怎麼寫Email才能兼顧專業和禮貌?關於書信禮儀,我有10個建議

怎麼寫Email才能兼顧專業和禮貌?關於書信禮儀,我有10個建議

收發電子郵件,是我每天打開電腦必做的第一件事。前天清晨,收郵件時就看到一封主旨寫著:「席次有限,請速回覆,逾時不候,謝謝!!」我一看到就想,這大概是參加活動或講座之類的廣告信,所以不加思索地將它歸至垃圾信件中。

沒想到,過了兩天,突然接到學生倩倩的來電,一開口就著急地問說:「老師,妳不來參加我和嘉文的婚禮嗎?」頓時覺得一頭霧水,急忙回答:「我當然會參加囉!你們二位是愛情長跑結成連理的班對,老師當然會到場祝福。」

倩倩說:「那我寄了mail邀請,您怎麼都沒回覆出席呢?」這下我才想到,原來被我誤以為廣告的垃圾信,竟是婚禮邀請函。

 

Email無法傳達聲音和表情,用字遣詞更要注意

多數人幾乎每天都會用到Email來聯絡,尤其是在工作上,但即便常用,還是有一些讓人匪夷所思的錯誤會發生。回想看看,您有沒有收到過一些莫名其妙的電子郵件,沒有主題、文不對題、講了半天卻不知道這封電子郵件是給誰的、或是遲遲收不到對方的回覆信件?

Email很常拿來聯繫重要的事情,不過由於信件無法展現我們的聲音、表情、語調,因此在用字遣詞上更顯重要。

 

想寫出清晰又有禮的Email,這10個技巧供你參考

該如何書寫一封清晰又有禮貌的Email呢?建議你試試以下幾點。

 

1. 寫出清楚主旨,讓人一目了然

主旨是該信所要傳達的主題,要讓人看到主旨就知道這封電子郵件要談什麼;若沒有主旨是很沒有禮貌的,就好比找大家去開會,卻不知討論的議題是什麼。因此主旨與內文所要表達或說明事項必須一致,才能讓收件者判斷郵件的重要性及接續性。

比如主旨寫「請各位票選員工旅遊地點」,接著看內文卻寫著「經由主管會議決議員工旅遊因故延後舉行,待日期確定後再進行票選。」會讓人感到錯愕及失望。

 

2.一個Email只講一個主題,方便收信者引用及管理該信件資料

當同一封主旨來來往往討論熱絡,此時卻有一成員突然寫了一件跟主旨都完全不相關的事情,這好比在與人對談時,突然有人插嘴講了一件完全不相關脫軌的事情。

 

3.隨便轉寄擾人的連鎖信,有害專業形象

「當你看完這封信,若轉寄給10位好朋友,你將會得到100分的幸福,若不轉寄o#$%^&*。」這些連鎖文的內容,在轉寄過程中不免刪刪改改,變得似是而非,故請避免執行轉寄動作。

 

4.內文採「倒金字塔」寫法,最重要或議定的事項先表達

內文先講最重要的事情,再細部說明原由或狀態,避免收信者匆匆閱讀信件,結果漏看了重要事項的訊息。

 

5.適度整理內容,避免轉寄過程讓信過於冗長

信件在多次的往來轉寄之後,很常夾帶一長串無意義內容,因此引述上一封Email時,記得只引述「需要」的部份及自己的意見,轉寄郵件時適度刪除過長或不重要的內文,讓收件者更便於閱讀。

 

6.善用表格整理統計資料,方便收件人理解

回覆調查後的統計資料時,應該做完整的表格化統計數字,避免以「統計結果請看大家的回覆」,讓每位收件者自行參閱落落長的回覆信。

 

7.  善用條列式寫法,避免「寫作文」

說明細節及行動方案時,應以條列式表達「人、事、時、地、物」,而非作文述敘式書寫,讓收件者能快速理解。

 

8.弄懂信件內容,與其裝懂亂回,不如標示或詢問

對於來文中所言之事,若有不清楚,應該標示或引述不清楚之處,努力搞清楚,避免以情緒性字眼或不知所云來做為閱後回覆語詞。

 

9.檢查再檢查,避免錯置資訊

發文前應逐欄檢閱是否遺露或錯誤之處,收件者郵件地址、副本及密件副本是否正確、主旨與內文是否吻合、附加檔案是否附加完成,是否正確書寫字詞。

 

10.設計合宜簽名檔,給信件一個完美結尾

發出郵件前,必須為自己設計一份簡要合宜的簽名檔,將自己的名字、任職公司名稱、聯絡地址或聯絡電話書寫完成,切勿於簽名檔上附加自己的身高、體重、年齡等不相關的個人資訊。

 

雖然電子郵件能溝通變得方便又快速,但若沒有小心使用,不當的書寫情緒性字眼或操作不當,也會損及我們的人際關係。「一指神功」按下傳送,是開啟人與人關係的重要關卡,因此除了遵守以上各項網路禮儀外,更要尊重收件者的心態或每個人的閱讀習慣,

對於不擅文字表達技巧的書寫者,我們要多以「同理心」去考量對方的立場,或另行使用電話及面對面溝通做澄清,以免造成主觀或偏見,破壞人際關係的合諧。

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原文轉載自:職場必學基本功 http://celinaadmin.blogspot.com/

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