C/P值最高的管理工具

C/P值最高的管理工具

前幾天一位老同學來電,聊起了如何在資源有限中小企業建立SOP(標準作業流程)的問題。我建議他可以考慮Checklist(作業清單),這個我心中C/P值(成本/性能比)最高的管理工具。

我之前在軟體公司擔任pre-sale,常帶工程師一起去客戶那兒安裝系統。和我搭擋的小老弟功力一流,但常到了客戶那兒才發現忘了光碟或是必要的文件。為了往後合作愉快,我決定好好解決這個問題。對,你猜到了。我們花了不到10分鐘吧,列了一份"裝機必備物品"清單。不列則已,一列居然洋洋灑灑10多項,難怪每次總會忘記一兩樣。他把清單老老實實地貼在自己的螢幕邊上,問題從此搞定!

忘了是哪個大師說過:問題的肇因往往不在於未知,而是在已知卻被忽視的地方!所謂的忽視,可以是在加油站一時興起拿起打火機點菸;可以是設計客輪時沒安排足夠的救生艇;當然也可以是開進汽車旅館前忘了有狗仔隊埋伏。面對"忽視"我們需要的是一個觸發器(Trigger),在正確的時間,正確的地點,提醒我們不該忽視的東西。在這方面沒有比列個清單更簡單有效的了。

我相信很多版友都會用清單來管理生活。例如我每天早上必用的這張清單:

手機
鑰匙
皮夾
隨身碟
眼鏡
悠遊卡/門禁卡
(雨傘)

看得出來這是男性上班族必備隨身物品。提醒一點,這清單一定要貼在出門前可以瞄一眼的地方(門後,玄關)。雖然看起來沒幾項,很容易記,但誰敢說自己從沒忘過手機跟鑰匙呢?

這份則是我去客戶公司簡報的備忘清單:

筆電
變壓器
簡報滑鼠
隨身碟
簡報檔案
手機

產品型錄
我的名片
客戶名片(或姓名,電話與地址)
地圖路線

同樣的,也是要貼在離開辦公室前容易看到的地方。我常用的還有出差清單,更是有將近50項之多,為免灌水之嫌,就不一一列舉了。

清單除了幫助管理生活,還有助於解除焦慮。怎麼說呢?大家一定有過感覺自己忘了什麼重要的事情,卻怎麼想也想不起來的經驗?我以前出門上班,偶而就會這樣。有些時候是真的漏了什麼,(孫燕姿有首歌:才出門去,忘了手機,心裡很急,卻發現鑰匙還在家裡),但有時只是錯覺而已。若你有建立清單的習慣,就可以減少類似的焦慮感,畢竟我們生活已經有太多讓我們煩心的事了,不是嗎?

除了剛提到清單要放在正確的位置之外,當你有多個清單時,正確的分類也很重要。我大多數的清單都是存在手機裡,而且可以跟電腦同步(我用Google Task),方便我隨時編輯與查閱。但依照我之前較差的分類方式,即使有了好的工具,還是常漏掉事情。舉例來說,我以前將待辦事項分為"公事"與"私事"兩類,前者像是完成提案書、聯繫客戶,後者則是銀行繳帳單、郵局寄信之類。問題是,繳帳單和寄信,我其實是在上班時間進行的,如此一來,我必須記得同時檢查"公事"和"私事"兩組清單,才會掌握所有該完成的事項。更有效率的做法,應該把清單改成"上班時間"和"下班回家"兩組,在某個時段或地點,只要專注在一份清單即可。所以說,清單的分類,必須考量個人的生活型態才有效率。事實上,我還有"周末待辦"、"老友聯繫"、"待讀書籍"等等。

有系統有紀律的生活,可以減少心力體力的負荷,留下更多能量進行邏輯思考與創意發想。列清單是很有效也很容易的一步,建議妳/你試試。如果已經這麼做了,不妨在此分享一下你的清單給大家參考。

2 則讀友回應

  1. jen0913 2010-10-07 14:54:51 第 2 則

    清單不知跟年齡是否有關係?? 三十歲上下時從不用清單也不會落三落四的, 越接近中年就開始忘東忘西, 連打字都開始不斷打錯, 要一直review, 有愧我龜毛星座的好名聲^^|||

    • Bryan Yao 2010-10-07 16:31:06

      jen0913應該是處女座吧!前陣子看到新聞說,有些學者透過實驗發現,年齡愈大,記憶力並沒有顯著的降低,我們會有這樣的感覺主要是因為「專注力」降低了。也就是說腦子裡有太多片斷的事情,未經整理,就像久未整理的硬碟一樣,需要的時候找不到資料。所以類似的工具主要用處,就是幫我們organize!

  2. halcyon 2010-07-06 15:38:08 第 1 則

    很像是WBS的功能

    • Bryan Yao 2010-07-06 16:07:30

      今天早上這張checklist剛好發揮作用,我差點變成穿西裝褲不繫「皮帶」的阿伯XD