Joe的時間管理術01 - 基本知識

Joe的時間管理術01 - 基本知識

在針對「時商管理」這議題往下細寫前,我想要談三個基本概念。 如此可以先統一一下定義,另一方面嘛,也希望大家在技術上追求「優化」前,能先得到正確的心態。 因為我總相信世界所有東西,只要你能掌握核心,總能發展出自己的做法與技術;但若只學技術卻不理解原因時,就很可能被那技術制約甚至反噬。 所以不希望有人誤會說「我只要偷學Joe的一兩個手法,我也能一下做好很多事情。」 方法永遠只是思維落實的一種過程與手段罷了,若心態不正確,只學皮毛是絕對沒有成效的喔! 這是希望讀者往下看之前,能先充分理解的事情。

那在這篇中,我要談三個容易混淆的基本概念:

1. 時間管理良好下,能帶來的成功到底是甚麼?
2. 管理其實是有分為主動與被動的差異。
3. 效率提升並不完全是時間管理的關鍵。

那我就依序在這篇談談這三個基本概念。

成功是甚麼?

印象中,每次在文章中提到成功,就會有人酸溜溜的回應說:那些人成功要不是歸因於家世、政商關係、逢迎拍馬、就是純粹的好運,成功不是可以學的啦! 我與Bryan畢竟離巴菲特或是比爾蓋茲那種成就還天差地遠,所以我們雖然盡量都希望大家正面思考,但終究沒甚麼強而有力的論述來否定那些酸溜溜的思維。 嘿,我甚至不否認,人若要得到巴菲特那樣等級的成就,除了努力、天賦以外,或許還真的需要很多好運。

但我在這裡想強調的一個論述,在於我們對於「成功」的定義未必要這麼極端。 並非只有成為巴菲特、選上總統、得諾貝爾獎、或是建立橫跨五大洲的商業帝國才算。 我們一般人或許平凡、或許夢想微小的多、或許只擁有人生某階段的渴望,但對自身而言,若能達到那些夢想,一樣是能帶來人生中高度的圓滿與充實。 這些成功可能是考上某種證照、完成一個設計提案、構築一份企劃、完成婚禮安排、甚至是減肥與健身。

更重要的是,這些目標的成功其實往往是引領我們往更強大的方向前進的里程碑。 就好比學些速記與讀書的手法,雖然不可能讓你拿到諾貝爾獎,但最少會讓你有系統的記得書中的內容,能考個好學校、甚至在起點上超越其他不懂的人。

這在時間管理上也是類似的概念。 學會這些東西,確實不會因此就產生甚麼巨變;但最少會讓你「更有能力」追尋「屬於你的成功」。 大部分人雖然擁有夢想,卻常常因為「現實問題」而把夢想不斷往後延。 「等我有時間了」、「等我有錢了」、「等我升職了」、「等小孩大了後」;總是會有一堆藉口,讓人們把想做的事情一直往後推。 五年、十年回頭來看,很多人講了一輩子的事情,往往連起步都沒有。 但若你知道如何利用時間,其實很多事情或許早就可以起步了,就算如蝸牛般緩慢,五年十年回頭來看也是移動了一些距離啊。

換言之,具備時間管理、或是個人的財務管理的知識後,讓我們有能力提升自己的執行力、增加我們時間或是金錢的利用效率,我們將更有機會追逐並完成我們的夢想。 就算那夢想跟知名人士比起來微不足道,但總是一個起步。 要成為巴菲特,我們也是需要一桶金、一桶金的慢慢累積。

所以成功並不表示一定要aim High,但若能逐步的達成我們每個人生夢想,就是一種能對自己交代的成功。 而若能把這些中小型目標都達成下,萬一哪天還有好運加持下,搞不好我們就會是另一個能被歷史記錄下來的人物。 當然,後者可能可遇不可求;但能達到前者,最少也能讓自己某種程度衣食無缺、人生了無遺憾了。

這是我想要強調的成功 → 一個由我們自己定義夢想,並將其實現的過程。 這成功並不虛無飄渺、也並非是凡人不可觸及的。 重點是你願不願起步,以及是否有個好方法讓自己事半功倍罷了!

說到這,我想到我最近在看的一本書「改寫規則的人,獨贏」Page104頁有這麼一句話:「你無法確保成功」美國第二位總統約翰亞當斯(John Adams)寫信給妻子艾碧蓋兒道,「你只能讓自己的作為值得成功」。

這段話讓我很有共鳴,因為我一直相信若我們投注心力為自己規畫未來,就是「讓自己的作為值得成功」。 時間智商的提升,就是讓我們的一舉一動都更容易達成自己的目標與願望。 最終,也就是提升了成功的機率。

管理的關鍵在於主動兩字

第二個基礎概念是這樣的:並非你去買本「萬用手冊」(如有名的ほぼ日手帳)或是有在用「Calendar軟體」就叫有做時間管理。 我相信很多人都有在用類似工具,可是不表示因此就能有效的完成足夠的工作。

問題在哪裡呢? 我自己觀察後發現,好的時間管理、跟壞的時間管理,重點的差異在於如何界定「管理」這個字眼。

管理這個字眼很有意思。 他在中文裡,只有這一個字;但在英文裡頭,其實有好幾個字眼都代表管理,比方說Administration、以及Management。

Management這個字眼,比較有「介入、干預、並預先改善」的意思;而Administration有人翻譯成行政管理,通常代表的是「做些動作來確保事情運作順暢」。 像一間公司裡頭,Administration Team通常就是在確保日常運作不出錯、大家照著規矩與流程做事。 以政府部門為例,會有著大量的事務人員,他們的責任就是做這樣的事情:確認大家都有身分證字號、確認大家都有繳稅、確認預算都有執行類似這些事情。 至於為何人人需要身分證字號,預算金額到底合理不合理,那可不是這類單位需要憂心的問題。

Management Team才是一個組織中負責要憂心為什麼以及去哪裡的單位,他們通常負責提供Vision(願景)、決定優先順序、思考資源配置等。 順帶一提,講到Vision這個字,就想到我最近看到一段話對這字描述的極為貼切。 這是格理弗遊記的作者 Jonathan Swift說的:Vision is the art of seeing things invisible。 「看到尚不存在的藝術」,這描述還真棒呢!

一個好的組織需要這兩者的平衡。 有些人負責維持日常運作順暢、照著規矩辦事;但也要有些人負責往前看、隨時思考規矩是否該改、方向是否該調整。 像我們身體就有著非常完善的行政組織,如呼吸系統、循環系統、消化系統等。 它們巧妙的運作,讓身體維持正常運作。 但是呼吸系統可不會幫我們思考如何追求成功與卓越。 你還需要用腦、用心來成立我們的「主動管理」系統,把夢想化為行動綱領並加以實行。

離題的講了這麼一大段,我想說的是:在時間管理上也是一樣。 很多人只是被動的把別人來找我們要做的事情記入行事曆中,然後照著執行,並以為這就是管理時間。 但這其實不叫時間管理,這充其量只是有個「提醒機制」罷了。 提醒機制只是做到行政管理,讓我們不出錯、運行順暢;但若要追求成功,你還需要更多「主動」的成分在其中。 比方說,如何妥善的安排工作、調整優先順序、拒絕矛盾的事情、甚至是思考找尋自己的Vision (也就是定義自己想要的成功或是通往成功的里程碑是甚麼)。 這才是我覺得在時間管理上重要且該學習之處。

這也說明了,為何雖然有人買了萬用手帳、帶著PDA,但是生活效率還是沒有很大的提升。 那是因為若管理只做一半,成效當然也只有一半了啊!

時間管理的關鍵不只在於節省時間

最後一個要說明的,在於時間管理跟「如何節省時間」很可能是不能直接畫上等號的。 若只是思考如何「加快」,有時候是會走入歧途的。

這有兩個原因。

第一個原因在於「時間利用的好壞」比「單純縮短時間」更重要。 這是因為事情怎麼樣都有最少完成所需的時間,縮短的邊際成本是遞增的。 比方說吧,每天上班我可以有好幾種不同的選擇。 可能可以開車、可能可以騎車、可能可以搭捷運、也可能搭計程車。 但除非我能學會瞬間移動或是能得到小叮噹的任意門,不然怎麼樣我都得花些時間。 就算是我最能自我控制的交通工具(如自己開車或騎車),我也不能把通勤時間降到零。

舉例而言,搭捷運上班要花40分鐘,正常騎車也要花30分鐘,除非拼命闖紅燈可能才能省更多。 可是闖紅燈風險太高,這策略考量到風險帶來的成本後會變的完全不值得。 但若正常騎車也只能節省個十分鐘,那這改善其實也非常有限(雖然就比例而言看似很高)。 甚至在這情況下,我個人反而寧願多花十分鐘來搭捷運。

嚇一跳嗎?

因為你若從有效分配時間的角度來看,當我有完整的40分鐘可用時,我其實可以在捷運旅途中看看書、寫文章大綱、看一下待辦事項清單、或是做些其他的思考。 騎車雖然看似節省了10分鐘,但過程中我得注意交通、得提高警覺,對我而言反而是一整段完全無用的過程。 所以時間管理,並非只是要你一味的節省時間,如何能好好的利用時間才是關鍵。 在此概念下,某些事情多花些時間做,有時候反而才是合理的選擇。 這也是為何我把這分類取名叫個人時商、而不叫時間管理;因為需要提升的是判斷的智慧、而非只是一味求快。

這也帶出一味思索加快為何會誤入歧途的另一個原因。 一般人常常因為過份求快的「Cost-Down」,而造成工作品質的低落。 像華人就最多這種毛病。 別人訂好的標準作業程序,大家都會因為抄捷徑、省掉幾個步驟而得意洋洋。 殊不知,這些流程可能都是必要的。 跳過某些程序雖然短期看起來沒問題,但反而可能增加日後的麻煩,如增加日後修改機率、或是因為出錯造成評價低落等後遺症。

比方說我們公司規定有開案前要簽Charter的規則。 很多人就會質疑,我都準備好了,為何不讓我先動? 甚至有些小組會想偷偷先跑。 但Charter沒有被簽,通常理由不外乎就是高階主管覺得還沒有Ready、覺得還有疑慮。 但所謂疑慮是甚麼呢? 通常不外乎就是針對專案的「內容」、「規格」、「預算」、或「時間」還有歧見或是不確定。 那你可以想像,若是高階主管對這四個東西有疑慮,這代表案子的走向有可能還會大幅偏移。

規格或內容隨便一改,做法可能都完全不同。 先跑或許能搶些時間,但更可能跑了兩周後發現怎麼方向大幅轉變了? 這時後發現要重頭來過,不是很冤枉嗎? 所以我自己雖然也會在某些情境偷跑,可是這其實需要充分的資訊收集以及風險判斷的;大部分時候,我會在這種時刻先把力氣放在別的工作上,等到態勢明確了,才會進行準備。 如此,一方面避免了重工的風險,又能先完成別的事情。 這才是妥善的分配時間與管理時間。

說了這兩個例子,我只是想要強調一個觀念。 時間管理的重點並非僅在想辦法節省時間或是趕快把事情做完。 有時候多花時間反而才是提升效率、有時候耐心等待反而才是提升效率、甚至有時候多做些事情反而才是提升效率。

所以在此總結一下

時間管理並非只是做做紀錄、或是想辦法做快一些。 核心的基礎是上面提到的三項事情。

首先,你要能界定你自己要甚麼東西,也就是你的人生目標。 再來,要能主動的規劃與管理自己的人生,讓自己的所做所為都能配合我們期待的成功目標。 第三,大處著眼的思考,不要一心求快。 真正的效率常常是在眼睛看不到、反直覺的地方。 多花時間在前期,有時候才能帶來後期、甚至長期的收益與效率。 別忘了要把眼光放遠,永遠看著將來的那個成功標的,這才會帶給你真正具備系統觀點時商提升

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張國洋 Joe Chang

現為識博管理顧問執行長,也在台灣百大上市櫃公司擔任管理講師與專案顧問。歷年客戶包含工研院、台積電、廣達、富智康、光寶集團、台灣大哥大、遠傳電信、中鼎工程、建國工程、台橡公司、大同公司、三陽工業、TVBS、特力屋集團、城邦集團、誠品集團等。 為了對抗雙魚座的感性,一直在努力強化理性思維與邏輯思考。 相信邏輯發展能解構任何事物,並讓我們找到合宜的人生策略與方向。

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26 則讀友回應

  1. Nuke 2017-11-26 11:32:50 第 26 則

    這聽起來像是時間上的組織能力?

  2. Wish Chen 2016-12-06 19:30:45 第 25 則

    謝謝您寫出如此棒的文章,很受用!
    看了很有心得^^

  3. 阿嘉 2015-07-20 22:48:54 第 24 則

    機會成本評估,免錢的最貴。

  4. 黄多娜 2015-02-04 11:29:17 第 23 則

    我觉得,工作中常态化的“忙不忙”,还是看个人的。虽然多数人都是被推着走,忙忙碌碌,却也没见多大效益。完成了一定的任务同时,我常反思删除非必要步骤,以及主要去做有效益的事情。最后简化到几乎无事可做,绩效也能过得去,觉得才是真牛逼 囧ng

  5. 讀者 2013-04-16 00:19:26 第 22 則

    您好,我覺得這系列的文章對我有許多幫助,但您在網頁設計上,讀者很難一次看到整個系列的相關文章,而是既不知道總共有多少篇,或是現在到第幾篇,也不一定會看到怎麼連結到下一篇同系列的文章...

    • Joe Chang 2013-04-16 13:03:30

      建議很好,我們可以再調整一下版面配置。
      目前若您想找,建議從上面的生活思維→個人管理來看到相關文章的清單。