會議用「神奇四方形」開場,讓所有人放下手機、目不轉睛!

會議用「神奇四方形」開場,讓所有人放下手機、目不轉睛!

前陣子。在我的個人諮詢服務中,出現一個跟主管「開場」有關的小問題,今天想跟大家分享。

我認為,即使是「會議報告」,在事先用點心思設計開場,也能帶來不同的溝通效果。

事情是這樣的。有位科技大廠的資深處長跟我說過:「每位與會者不是滑手機就是盯著筆電,別人的報告也都事不關己,但往往會後又一堆意見。」講到主持會議,主管就只有三聲無奈。「天啊!又要開會了!」

在我與這位處長諮詢後,會議中輪流當低頭族的風氣,不但獲得改善,討論也變得更有效率。

這是怎麼辦到的呢?

可預測結局的開場,不是好開場

首先,你一定要知道,無聊的開場,就暗示著無聊的過程,例如我們常在開會時聽到:

「大家好,現在我們就來看一下準備在美國銷售的機型吧。今天要討論的主題有三個,第一是……,由硬體部門負責,第二是……,由品管部門負責,第三是……,由軟體部門負責。那麼我們就先從硬體部門的小周開始,大家要注意聽,有任何問題都可以發問。接下來時間交給小周。」

在這分秒必爭的時代,會議進行力求快狠準,開場的黃金三十秒不能像樓上這樣用呀!

以下是當時的我,給處長的建議:

「Tell me WHY we are here 這件事很嚴重嗎?」

為了能「有效率並且凝聚注意力」,請讓幹部「聽到」目的:

「今天把各位找來,是因為有部門反應準備在美國銷售的機型的行程已經嚴重被拖延到,而這五個關鍵的產品問題,需要各位集思廣義一起找到解決辦法,否則其他產品也會被拖累,各位就不用準時下班。請各位記住一件事,所有決策,都需要全部人同意才能執行,等下報告,只要你有疑問就馬上提出來,讓我們在6點前解決這5個問題。小周請開始。」

有些中高階主管,的確會習慣直接下指令和派任務(處長也是),在行程緊湊的壓力下,很少有時間對下屬解釋任何背後的「目的(purpose)」。有時候縱然同仁覺得要求哪裡怪怪的,礙於到期日的壓力,還是會先做了再說。但是其結果就是常發生行動不符合期望,因而在會議中報告錯誤的或是沒意義的內容。

然後你可以繼續把重點放在視覺:

Let them see what you want.

比起千篇一律的問好、提開會時間、瀏覽大綱、指定報告者、請大家問問題的台詞,不如試試看,在開場就讓同事們腦袋裡有一張圖,讓觀眾一定要抬頭。

什麼意思呢?1981年諾貝爾生理醫學獎得主 Roger Sperry 博士在左右腦的研究中指出,右腦的「圖像記憶」容量,比左腦的文字還要多一百萬倍,所以若希望報告能有效率地進行,主管可以一開場,就讓同仁「看到」召開會議的目的。

1.神奇四方形

由於會議室牆壁大多是透明玻璃,可供書寫,我建議處長,在「進會議室後,開口前」先在牆上畫下四個正方形。當處長在畫正方形時,你猜幹部在幹嘛?他們緊盯著板子,想知道處長在做什麼。這時注意力統統在會議室前面:

接著處長分別在正方形的四格格子中間,分別寫下:「現況」、「起因」、「建議」、「共識」。

2.有看到就不會分心

寫完之後,處長轉身面向幹部:

「各位同仁,稍後請照著板子上四個方形的順序,分別就部門遇到的產品問題現況起因建議跟我們簡短地報告。

「報告完之後,我會詢問現場的人有沒有其他意見或建議。如果沒有,我就會在最後一格的方形寫下議題名稱,表示大家都同意了。會後若有其他意見請自行召開會議,任何決議都要全數同意(共識)才能進行。

「照這步驟進行,5點結束會議之後,我就直接去跟副總報告。

「小周請開始。」

處長提供一個「看得到」的開場,讓同仁腦袋有報告的方向,尤其是最後一個寫著「確認」的方形很明顯呈現這場會議的目的:大家都必須畫押(對決策負責任),而最後「跟副總報告」暗示著「我沒在開玩笑」,我猜幹部們聽到那句「小周請開始」,所有人的腎上腺素,應該都已經飆升了吧?

主管都會想要凝聚團隊共同解決問題,工作中最常遇到的簡報情境就是會議報告,千萬別讓日復一日了無新意的開場,影響了團隊工作的士氣。

當然啦,產品議題是否能因為一次開會而順利解決,這我們說不準,但主管的一言一語,絕對是凝聚團隊全力以赴的關鍵。會議前的開場要能讓同仁立刻感受到溝通的目的為何,時間要花在刀口上,報告有清楚的方向和結論,才能真正事半功倍。

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