Joe的時間管理術03 –時間管理關鍵可不是時間喔~!

Joe的時間管理術03 –時間管理關鍵可不是時間喔~!

我之所以用到很多工具,其中主要的原因,在於目前似乎沒有一個能涵蓋整個時間管理需求的工具存在。 講到這個,很多人可能會發出「咦」的聲音。畢竟各類Calendar工具這麼的普遍,很多專家與名人也都針對如何使用行事曆寫過一堆文章,為何我會覺得不夠呢? 

事實上,我在寫這文章前還真的買了一堆日本人寫的「萬用手帳應用術」、或是「記事本應用術」、甚至「時間管理術」。但我發現大部分的文章都沒辦法解決我一直以來的「疑問」。

疑問是甚麼,我先晚點說。 這裡先來談談我在讀了這些書、以及觀察大部分人對於Calendar的用法後,我覺得的缺點。

一般人既然是要做時間管理,會很自然的從「時間」為出發點;無論是分配時間、切割時間、或是工作安排,都是些很直覺想到的議題。這也是為何幾乎所有人都把Calendar當成時間管理的起點以及核心。

但只用Calendar管理時間有甚麼缺點呢?

一般用Calendar的人,我歸納起來有三種做法與行為模式

a. 只記錄邀約、或只用很小的時幅(如日計畫)
b. 勉強有用到月或週計畫
c. 真正是從年計畫一路拆解下來

A的狀況就是我前篇文章(Joe的時間管理術01 - 基本知識)中第二點提到的「被動管理」。 只是把別人邀約的事情,不加以分類的填入記事本或是軟體Calendar中。 這樣的做法其實只仰賴工具達到「提醒功能」罷了。 能做到這一步,當然比甚麼都不做而老是忘東忘西來的好。 可是對於有效的時間規劃而言,這樣只是「被動的在接受別人的安排」,而非在管理自己的工作與人生。

B的狀況當然好一些,可是也還是看得不夠遠。 只寫下月計劃,還是有可能見樹不見林。

那到底該怎麼主動管理呢?

我對時間管理的看法

我一直有個觀念,在此正好可以先分享給大家。 時間管理跟金錢管理的基本理念是很類似的。 大部分的理財雜誌在個人金錢管理上,都會教一個淺顯易懂的存錢方法。 那就是,在發薪水的那天就把要存的錢存起來。 無法存錢的大部分人,通常都是在拿到薪水後,先享樂、先做些快樂的事情(如吃飯、看電影、買奢侈品),想說月底再把剩餘存下來就好。 但當你沒有先移開這筆打算儲蓄的資金時,你就很可能不知不覺的把它花光了。 所以,先把重要的資金保留下來,這是能否存錢的關鍵。

時間管理也很類似。 若你只是被動的讓別人來找你,並把這些事情記入行事曆,那其實你的時間會被切的零碎。 這些零碎的時間無法好好使用,最後也往往只會被浪費掉。 這也是為何很多人年初時發奮圖強說「今年一定要如何如何」,但等歲末一回顧,卻一件事都沒達成。 但你請他們認真思考原因,卻常常完全不知道時間用到哪裡去了。

所以很多書會教你,最好在每年開始時,就先拿出一份年計畫表 (大概類似下圖)

常見的年計畫表

請你把一年的計劃先思考並排入。

比方說有人打算明年要報考PMP。 這類書會教你,應該在年初時把這些事情優先列在你打算進行的時間與月份。 然後每個月再細部規劃月行事曆,每周再規劃周行事曆或日行事曆,如此就能好好利用時間。

所以呢,以上面的例子來看,寫一寫可能會類似下面這張圖。

某人的年計畫

然後,你想到今年還要完成一個企畫案的提案,所以你想想可能的發生時間,也把該企畫案的事項填入。 那結果可能類似下圖:

加入了其他年計畫後

然後,你可能再思考到還有其他重要但更次要的目標。 你再陸續的把這些相關事項填入。 以此類推,直到所有重大計畫都能安排進入為止。

換言之,當你把時間先分配給「最重要」的事情之後,剩下未填滿的時間則可以再在月規劃或是周規劃時,分配給當時才要做但相對「次重要」的事情。 而最後才把別人邀約的行程塞在空檔之中。 這樣就像一般致富書籍教導先存錢的概念一樣→ 把重要的時間先預佔下來,這樣就不會讓自己的時間被別人切碎。 先分配關鍵時間,再把剩餘時間分給其他瑣事,時間利用或是工作進行,自然能較有效率。

概念是對的,但這「方法」可還不夠完美!

這樣的做法比被動的讓別人來安排我們的時間絕對是好的多,也確實能讓人生規劃更積極。 但我自己試過幾次後,卻覺得這方法其實還不完美,僅是個理論上很好的方式。

為何說理論上很好呢? 因為除非自己是很有條理的人,能讓事情大多精確的順序發生;否則實際執行下來時,很有可能會發現一開始苦心做好的年計劃在一旦走亂了後,將會完全無法調整與更新。就如同大部分人在專案排程一樣的結果 → 排了個漂亮的計劃,可是因為規劃經驗不足,規劃無法也不會因應變動,所以最後只變成牆上的裝飾品。

為何這麼說呢?

還記得我在之前的文章 預估不準,但那又如何? 有提到一個觀念。 專案規劃的目的並非是我們有自信能完全一字不漏的執行計畫,而是要透過計劃來因應變化。 也在那邊文章引用過艾森豪將軍的一段話:Plan is nothing, planning is everything(計劃本身不值錢,但制訂計劃卻很重要)

我總強調,專案管理的知識其實在任何情境都是通用的。 這在人生與時間管理上也是一樣。 我們計劃的結果其實不重要,反而要是讓那為基礎,方面隨時根據現狀來評估可行度、考量是否要調整、並反應在我們「當下的計畫」中(所以注意喔,年初寫好的年計劃表可不是當下的計劃了喔)。

如果還有人看不懂,那請試想想看。 你在年初提出了一堆「今年的希望」並寫入年計劃表中。 可是事情總會有新發展、人生總會碰到變化吧?

可能有哪些變化呢?
- 原來設想很容易的事情,真正開始時發現變得很複雜。 (如需追加一堆工作)
- 原來設想的發生時間發生變化。 (延遲或是得提早開始,可是因為關連的事情很多,所以後續的安排都得調整)
- 原來排序的優先順序改變了。 (比方說本來年初預定的目標,等三個月後發現不重要了)
- 某些計畫被取消了。
- 某些計畫臨時察覺並加入了。

一旦碰到事情有變時,你就會發現這方法最大的困難點 →若年初安排的事情很多,且都訂好時間後,你其實將不知道該如何重新調整。最後很可能得重做一份。

某人完成的年計畫表

以上圖而言,這只是一個我隨便做的範例,都已經讓人看得眼花撩亂了。 若是個真實的人生規劃,整個畫面恐怕更會是密密麻麻的。到底哪些工作屬於哪個目標? 到底哪些工作已經有所調整? 其中是不是有可能漏安排某些事情? 萬一計畫有變要把原來的工作改去哪裡? 你其實根本無從檢查起。

比方說PMP的規劃來說吧。 若你二月時並沒找到合適的PMP補習班,你要如何快速的調整計畫? 用這方法時,你得要先整個看過,辨識出哪些事情跟PMP有關,然後每個事情要重新調整到新的時間段。可是新的時間段,可能早有別的事情安排在那裡。 你要調整那些工作,你又得去分析這些工作跟哪些工作有關連。 最後你可能覺得整個打結,就放棄不做了。

當然,另一個方法就是每個月都重新規劃一次年計畫表。 可是若每個月都必須從各類目標重新Review一次,這其實是很花時間的。 當然,你也可以選擇根本不調整年計畫,而是只在月計畫或是週計畫中反應就好。 但這卻不方便我們進行追蹤。比方說若某些目標進行了一半卻要調整,你有可能根本不記得哪些做完,又哪些沒做。

所以我覺得好的解決方案是甚麼?

我自己思考了很久,最後的結論是「最上層的計畫不該涉及時間」,該像專案管理一樣,最高的計畫應該是WBS、也就是Deliverable。

在時間管理這件事情上,第一步不該去考慮時間,而是該考慮專案。而計畫安排也不該是以時間為切點,而該以事件為切點。 這句的意思是說,人生目標不該是只在年初才來定、而是隨時該有、隨時能規劃,並要能方便的併入時間軸且方便管理與追蹤。

否則,如果方法不方便好用,我們會被自己的方法卡住,最後就會選擇放棄。

這也是為何很多人有夢想,最後卻無法達到的原因。 因為他們不知道怎麼讓自己接近夢想並了解進度狀況,最後就被動的希望命運能帶我們去那裡。但這是不切實際,也是可惜的。

所以,下一篇我將跟大家分享。 行程計畫的前端到底該是甚麼東西?
為何那樣控制能讓我們更高度的掌握我們的人生,並進而達成人生目標。

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張國洋 Joe Chang

現為識博管理顧問執行長,也在台灣百大上市櫃公司擔任管理講師與專案顧問。歷年客戶包含工研院、台積電、廣達、富智康、光寶集團、台灣大哥大、遠傳電信、中鼎工程、建國工程、台橡公司、大同公司、三陽工業、TVBS、特力屋集團、城邦集團、誠品集團等。 為了對抗雙魚座的感性,一直在努力強化理性思維與邏輯思考。 相信邏輯發展能解構任何事物,並讓我們找到合宜的人生策略與方向。

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6 則讀友回應

  1. Binson 2017-09-04 17:39:37 第 6 則

    请问哪里能看到这个系列的第四篇,搜索不到~

    • 張國洋 Joe Chang 2017-09-09 15:00:08

      那篇因為講數位工具



      但是有些數位工具已經不適用了,所以就先Hide了起來



      有空我在把編號整個改過!


  2. Kevin Lai 2011-01-13 14:00:58 第 5 則

    剛剛才發現原來這個系列已經有第四篇了
    但是RSS似乎沒有正確的運作?
    因為我的Google Reader沒有這一篇

    • Joe Chang 2011-01-13 15:41:48

      建議你訂閱時,選擇左上角有個"訂閱RSS"的link
      那個link的RSS是不會掉文的....

  3. Kevin Lai 2011-01-13 12:02:59 第 4 則

    等這篇的後續等好久了,很期待這個系列可以繼續
    因為這個系列有討論到我最困惑且最期待得到啟發的地方

    之前在上專案管理的課程時,老師曾提出要足夠大的題目,
    才有用專案討論的價值
    換成文章中提到的例子,就有點像是個人或是五六人的team
    如果用project 6來排會把自己累死

    可是我相信很多人在專案中的角色
    只是負責其中一部份的執行 (以人數的比例來說)
    那麼要怎麼把專案管理的精神/技巧放入來拯救自己時間不夠用的窘境呢?
    以工具而言,我還真的試過把自己負責的部分再做一次WBS,丟到免費的project軟體去排
    結果發現單位被細分到天或是小時其實是太折騰人而失去意義

    這次Joe提出的Excel似乎點出了解決方法
    有效的管理方法,明確的目標又不花過多的時間去追蹤
    接下來(或是先決)的步驟是什麼才能解決在個人這個小範疇中時間的安排問題?
    (現在另一個系列的文章有討論到專案的排程,到底專案跟個人範疇是可以相提並論並共用相通精神/方法嗎?)

    最後想請教一下
    D1D2的課程只適用於 "工作上負責管理專案的人"嗎?
    如果是只負責專案其中一部份的執行
    例:同時在多個國家進行的藥品臨床試驗專案,但負責的是兩三個類似案子在台灣共10幾家醫院能順利執行的工作。
    也適合從中學習到如何發揮自己的角色嗎?

    謝謝

    • Joe Chang 2011-01-13 15:38:26

      我的看法是這樣
      排程與規劃是不管專案大小都很重要的一件事情
      唯一的差異在於,你用甚麼工具來規劃、以及規劃到多細
      排程軟體的好處,在於它可以很容易讓大家看到全貌
      可以解釋來龍去脈
      可以分析時程或是成本變動對於計畫的影響
      這在公司大很官僚、參與人緣很多、有合約壓迫、常出現變更時有很高的價值
      但若是自我管理、工作少、那當然就有可能事倍功半
      我就會用我介紹的這些方法來管理....
      換言之,你問的問題,會陸續在這後面的系列慢慢談到.... :D

      D1D2的課程,是比較偏"專案觀念導正與植入"
      (看了全面入侵後,覺得植入這個字眼真cool)
      換言之,技術講的少,概念與精神面的東西強調的多
      如果你是受困於專案管理的任何角色,且做了有三年以上
      都歡迎你來試試看,我相信是會有正面幫助的。

      最重要的是,你會在這裡認識另一群也是深受專案管理苦惱的同業
      來的同學散布在不同產業、有不同心得與做法
      你認識大家後,更會因此得到不同的啟發

  4. Parfait 2010-12-17 17:52:32 第 3 則

    我今年用了時間軸的工作日誌。因為很難更動的關係,所以都是事發之後才寫上去,比較類似紀錄,而非計畫。

    可是To Do List如果沒有押一個時間帶,又常常會忘記或拖著。

    之前有看到這樣的東西:テンミニッツ・手帳
    左邊是時間軸、中間是代辦事項、一週代辦事項,最右邊是便利貼。
    便利貼有根據所需時間多寡配合時間軸的寬度分大小張。

    總之就是先把代辦事項列下來,可以條列式貼在中間,再根據時間分配貼在時間軸上。
    萬一有插件或是時間預估錯誤,也可以輕易的把事情拿下來重新貼在新的時間。

    明年想試試這種方式,但我怕手冊貼來貼去變厚,改用鉛筆好了。

    • Joe Chang 2010-12-17 23:01:49

      這東西很有意思。
      我之前在日本人的書裡看過有人這麼教別人
      不過商品化還真是第一次看到。

      我是覺得這樣有點太"手工藝了"
      除非時間很充分,否則我根本沒時間這樣貼來黏去 XD
      尤其我這人粗心大意的
      很可能黏不牢,掉滿地,然後就不知道之後的行程該去哪裡了 哈...

      但我有一套目前自己的做法,下兩篇會慢慢談到了 ^^

  5. sunny 2010-12-07 22:27:33 第 2 則

    小弟近期的感想~
    必須先學會如何「捨」,才有「時間」規劃如何「得」