《寄生上流》給工作者啟示:簡報,就是一場精心設計的溝通

《寄生上流》給工作者啟示:簡報,就是一場精心設計的溝通

前陣子電影《寄生上流》引起許多跟人性有關的討論,不過身為簡報老師,喬伊看到的卻是金氏一家媲美賈柏斯的「簡報」能力啊!

有看過電影的讀友都知道,片中金氏一家從無業遊民到忽然都有了工作:先是兒子代理英文家教、接著換女兒來當藝術老師(治療師?)、然後爸爸接手司機一職、再到全家用計讓媽媽也進門當管家。當然,很多人說整個安排就是個詐欺,可是,他們之所以可以說服朴家女主和男主,正是因為展現了做好簡報的最高境界:

你得讓別人很快知道「你很懂」,才會繼續聽你說

沒錯!成功的簡報是讓「別人」覺得你很厲害,而願意繼續聽你說,進而引起行為或想法上的改變。

試想,如果金家兒子(金基宇),在聽到朴家女主角說到小兒子之前的美術老師都做不久,只是傻傻回說「喔?你們在找美術老師啊,我妹妹也很會畫畫耶」,然後說「她的名字叫金基婷」,而不是假裝思索而唸出英文名字(Jessica),迎合朴家崇洋,然後緊接著提她剛從美國伊利諾大學唸書回國,是美術圈少見的人才喔。你覺得,女主會這麼「迫不及待」要接見她嗎? 

簡報的每一句,都得事先設計過

很明顯地,這些(謊)台(言)詞都是設計過的,衝著朴家崇洋、說話隨時都要穿插英文句子的作風,是金基宇「故意」,而且是「耍心機」才脫口而出,並非想到什麼說什麼,或是單純地描述事實。

每次和企業主管開會,他們常會跟我說,最不喜歡看到下屬做簡報在「唸稿」,有趣的是,等到我去上課,同仁們也會跟我訴說他們的委曲「每次說了一堆專業的內容,老闆又不懂,然後才在那批評沒重點」。兩邊這種「你不懂我的明白」的問題,在職場上幾乎每天都在上演。

而要解決這問題,關鍵還是簡報的講者,先要正視一個殘酷的事實:

「先說出人家想聽的,然後人家才會聽你的」

 

大家應該都有過這個經驗,接起電話,另一頭傳來以下的聲音:

「您好,請問是黃小姐嗎?(連「是」都還回),黃小姐您好,這裡是xx銀行,我的編號是9527,我姓盧。是這樣的,因為黃小姐您是我們銀行特別挑選過的貴賓,因此,我們準備了300萬的意外險要送您,同時也要再加送您 blah blah blah…」

(300萬的意外險?是因為我接了電話就白眼到吐血身亡嗎?= =)想當然爾,結局就是掛電話,對方什麼生意都沒做到。

沒有搞清楚對方(目標聽眾)的狀態或是喜好,以為拿到麥權(白:話語權),打開投影片就開自顧自地說話,連對方有沒有空看幾十頁資料的補充,還是喜歡一頁的條列項目也不曉得,然後就開始滿嘴的專有名詞,到底是徒增專業感,還是製造距離和歧視?

搞清楚老闆/客戶想知道的最終答案

在我的公開課《上班族的日常簡報術》中,一開始,都會讓學員說明自己實務上要做的簡報,最終「目的」是什麼?很多人「直覺」就會回答類似:「通知」老闆最新庫存狀況、「解釋」一個新的方案、「說明」新的技術等答案;接著我就會問他們:

「然後呢?通知完就好了嗎?沒有要目標聽眾採取什麼行動或改變什麼想法嗎?」

學員們這時才會驚覺說出類似「啊!不是只有通知,而是要老闆看了庫存狀況,『重新調配』廠商的進貨量」這種更深一層的答案。

在這環節最後學員就會明白,花了大把時間準備的簡報卻常不如人意的關鍵原因:

「簡報『背後的』目的並不單純。」

學員用直覺回答的簡報目的,常是講者本身的「動作」(例:通知、解釋、說明等),但這僅僅告訴聽眾「你在做什麼」,卻無法讓聽眾明白「為什麼要做這件事」,也就是許多人在做簡報後,常會被人問一句「所以呢?重點是什麼?」。

就拿上面的例子來說,事實上,不是你沒說重點,而是沒說出這重點「究竟是為了什麼」,就像單純報告庫存,跟希望能夠重新安排廠商的進貨量,在簡報內容的舖陳上,要下的功夫就不同!例如,你可能覺得某個大廠的元件品質有問題,出貨又不好配合,心想要改換另一家較小的廠商,讓自己省事又要操作。試想,這時簡報的內容,可以動點什麼手腳呢?

這種耍心機,就是為了影響目標聽眾的決策,在《寄生上流》片中也有許多示範,例如基宇的爸爸在開車,聽到朴社長說管家被解僱的消息後,轉頭伸手給社長一張特別設計過的名片(簡報的視覺輔助),先是引起社長的好奇說出名片上的英文字「the care」,再到後來補充說明,這種管家派遣服務「專門只給像您一樣的VIP客戶,採會員制」和「他們也有找我,但那時已答應和您的面試,就推掉了邀請」等所有奉承的台詞,全都繞著一個目的:把金家的媽媽(忠淑)送進朴社長家。

再一次強調,如果金基澤只是說「喔,我太太也很會打掃喔」,單純陳述事實,也沒秀出事先準備的充滿質感的名片,並強調有錢人才請得起,或是限量獨家的申請條件等手法,想必最後,也只會換來後座的社長看著窗外的無聲回應,畢竟:

「簡報就是一場精心設計的溝通」

上班族幾乎天天要簡報,既然橫豎都得上場,不妨思索《寄生上流》帶給我們的啟發:

有設計,有機會;沒設計,惹人怨。

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黃喬伊 Joy Huang

英國亞斯頓大學行銷管理碩士,現為識博管理及「大人學英文」專職講師兼國際溝通顧問。超過八年受邀至各大企業,教授跨國商務溝通課程,主題含商務會面、視訊及電話會議溝通、商務簡報、國際商務書信、跨文化社交溝通禮儀等。授課對象多元,有百大企業白領、美國矽谷工程師、國內新創團隊。雖然擁有接近母語的英文能力,卻是土生土長的台灣女孩,理解台灣人學習英文的盲點與痛處。擅用行銷、專案管理、心理學、及行為學,協助上班族快速溝通、一步到位。