大人與小孩有何不同?大人擁有一套「思考的作業系統」為人生風險做專案管理

大人與小孩有何不同?大人擁有一套「思考的作業系統」為人生風險做專案管理

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長期追蹤大人學的讀者可能會對Joe以及Bryan的背景不陌生,他們都是標準的理工宅宅,第一份工作也是中規中矩、受企業體系雇用的工程師。

不過一直到今天,不論是開課、寫文章,或是上Clubhouse與聽眾職涯相談,Joe與Bryan在社群世界裡幫助讀者求職、與伴侶相處、找到自己的天賦熱情……,這些題目似乎都已經看不見昔日專案管理「當紅顧問」的影子。

是什麼促使「大人學」長出這樣多樣性的設定呢?其實,一切仍然與根深蒂固在兩人價值觀中的「專案管理思維」大有干係。你甚至可以這樣形容:如果世界是野獸,那這套思維模式就是幫助人類規劃風險、避免一下子拿性命與自然相搏,能夠趨避危險、掌握訣竅,不至於經歷一次災難立刻就瓦解的防禦能力。

這麼強大的能力是什麼?認識「專案管理」基本概念

舉個例子,先解釋什麼是「專案」。

專案就是一個團隊、一群人想要做一件沒有做過的事情,而且要在「限制條件」內把它完成

舉個例子來講,蓋棟房子好了,蓋房子其實就是一個非常標準的專案。我們會先開始思考這個房子要長什麼樣子?於是會開始做設計,通常也會有一個時間限制,要在什麼時候要有多少的預算,多少的人力,能夠把這個房子蓋好。

當你把這個房子蓋完的過程中,你可能會遇到各式各樣的問題,比方說你在挖土的時候,意外湧出地下水,或者是傷害到隔壁的房子了;在蓋房子的時候突然下大雨了,水泥沒有乾。甚至是今天本來需要兩台吊車來幫你吊鋼筋、吊材料,結果車子沒有來……這些都是蓋房子的過程中常常遇到的問題。

於是當我們開始盤算,會不會遇到這些變數?可能在幾個月之後遇到呢?如果遇上了,團隊在不牴觸限制(可能是期限、預算,或是人力)的前提下,該如何用最有效率的方法解決困難最後準時把這個房子蓋好,交給我們的客戶或者交給買這個房子的人。這大概就是「專案管理」要解決的問題

專案管理比較麻煩的一個特點是,就算你曾經蓋過好幾棟房子,下一棟房子它的設計一定不一樣。即便是很相似的設計,參與的工人也不一樣,甚至就算參與的工人也一樣好了,你一定是蓋在不同的地點,而且在不同的時間!

像這樣的「單一區別性」就是專案最棘手又最迷人的特性。時空、條件、人力,還有你的周邊的環境都變了,所以你蓋的任何房子都是全新的挑戰,而且你永遠不知道在蓋第二棟房子的時候會遇到什麼問題。這就是專案管理。

專案管理其實以前在管理領域是一個比較冷門的專案,因為從前臺灣也好,國外也罷,國家的發展重點都是製造業,而製造業的製程其實是不斷重複,沒有未知的。

人生難題:小孩才亂抓泳圈,大人都自己製造浮木!

這麼說起來,整個專案管理的過程,套用在你的「人生決策」上,其實也一點都不違和。

面對一個我們沒有做過的事情,天性使我們害怕改變、害怕未知,而人一慌亂就會想要抱著浮木,我們就會想要問做過的人怎麼做?想問老師我該怎麼辦?或者問一些市面上的成功者該怎麼辦?

可是問題是,成功者的成功也是執行了他獨特的專案,他的成功我們照著做,也不可能一模一樣,也得到一樣的成功,所以人生就是一場超大型專案。

當我們慌亂的時候去找這些解答,其實常常是「越找越慌張」。

你一定有過這樣的經驗,好比當年填志願,周圍的前輩、家人、長輩給的一大堆建議,但很多都是互相排斥的!而且有些建議對這個長輩當年的狀況有幫助,現在臺灣又進步了,產業又變遷了,這些老的建議反而不能用,怎麼辦?所以專案管理它基本上就是一套思考的框架,讓你有能力「獨立的」去面對這種未知

沒有錯,它不會給你標準答案,可是它至少告訴你如何一步一步怎麼去規劃,一步一步怎麼設定目標,一步一步怎麼去控制突如其來的改變,這是一個思考的方法。

相較於「過去經驗」這塊浮木,如果每次經歷風險我們都有能力推演預測,自己打造出限定當下時空背景與難題的專屬浮木,這聽起來靠譜多了,對吧!

以下我們根據產業中的執行經驗,歸納出四項系統方法幫助大家入門「專案管理」的思維邏輯,非常建議大家套用在自己的人生決策上喔。

1. 以「終」為始

剛剛有講蓋房子的例子,很適合繼續沿用下去。

你一定不會這樣:這塊地我買到了,我要在上面蓋個房子,然後就直接找工人開始挖地基,絕對不可能。我們一定會先去思考,大家坐下來討論,這塊地有多大?我們夢想中的房子理想該是什麼樣子。

然後我們會找建築師,大家七嘴八舌給他意見,是要蓋一個通天柱?還是要蓋一個20層高的辦公大樓?辦公大樓是玻璃帷幕的、很fancy的,還是看起來很古典的?

這中間有很多的討論,都是大家在交換意見,去思考我們這個房子完成之後它該是什麼樣子,所以它是以終為始。

我們在做任何事情以專案管理的角度來看,先不要急著做,我們應該先思考我們這個專案如果已經完成了它該是什麼樣子。如果我們要蓋一個迪士尼樂園,每個人腦中想像的迪士尼樂園可能都不一樣,我們大家就要用專案管理的方法釐清這些需求,甚至做一些模型,做一些圖,或是提出各式各樣的文件。

這裡第一個重要的核心概念就是,確保你心中想的大樓跟我心中想的大樓其實是很接近的,然後我們才回過來去規劃工作。

2. 動態規劃

我們常常覺得說做事情要先有計劃,然後我們再照著計畫按部就班。其實專案管理某種程度這樣的說法是對也不對,因為在專案管理的概念裡面,我們一定要做計畫,然後按部就班執行沒有錯,可是這個計畫常常是動態的

也就是說,你要做的是planning,而不是一個死的plan。

很多人學了專案管理學了一半,他覺得說專案管理就是我知道要做很多計畫,做市場規劃,做人力規劃,做預算規劃,然後他就把這個規劃做得很漂亮一張Excel表或是排成一個很漂亮schedule,然後就貼在牆壁上。

然後結果專案才開始兩天,發現計畫趕不上變化,變化趕不上老闆一句話,他就突然覺得我前面做的計畫都前功盡棄了,那就是沒把專案管理「動態排程」的基礎精神學通。

其實與其說是一個技巧,不如說更是一種心態。如果你知道這個世界上唯一不變的東西就是不斷在變。你自然而然會把每天做計畫當成一個常態,計畫改了、變了,跟原來不一樣了,你也不會懊惱,你也知道這就是常態。

3. 正視風險

第三個可以說是專案管理套用在人生上最重要的幫助,就是讓我們能正視風險。

所謂的風險(uncertain event),就是我們人生中會常常有一些我們沒有辦法預期,算也算不準的事情,好比說現在的疫情就是了,或是美股熔斷,或是萊豬事件,這些都是我們當初不一定計算得到,不一定想得到的。

很多人缺乏這種專案的觀念,他們很痛恨風險,而且甚至風險來了,除了怒駡、抗議、焦躁之外,就沒有其他應對能力了。就是越不喜歡的東西,越不願意承認它存在,很多新聞可以看到這些本能反應,人們難以接受和自己想像中不一樣的事情發生。

不過,「風險」真正在專案管理的定義很有意思,它說的是一個「不確定性」事件,這個事件可能會帶來好的效應,也可能會帶來不好的效應。因此單純只是料想不到,並非完全的是一個災難。

所以在學過專案管理的人眼中,我們合理的看待風險。我們知道風險一定會來,而一般沒有受過這樣的訓練,就比較容易用情緒來反應。

碰到了意外就非常非常反彈,直覺視為「是件壞事」,甚至不願意承認。可是遇到好的事情又會大膽去賭一把,又會覺得這個好事情一定會繼續發生,其實近似一種「賭徒」心態。

單憑運氣並不會使你每把賭注都下對,是吧?人生確實難免要賭,可是你要確保不要因為任何的一把賭注就讓你未來三十年從此站不起來,這是專案管理的一個概念。

4. 不斷地平衡、取捨

我們常常聽到這樣的廣告詞:「最高品質」或是「使命必達」。不過實在地跟各位說,這永遠只是個廣告詞。

世界上你在做任何一個事情、任何一個專案,你都要知道時間、成本、品質這幾個東西永遠是不斷在取捨的。

想要好的時間,就得花錢找厲害的人。如果沒有那麼多錢,你又想省錢,可能就要犧牲品質或者是用更長的時間。總之時間、成本、品質這三個東西你不可能全部都到100分的。

「不能做到100分怎麼辦?其實大部分的時候根本不用做到100分」。

你要其中一個好,一定得付出其他的代價。比方說有些工作你越快完成越好,做到90分就可以了。可是有些東西值得你精雕細琢,慢慢地做,花很多錢達到最高品質。端看你的客戶需要的是最高品質,或是最快的交付期限。

這又會回到我們的第一點「由終至始」,你有明確的「終」嗎?那你就會知道,在你的人生裡,什麼項目是應該做到最好的,而什麼項目你應該聰明地取得停損點。

總結:

專案管理一開始是解決工作上的問題,但Bryan用他的邏輯,以上述四項指標建構出專屬他的人生「思維作業系統」。身為大人的你,找到自己的「作業系統」了嗎?

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