做簡報前,請先考慮「聽眾」是誰!在小吃店服務生身上,我看見的簡報成功關鍵

做簡報前,請先考慮「聽眾」是誰!在小吃店服務生身上,我看見的簡報成功關鍵

「JOY老師,為什麼你三分鐘就可以看出一個人會不會簡報?」那天去秀傳醫院做簡報諮詢,有位女學員在演練完後,帶著炯炯有神的雙眼來問我。

因為課程時間有限,當下我僅簡短回覆,接著就開始下半場的諮詢;但心裡一直掛念著,想著回台北後一定要寫篇文章好好回答,謝謝她問了這麼棒的問題。


說話前,請先分析好目標聽眾

當天課程結束後,天已漸暗,但我和同仁還是忍不住衝到鹿港老街,聽說在天后宮附近有很多道地美食。

走進店裡,服務生看著我的西裝納悶地打量著,然後拿菜單叫我們點餐。但因為還來不及做功課,所以我乾脆反問他是否有推薦的,於是他說:

「會對海鮮過敏嗎?」(我搖頭)

「如果不會,可以點蚵仔煎,是我們的招牌喔!」

「想吃炸的嗎?炸蚵嗲、蘿蔔糕必吃!」

「想嚐鮮嗎?那你一定要試試蝦猴!」

「還是你很餓?那也可以點碗飯再搭份炒青菜喲!」

簡報,是說出人想聽的,而不是你想說的。

我和同仁像挖到寶般興奮地在菜單上勾了一堆他推薦的,把菜單交給他後,又聽到他說:「天氣熱,要喝飲料可以去那邊拿。」(指著店裡某一角)

總之,當我回過神來,同仁已把兩瓶可樂放在桌上了。

那這跟學生的提問有什麼關係呢?這邊聽我來解釋解釋。


為什麼三分鐘就可以看出一個人會不會簡報?

我的答案是,會簡報的人,一下就能讓人聽出是在「對誰」簡報。

就像這位服務員,若他的老闆就站在前方的料理台,低著頭煎炒著各式菜餚,僅管沒能回頭只能聽聲音,他也會知道自己的員工正在對來自異地的觀光客(我和同仁)說話,因為這樣的口吻和台詞,肯定不是在對老顧客。

假若今天是老顧客來訪,與服務生之間的對話可能就會是:

「嗨~我來啦!」、「今天也(點)一樣嗎?」、「是呀!」、「好,馬上來」,不需太多言語,一樣達到溝通目的。

反過來看,很多人在做簡報時,滔滔不絕說了一堆後,你問他:「所以這簡報的重點是?」,他會一副委屈地回說:「我剛不是說了嗎?」

持平而論,其實他的簡報並不是沒有重點,而是他和我的「重點」不一樣罷了。

那為什麼重點不一樣呢?很簡單,因為你我不一樣!


當你沒搞清楚聽眾喜好,目的溝通就可能變「墓地溝通」!

盧建彰導演在他的著作《願故事力與你同在》提到,目標族群不只是目標族群,他們是人。

即使是介紹佳餚,若沒先搞清楚客人的喜好也是枉然,就像對著吃素的人端上頂級和牛一樣。

換句話說,不會有一道料理能迎合所有人的口味,也不會有一場簡報,能用同一套台詞應付到底。因此,在諮詢前我一定會問演練的人:「你的目標聽眾是誰?」

只要對方回答我「誰都可以」或是「呃…」,不需十秒,我就能知道這場簡報會是什麼下場。

再舉個我自己親身經歷的例子吧!以前我接到業務通知要做簡報介紹產品,當時我花了一個禮拜收集資料、精雕細琢整個內容和排版後,覺得整份簡報真是漂亮,歡欣鼓舞地拿去秀給主管看。

誰知主管每往下拉一頁,他的臉色就越發難看,最後他終於開口問我:「這簡報是給誰看的?」

我回他:「客戶啊!」

他便接著問我:「你知道業務要你做這份簡報,是要給客戶端的誰看嗎?業務?行銷?研發?還是客戶的客戶?」

記得當下我只是愣住,萬萬沒想到原來簡單的「客戶」二字,背後還有這麼多分類,就像「產品介紹」這四個字也不代表就是把產品相關內容都塞到投影片上就好;也難怪主管那時會愈看愈困惑,更不用提這樣的簡報直接寄去客戶那,在沒人輔助或釐清的情況下,看的人肯定是黑人問號。

總之,會簡報的人,他的台詞一定是「設計過的」,是針對「某個人」客製化的內容!

所以儘管在這場諮詢的練習中,我只是扮演服務員老闆的角色,但我一樣能從同學的台詞去判斷「這簡報究竟是給誰看的」,如果聽了三分鐘仍無法讓人判斷出聽眾的樣貌,那給再多時間也是一樣的。

別忘了,簡報就是在「對人說話」,重點是,你究竟在對「什麼人」說話。會簡報的人,都是會先看清楚眼前是什麼人,才能說出人想聽的!

那位服務生肯定是個簡報高手!在釐清我們的飲食限制和喜好後,立刻從百寶袋中,快速搬出所有會吸引我們的貨色,讓身為客戶的我們聽得心花怒放,也讓菜單上的格子在短短不到幾分鐘就被畫滿,最後那「天氣熱,要喝飲料可以去那邊拿。」更是致命一擊。

整場簡報,服務員展現出快、狠、準,為這場「產品介紹」畫下有力的句點,而我們,當然就在客製化的建議後飽餐一頓,歡喜踏上回台北的旅程,下次再到鹿港,肯定會再去這間店!


若你還想了解更多技巧,歡迎參考我的課程:

310上班族的日常簡報術

https://bit.ly/3hmyQ2k

大人學英文:商務簡報專用的英文表達

https://bit.ly/2ZMAmF5

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