班族還是創業者，你都可以花一、兩個月的時間，詳細記錄每天處理的任務內容跟花的時間（就算只是接一通電話），並依照你做每個任務的能量高低來打分數。

什麼叫做能量高呢？如果你進入心流狀態，你很專注地沉浸在這件事裡，做起來很開心，或者做完很有成就感，甚至會去想優化的方法，那對你而言就是能量高的。

我自己年輕時習慣用負十到正十來打分數，正十代表最高能量，兩、三分就是有一點點能量（成就感）；相對的，負十就是做這件事痛苦至極。現在比較了解自己了，不用分那麼細，我就參考這本書分成能量高、能量中、能量低。你也可以用這個方法，以當下的感受來區分，不容易判斷的就放在能量中，隨時可以回來調整。

附帶一提，這個方法還有一個很大的好處，就是你會越來越了解自己。

我從二十幾歲開始記錄，發現我覺得能量高的工作，過程都是和別人合作、討論，像是開會、做簡報；坐在電腦前分析這種一個人的工作，就會讓我感到厭煩。這讓我更了解自己是個怎樣的人。

至於怎麼評估價值，對創業者而言，最容易評估的價值就是有沒有賺錢；對於領固定薪水的上班族而言，我認為你必須了解這件事「在你老闆眼中有沒有功勞」。你做的事在老闆眼中越重要，就越是高價值的工作。

時間是世界上唯一公平的東西，扣除睡覺、吃飯，我們每天可以自由運用的時間只有八小時（甚至可能更少），你的人生要獲得什麼成果，就看你如何運用時間。當你用得正確，能換到的報酬自然就比胡亂運用的人來得高！

>> 如果你想更徹底搞懂老闆在想什麼，歡迎參考【A101職場大人學 - 職場人際關係與優勢策略】。

>> 如果你想學習更多時間管理知識，歡迎參考【P019電腦玩物Esor的時間管理哲學】。

內容口述 / 姚詩豪；整理 / 邱于瑄、林昕嬡