猴子也學得會的Google行事曆管理

猴子也學得會的Google行事曆管理

前幾天我教老爸用電腦,老爸對於「網際網路」這個概念覺得很抽象,尤其是關鍵字一輸入,瞬間出來一大堆資訊(還查得到跟自己有關的),這些資訊到底是打哪來的?是誰放進去的?而且為什麼不用付錢就可以取得?我雖然解釋了半天,但老爸還是一臉茫然,總之,我只能說我們活在一個很神奇的世界吧!

言歸正傳,Google的個人管理服務(Gmail, Calendar, Task)應該很多人在用。這幾年我自己也依賴他們來管理我的生活和工作,這裡軟體操作就不多談了,主要想分享一下我自己如何使用這工具(Google Calendar),以及背後的一些想法。很歡迎大家看過後,也提出你的使用心得。

我為什麼用Google行事曆?以下是我的理由:

1. 免費。不過哪天需要收費時,以我現在的依賴程度,可能也會乖乖付錢吧!
2. 雲端服務,不管是公司、家裡、或任何地方,只要有電腦,連上網就可以使用。
3. 可以和手機雙向且即時同步,這點真是太棒了!
4. 介面簡單,但我需要的功能幾乎都有了。
5. Gmail、行事曆、工作清單整合還不錯(待會兒有實例)。

行事曆與待辦清單在使用上如何區分?

這問題也一度困擾著我,我現在的原則大概是這樣的(針對行事曆中的事件):

明確的時效性:時間一過,事件也就失效。如會議、課程、正是或非正式的約會等等。
需要事前提醒:主要是利用行事曆軟體必備的提醒功能。
週期性地發生:像是親朋好友的生日、帳單日期、例行性會議等。

不具以上特性的事件,一般都會被我歸類到工作清單中。比方說「閱讀合約文件」或「準備上次會議記錄」這類事情,雖然也是有某種程度的時效性,但未必嚴格地要求在某個時間段完成,況且就算時間過去了,終究還是得完成它,沒有失效這回事,這就是所謂的To-Do Items(待完成事項)。不過Google的工作表項目,如果押上一個期限,就可以顯示在Google行事曆上,此外,很多待完成事項如果不押定一個日期,可能永遠都不會發生!基於以上,我還是會「以週為單位」,把這些待完成工作概估一個完成日期,通常是每週的星期五或星期日(圖片中草綠色的項目),也就是說,每到週末,我就要檢討一下哪些本週的待辦事項哪些還沒有完成。

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多重行事曆的如何分類?

多數的軟體都可以設定多重行事曆,但我會建議,除非真有必要,越少組越好。因為太多組行事曆,畫面會花花綠綠的,形成干擾,你有可能會想隱藏幾組行事曆,讓畫面單純一點,但一隱藏忘記打開,搞不好就漏看了重要的事件。基本上,我的行事曆只有四組,一組是工作表(草綠色),也就是前面提過的待辦事項,這其實是Google內建的。一組是帳單(粉紅色),用來提醒我該繳費了,另一組是紀念日(深灰色),主要是記錄親友生日。除此之外,所有的事件我全部都放在行事曆(藍色)這個群組裡面。

可能有人會問,你的行事曆怎麼公私不分。我知道很多人會習慣性地把行事曆分成公事和私事兩組,但以我的生活型態來說,這樣意義不大。比方說白天上班時,我會利用零碎時間,繳個信用卡費,打電話給家人約事情,或是上網買個東西,一方面把瑣事處理好,一方面也是調適一下工作心情。同理,在家時,我也可能讀一些工作上的資料,準備課程,或是擬定工作計畫等。對我來說最重要的,是清楚看到每週(或每天)我該做的事情,至於它是公事還是私事,不重要,有時也分不清楚。

如何用行事曆來管理帳單?

剛剛提到我用行事曆管理帳單,我覺得還挺有效率的。因為帳單都是有週期性的,用Google行事曆來設定非常方便,每月的信用卡費,雙月繳一次的水電瓦斯,每季繳一次的第四台,每年繳一次的保險費,都可以設定無誤,而且可以安插提醒功能。

行事曆甚至可以幫我們記錄過往帳單繳了多少錢。舉例來說,每個月的信用卡我繳過之後,原本當月的事件是「信用卡繳費」,我會修改成「信用卡繳費(5,566)ok」,這樣一來,如果我想知道過往的繳費記錄,只要在搜尋框中輸入關鍵字「ok」,就可以列出所有繳費記錄,這樣是不是要比整理紙本帳單方便多了?

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把email變成「事件」and「待辦事項」

MS Outlook裡有個不錯的功能,就是將需要後續處理的email變成一個待辦事項。這個功能其實Google也有,操作很簡單,而且還可以變成一個行事曆上的事件。

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先這樣,以後想到什麼別的應用,再補充囉!

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姚詩豪 Bryan Yao

成大土木所與美國西北大學專案管理雙碩士、識博公司共同創辦人、普錸資訊資深副總、國際專案管理師(PMP)、甲骨文與微軟認證顧問。曾任紐約市環保署顧問、MWH Global, Inc.專案控制經理,參與國內外多項大型專案並擔任百大企業之諮詢顧問。擅長以詼諧的筆觸以及理性的思維來探討生活中的大小事。文章常轉載於《商周》、《天下》、《經理人》等媒體。與張國洋合著《三年後你的工作還在嗎?》以及《沒了名片,你還剩下什麼?》。

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6 則讀友回應

  1. 李宣澤 2014-08-28 07:15:08 第 6 則

    帳單的功能是個很有趣的創舉 :D

  2. 章寓喬 2013-10-30 12:38:03 第 5 則

    請問有辦法將MS Project的Milestone等資料轉存到Google日曆去嗎?
    如果可以的話,那一定會非常的方便!

    • Bryan Yao 2013-10-30 13:12:17

      網路上找到這個,好用的話記得回來分享心得喔:
      http://daball.github.io/Microsoft-Project-to-Google-Calendar/

  3. Aaber 2013-04-18 14:32:40 第 4 則

    請教一個問題:

    使用google行事曆記帳
    當你輸入一組數字,例如:帳款 19400
    確定後,他自動辨識為:19:40分 XXXX
    如何解決這問題?

    困繞很久了!

    • Bryan Yao 2013-04-18 19:03:21

      試試看 $19400

  4. Lisa 2010-12-31 14:53:06 第 3 則

    由於平時都在客戶端(銀行)工作, security很嚴格, web mail, google日曆這些都是不能用的, 最近想乾脆寫個類似google日曆的工具放在內部使用,才去研究了一下google日曆, 發現在新增活動後,編輯詳細活動資料時, 有個"重複"的checkbox是可以設定重複頻率,重複日期,開始日期,結束日期等選項, 這應該符合Bryan要的重複功能吧?

    • Bryan Yao 2010-12-31 15:15:15

      Hi Lisa, Google日曆可以設定重複事件這是沒問題的,我文中也有提到。但我上面提到的是「Google Task」有時也需要設定週期性的待辦事項,這部份MS Outlook有支援,但Google Task就沒有。

  5. Joe Chang 2010-12-21 23:36:29 第 2 則

    Outlook我現在用的也沒這麼多了
    聯絡人上google、Task上RTM、只有Email還有公司會議用outlook
    但outlook還是有個方便之處
    就是離線功能
    雖然google calendar也可以離線,但離線時只能view不能edit...

    • Bryan Yao 2010-12-22 10:50:19

      昨天聊到Google Task的一個問題,就是無法設定「重複發生」的待辦事項(這Outlool可以做到),例如每個月要理一次頭髮這類事情。我上網查了,還不少人問呢,Google的官方回答是,我們會考慮放在未來的更新中!意思就是現在無解。

      如果版上有孤狗大師的,也請出來指點一二!