面試時被要求簡報?兩訣竅切入,讓你準備神速!

面試時被要求簡報?兩訣竅切入,讓你準備神速!

這幾次公開班下課後,有幾位學員不約而同來問英文面試,其中一個問題是「英文簡報該怎麼快速準備」,剛好這個月有個相關的付費諮詢案例,有些可參考之處。在此經當事人同意,透露部分跟大家分享。

我先說,以下我要分享的秘訣,不管中文簡報或者英文簡報都可以通用喔!

小賴過三天就要面試,結果突然收到人資通知:用人單位的主管希望小賴做一份簡報,報告他將如何行銷公司的產品。對於像這樣準備時間不到三天的「急件」,小賴會怎麼處理呢?

沒錯!報警處理!小賴立刻報名我的一對一英文教練服務

教練諮詢一開始,我問小賴打算怎麼做?他說收到通知後,就已經四處去問人,看有沒有相關的簡報可以借來用,改一改就上場發揮。

「借簡報」真的是上策嗎?

這個做法很常見,但前提是,借來的簡報必須跟我們的「環境條件」一樣!無論是產業性質、聽眾的地位、背景和專業認知,簡報目的是純通知或是銷售說服,再到簡報者本身的背景和專業能力等,若有一個要素不同,即使簡報的主題類似(都是行銷產品),內容和結果就會大相逕庭!

此外,若要四處找人「借」簡報,不但會消耗原本可用來準備的時間,即使借到了,還要花一道工去理解「原作」的邏輯和內容,甚至要思考,如何牽扯到自己的簡報主題和目的,再加上東改西改,很有可能最後變成四不像,事倍功半,Joy實在真心不建議。

由於時間緊迫(三天後就要上場了),現在再跟小賴談簡報原理和技巧,就像急診病患都快掛了,醫生還在解說病因一樣無濟於事。於是我給小賴兩個建議、幾個可能狀況的應對方式,以及模擬演練。

在此建議兩個原則和快速處理的方法。

第一:看清楚對方想要你簡報的目的

「目的」決定「想法」,而想法會決定「做法」。

小賴的目的,若是要聽眾(用人單位主管)在聽取簡報後立刻採取行動(例:部屬全球行銷策略),那麼前置作業肯定工程浩大,所有建議要有憑有據,在這種情況下,即使不眠不休,也不一定能來得及找到所有輔助資料,結果還可能因為耗了太多時間,做一份沒把握的簡報,而間接影響面試的其他表現(簡報只是面試的一部分,不是全部)。

於是我提醒小賴,對於這樣的「測試(能力)簡報」,目的是:在「短時間內(通常不到5分鐘)」對用人主管展現自己是一個「在狀況內」、「知道該怎麼做」,並且只是「需要時間和公司資源的輔助」即可完成任務的人!

第二個:不用完美,但絕對要完整 

試想,3分鐘跟3小時的簡報,在準備上的差別是什麼?

別跟我說是好跟爛的差別,且不管怎樣,都要有頭有尾,完整論述。

答案是「力道不同!」

因此,時間有限的情況下,比起要求「完美」演出,對於這份簡報,小賴更該強調的是「完整」,而這就會影響到簡報內容的深度和廣度。

在聽完建議之後,小賴把整個行銷計劃的面向「全部」列出來,並在各項要點「簡單總結」箇中的學問和做法,至於細節、佐證和舉例做法等,則留到面試當下口頭解釋,並說明「若有更充裕的準備時間」的做法會是什麼。在這種並未獲得全部產品確切資訊,就要簡報的處境下,求職者至少要展現自己,會在對的「方向」解決問題。

總之,一對一諮詢結束後沒多久,我就收到小賴的好消息。當然,他會被錄取,主要還是歸功自己本身的專業,簡報只是其中一個加分指標。重點是,用人主管的確在小賴簡報後對他說:

'Well done! The structure is right. You are on the right track. All you need is more time to complete it.’
(幹得好!架構是對的,方向也是對的,你只是需時間去完成這份簡報。)’

—————同場加映—————

■如果想跟著我一起學習更多簡報的細節和技巧:
中文版簡報走這裡
上班族的日常簡報術

■英文版簡報走這裡
商務簡報專用的英文表達

■當然,如果你和小賴一樣,需要任何客製化諮詢,
歡迎馬上聯絡我們的「一對一英文教練服務」 。

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