外國客戶來前,一定得先準備!問題是……從哪裡準備起?商務英語會議的模擬作戰!

外國客戶來前,一定得先準備!問題是……從哪裡準備起?商務英語會議的模擬作戰!

當我們出社會一段時間後,一定會體悟到工作歷練,是能「主動」掌握「事情」的發展,也就是清楚「知道自己在做什麼」和「能做什麼」,並且在盡力「做好準備」後,一樣有對不可抗力因素(就是那些人,你懂的)的應變能力。

很多人在和外國客戶來訪時,都不知道該怎麼準備,或者每次準備都不夠完備,導致見到客戶很緊張,不知道說些什麼。這類狀況,很容易讓讓寶貴的會議完全起不了任何作用!想要有效率的與外國客戶達成協議,我在大人學官網的文章〈和外國人這樣開會、電話、簡報,菜英文也不怕!〉中提到,只要能先做以下三件事,就能漸漸解決和外國人說話會緊張的問題:

  1. 建立個人戰略資料庫
  2. 預測對話情境
  3. 和運用策略降低對方語言期望值

那麼,跟外國人溝通這件事,還可以再準備些什麼呢?

答案是:模擬作戰!

模擬作戰:熟悉實務應用情境

有位學員曾說過自己在某語言中心跟著外國老師學習英文兩年,在教室講話都很自然不會緊張,可是一但回到工作崗位要跟國外同仁電話會議,還是照常緊張到講話都兩三句只想快點掛電話。為什麼會這樣呢?

原因就出在學員對語言的「使用情境」熟悉度不夠。

在教室學的是教室英文(classroom English),在職場上學的叫「生存英文(survival English)」,所謂「生存英文」,是真實世界中,不按牌理出牌的應用。就好像有一次,我背好了產品的使用說明,結果眼前的以色列人連珠炮像審問我:「為什麼需要這種產品?」「對我們有什麼好處?」「在以色列要怎麼推?」「目前市場占比是多少?」「在哪些國家已經推行?」等,當下我只能立刻放下小抄,深吸一口氣之後,一題一題的絞盡腦汁想回答。

「生存英語」所遇到的人,和常跟來台灣觀光、又可愛又帥的老外不一樣,當然也跟教科書或英語雜誌的錄音員不同,他們的講話速度、用字遣詞、表情態度,隨時都在考驗你的臨場反應,只要牽涉到生意的利害關係,人人都會加倍謹慎。

縱然建立了自己打仗用的資料庫,還是要常常浸在「真實」的應用環境,「主動」參與、要求旁聽、或是主持或是報告等。就像我當年剛進公司,和外國客戶開會時,因為那時還是個新進人員,什麼都還不懂,只能在旁邊幫忙做會議記錄,但心裡仍立志,某天一定要能參與他們的對話!

每次開會完回到座位後,我會趕快記錄下來剛才主管和外國人的關鍵對話,了解他們彼此在意的點和中間交手對話用到的句子,以及何時打破沉默提出最後決定等資訊,這些「臨場」才能體會到的「眉角」、「氣氛」和「心理戰」等實戰經驗,就成了我日後在百家爭鳴的市場中仍保有自己教學特色的最大關鍵。

在這個科技時代,沒有不能先查到的單字、片語和表達,但唯有臨場感是網路搜尋不到的。在職場上如果你想「升級」,就要不斷練功,就從模擬實務情境開始吧!

對了,順帶一提,我曾經輔導過矽谷的新創團隊完成對創投的募資簡報,也參與過許多科技大廠的重要商談,對商務人士的英文溝通需求十分明白,如果你近期之間有英語商業簡報的需求,不妨參考我的這堂:

大人學英文:商務簡報專用的英文表達

如果你這幾天立刻就要上場與外國人人商談,卻還被困在忙碌的工作中,不知道如何是好?我認為一般的英文課程絕對是緩不濟急,而且無法對症下藥。這時候你需要的,是一位專業級的商務英文教練,針對你個人情境給予量身訂做的輔導!我這堂一對一英文教練服務會帶著你一起釐清聽眾需求、擬定表達策略,並且陪著你一起優化內容,並給予反饋!讓你即便處在高度壓力與時限下,也能穩扎穩打,按部就班地展現最佳的英文溝通實力!

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