【大人學書摘】團體面試的「自由作答」時間,我應該先講話嗎?一本書告訴你主管都在想什麼!

【大人學書摘】團體面試的「自由作答」時間,我應該先講話嗎?一本書告訴你主管都在想什麼!

為什麼我們推薦這本書給你

應該不少朋友有這樣的經驗,身為被面試的對象,會議室裡瀰漫的猜疑氣氛實在讓人如坐針氈,尤其是集體面試(group interview)時,諸如:

「我應該先說話嗎?」、「自我介紹應該和前幾位明顯不同,還是從眾一些好呢?」、「面試主管到底想從這題裡判斷什麼資訊?」,每一句話都好像藏著極大的陷阱,同時又伴隨極大的機會。

到底應該衝,還是不衝?

究竟「會談式面談」(panel interview)時,應該如何表現比較合宜?大人學一向鼓勵讀者去努力「看懂局」,那麼,在這競賽中,誰是制定遊戲規則的人呢?《懂用人,當主管心不累》就是這麼一本有趣的書,因為這其實是一次很好的機會,我們能從用人主管的視角來「解密」,原來那張評分表上,悄悄的發生了這些事!

推薦給需要面試員工,以及正在被面試的你。


節錄章節〈集體面試法比傳統面試法,更省時有效嗎?〉

常常有主管反應,我們每次面試到一位不錯的人才,等待我們通知時,好的人才都已經拿到其他公司錄用通知單,我們總是慢了一步。面試後,主管與人資單位在面試最後環節,決定是否錄用人才時,有時雙方意見不同,也耽誤錄用人才的最佳時機點。不知道是否有其他更好的面試方式,可以讓雙方快速產生共識?

企業面試流程每家公司都不相同,普遍來說,大多是人資單位先進行人才履歷初篩工作,初篩基本符合資格,提交給用人單位主管,如符合初步條件,再邀約求職者到公司面試。

部分企業,則是第一關請用人單位主管先進行初步電話面試,當求職者專業能力符合基本條件後,才會邀約到公司進行第一階段口試。首先由用人單位先進行第一次面試,再由人資單位進行第二次面試,雙方如果對於求職者初步感到滿意,才會進入複試階段。

重視企業雇主品牌的公司,是人資單位先進行第一次面試,初步先跟求職者介紹公司企業文化經營理念等,才會邀請用人單位進行第二次面試。複試階段則是邀請用人單位的直屬主管負責,某些職位的特殊性與重要性,甚至會邀請總經理進行第三階段面試。

如果按照這樣的面試流程,普遍錄用一位人才的時間,至少長達三週到一個月,主管日常工作行程忙碌,一次要邀約這麼多位的主管進行面試,光要安排面試時間,就是一個大工程,更何況要達成共識。

在人才競爭的時代,誰先搶到人才,誰就是贏家,這樣的流程與效率,有待商榷。

用人單位與人資單位,雙方對於是否錄取求職者的意見,也常會有不同看法,雖然人資單位會提供相關專業建議,但基於尊重用人主管的職權,最後傾向以用人單位決定為主。

集體面試法:多對多尋找新鮮人

目前台灣企業也開始使用集體面試法(group interview),也稱為會談式面談(panel interview)。Google也是採用集體面試法進行人才面試。

除了企業界使用之外,學術界也會採用,當年我的研究所入學口試,學校就曾使用集體面試法做為挑選學生的方式,回想當年共計有五位口試老師,每一輪大約為四位到五位學生。口試開始前,其中一位口試委員先向參與面試學生說明整體口試流程、時間以及相關注意事項,隨即就開始進行口試。

第一個問題,通常是請每位學生簡短自我介紹三分鐘。

第二個問題,由其中一位口試委員以指定題目方式,請同學自由回答,最先回答,不見得獲得比較好的機會,最後回答也不見得處於劣勢。這個環節主要是觀察學生是屬於主動積極或者被動,思考敏捷度、論述條理性、口語表達能力以及面對壓力的總體表現。

第三個問題,由口試委員指定學生回答,例如:在同一輪面試的學生中,請給我們一個錄取您的理由?這個環節設計,非常精彩,有些同學會一直提到自己的優點,甚至放大自己優點。有的同學,則先稱讚其他同學也非常優秀,但自己的優點主要為何,並同時論述自己與其他候選人的差異,總結自己值得錄取的原因。

有些同學;則會強調如果有機會錄取的話,未來研究方向會往那個方向進行,日後會如何應用所學,貢獻社會。

短短一個小時,就可以讓口試委員輕易判斷每位學生的特質以及分辨哪一位學生才是適合該校的學生。

企業面對要招募的是新鮮人時,採用統一招募方式進行人才儲備,由於人數過多,以多對多的方式進行,比較有效率。

集體面試法:多對一挑選專業人才

企業採用集體面試的另一種情況,要找有經驗的人才,大多會採用多對一的方式。

特別是新創企業,基本上大多採用這種方式。多對一的執行方式,通常是多位面試官面對一位面試者。

根據天下出版的《Google超級用人學》書中的介紹與我的實際執行經驗,面試官組成由用人單位的主管、人資負責招募同仁,與未來與這位求職者共同工作部門同事、未來有合作機會的其他部門同事,共同組成跨部門面試小組。

面試中,大家各司其職,共同把關,最後採取一票否決制進行投票,只要有一位面試官不同意錄取,說明不錄取原因,無論這位求職者學經歷有多優秀,最終都將不會錄取。

執行集體面試法的好處之一,就是求職者進入公司前,其他同仁就已經透過面試時,得知這位未來到職的同仁已具備那些工作能力,未來在工作如何配合。

同時使用同一套用才標準進行面試評估,經過面試小組集體討論,取得共識,降低看錯人的風險,也在溝通與討論中,對焦人才錄用標準,無形之中,也提高其他面試官的經驗。

台灣企業雖然也採用集體面試法,唯一的差別是一票否決的運作方式,在台灣比較難以執行,大部分台灣企業還是以尊重用人單位主管或者總經理的意見作為面試錄取的意見。

相較於傳統面試法,採用集體面試法,的確可以減少求職者到公司面試次數與時間,也可以減少重複聯絡安排主管面試時間,縮短彼此的時間,加快通知錄取人才的速度,可以從三週到一個月,快速縮短到二週。

透過集體面試錄取的人才,在公司適應程度與留任率的執行成效,也比傳統面試方式高出許多,因此採用集體面試法可以縮短面試時間,提高面試決策速度,降低看錯人的機率等諸多好處,值得在台灣企業大力推廣。

本文選自:PCuSER電腦人文化出版社《懂用人,當主管心不累:人資長教你帶出好員工的40個實戰QA

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