你知道時間是有「顆粒度」的嗎?職涯教練私藏的 6 個時間觀念

你知道時間是有「顆粒度」的嗎?職涯教練私藏的 6 個時間觀念

過去已經發生。它已逝去,只能由歷史學家藉著非常不一樣的媒體(如書籍、論文、紀錄影片等)喚回,而實際事件絕不會重現。過去已逝,歷史是歷史學家在工作中對它的解釋。歷史是一種存在於文字間的、語言學上的構造。

── 摘自〈歷史是什麼〉,《歷史的再思考》詹京斯,頁57,麥田出版,1996)


我第一次意識到時間的賦能,是 13 歲那年,當時我想變成跟戴資穎和羚羊配那樣厲害的羽毛球國手,所以儘管課業繁重,我仍利用日間的每一個下課十分鐘、中午吃完飯午休前、甚至不感興趣的課堂上拚命做完回家功課,然後將整個晚上留給羽毛球、跟那個燥熱的年輕人。

我第一次意識到時間的多餘,是 23 歲那年,我意識到自己對睡眠感到厭煩,很長一段時間我每天只睡 4 小時。

我第一次意識到時間的平凡,是 37 歲那年,每一天晚上陪兒子睡覺時,他總央求我講「今天的故事」,而除了少數不俗套的精采的日子外,大部分「今天的故事」都乏味而且一模一樣,反而總是驚醒邊說故事邊打盹自己:「挖,一天又過了!我上一次講『今天的故事』感覺只是 5 分鐘之前啊。」

隨著年紀漸長,我愈來愈了解到時間變成了「共享經濟」。你的時間不是你的時間,得跟另一半、跟同事、跟主管、跟孩子共享。殘忍的現實是,一般「共享經濟」好歹都是訂閱,但時間無法訂閱。

而無論是意識到時間的賦能、多餘、平凡、或者必須共享,都使我更專注於此刻在做的事情、想做的事情、得做的事情,不管你有沒有使用唐鳳的番茄鐘工作法,其實都不重要,對我而言,要嘛此刻做掉,要嘛記錄下來,只有這兩種選擇。談「時間管理」的人很多,我自己遵循不悖並且時時警惕的有六件事情:

1. 專注於時間「顆粒度」,以「 5 分鐘」為⼀單位

世界首富比爾蓋茨跟中國首富王健林的時間,都是以「 5 分鐘」為⼀單位。

開玩笑地說,如果你不想變首富,可以不要對時間斤斤計較;但即使你真的不想變首富,也可以將重視時間觀念,轉變為重視「時間顆粒度」的觀念。

當顆粒度產生,你會更查覺到時間的流淌,你大概毋須將自己的行程安排到以「 5 分鐘」為⼀單位這麼神經質,但建議你可以開始以「15 分鐘」規劃自己的工作,如:「8:45~9:30 列出一日工作計畫以及要完成的任務」、「14:30~15:45 年度企劃與預算初版」等,並且開始試著在安排外部會議時,也以「15 分鐘」為單位(如:45 分鐘而非一小時),讓與會者知道會議時間不是大約一小時,而是精準的 45 分鐘。

可能的話,在會議通知中,務必列出討論事項,並以這樣作為會議開場:「大家好,感謝各位與會,今天,我們有 45 分鐘討論以下事項,期待今天可以做出 A, B, C 結論……」有如此精細的時間規劃,大家就會更注意善用時間的重要性。

2. 可以秒殺的⼩事,立即殺了它

可以發出的會議邀請,請立即殺了它;

可以簡單回的商務信件或者應允,請立即殺了它;

老闆請你修正簡報,如果小於三處要調整,請立即殺了它;

該繳的水電網路瓦斯費,如果現金夠,請立即殺了它;

該寫給老婆的七夕情人節卡片,如果有想法,請立即殺了它(千萬不要殺錯……);

《遠見雜誌》的一篇文章指出,「自信的人會自我追尋『小型勝利』。他們喜歡挑戰自己並進行競爭,讓他們的努力產生了小小成就感。小型勝利在大腦負責獎勵和激勵的區塊建立新的雄激素受體,雄激素受體的增加會激發睪酮的影響,進一步增加了他們的信心和應對未來挑戰,這種信心的提升甚至可以持續數月。」

我認為,與其說自信的人會自我追尋「小型勝利」,不如說「小型勝利」可以讓人更加自信。在追求快速的這個年代,我們時不時會被要求產生「Quick Win」,不是「先求有,再求好」,而是「先求有,而且要有一定質量的好」。

3.  善⽤ Google ⾏事曆 ; Email 給自己 

我時常收到網友或者同學私下來訊問我怎麼做「時間管理」的工具是甚麼?在我看來,工具好用固然重要,但更關鍵的是你看待工具的態度。

我自己主要會做兩件事:「善⽤ Google ⾏事曆」與「 Email 給⾃⼰」,工具爛到爆,但其中包含的關鍵態度卻是「儘管是無微不至的小事,都應該善待它」。譬如我會在 Google ⾏事曆記下這樣的碎事(或者「 Email 給⾃⼰」):

「記得接小孩放學。」

「UberEats 優惠碼於 8/29 截止,記得用來買淚牛滿面牛肉麵。」

「打電話給 xxx 主持人。」

「發信回覆邀約演講的 xx 大學窗口吳小姐。」

我特別會做的一件事情時,當完成那件事情,會在 Google ⾏事曆上或者 Email Box 裡刪了它,再度累積「小型勝利」;反面來說,如果一直刪不掉的事情,就會跟未讀的 Line 訊息一直在那裏眼巴巴瞪著你-你要嘛處理它,要嘛重設完成時間。這樣一來,就能降低你把事情忘記或拖延沒做的機率。

4. 進電梯先按關閉鍵,再按樓層

我就讀高雄市英明國中時,有位數學名師說:進電梯後,先按關閉鍵再按樓層鍵,每一次會快上 0.45 秒,假設往後還能苟活 40 年,聚沙成塔,終其一生有機會多出 2.66 小時。2.66 小時也許可笑,但又珍貴。2.6 小時或許可以跟牽手多吃一頓 Danny’s Steakhouse;或許可以陪孩子們多看幾部巧虎影片;或許可以多跑一趟半程馬拉松。

對了,那位數學名師的不負責任算式是:

0.45 seconds * 1.5 times/day * 365 days = 4 minutes / year

4 分鐘 * 40 年 = 2.66 小時

上帝是公平的,每個人一天都是 24 小時,為什麼有些人看起來就是可以做比較多事情?鼓勵大家可以從日常當中賺時間、更有時間意識,這麼做的話,你會比別人擁有更多時間。

5. 「準時」代表你已經「遲到了」!

「準時」代表你已經「遲到了」!

「準時」代表你已經「遲到了」!

「準時」代表你已經「遲到了」!

我就講這麼三次。

對了,你不是 Usain Bolt, 你也沒有在跑百米,可不可以不要每天上班都壓線呢?

6. 時間管理不是時間管理,時間管理其實是精力管理 ( Energy Management )

我們每一天與其說在看管時間,不如說在分配精力。因為認知到精力有限,或說精力有濃淡度,我們才會合理地權衡時間的配比 -- 不同的時間做不同的事情。

譬如說,聯考生一大早還沒醒腦,可以優先讀最愛的科目;兩小時後,頭腦清楚了,可以開始做數學題;午飯前後,時間零碎,也比較疲累,可以背些英文單字;又如職場工作者,早上早一點進辦公室,四下無人又還沒被老闆罵,第一件事情,應該聚焦於最困難、最需要動腦的中長期專案(如年度預算、CEO 指派的任務等);盡量不要一大早就收信,因為收信通常是接到別人對你的要求或者功課,你是在回應他人的需求,不是主動意志,除非那個「他人」是老闆,否則不應該是清晨精力最旺盛時的優先事項。

Loehr and Schwartz 講述的精力管理 ( Energy Management ) 有四個原則:

- 精力有四個層面:生理的、心理的、情緒的、及心靈的 ( spiritual )。必須要能清楚地區分自己的精力構面,並且管理它們。

- 管理精力最好的方式,是允許它在壓力跟復原當中擺盪。壓力可以激發潛能,讓我們更極致地運用天賦跟技能,然而,我們必須同時適當修復跟休息,畢竟精力是有窮盡的。而我們經常不知道節制。

- 精力跟肌肉一樣是可以被訓練的。

- 你必須建立一套可以灌注正面能量的儀式,精力才會長大,而且才能完全被我們使用(資料來源)。

墜入心流,時間扁平,高效產出

我最喜歡的「開書人」Waki 瓦基介紹《心流》這本書時提到,「『心流』指的是一種心靈的狀態,是當你把專注力發揮到極致的時候,感受到一股『渾然忘我的最優體驗』。當你面對到一項具有挑戰的活動,與自己的技能程度相差不會太過懸殊的時候,藉由把目標拆解成階段性的任務並逐一擊破,你的注意力就會完全被這個活動吸引,不再分心去處理其他無關的資訊。而當一個人進入心流體驗的時間越多,就越能提升自己本身的幸福感、加深對目標的堅持、擁有更積極的心態。所以我們都應該學習,在日常生活中盡可能重複、規律地進入心流的狀態。」

我看到這段文字時深受啟發,我自己無論寫作、做簡報、研讀市場資料時,經常墜入「心流」裡,感受到一股「渾然忘我的最優體驗」,就像螞蟻巴在蛋捲碎片上,離不開,留戀不捨。

正如瓦基所說,「我們都應該學習,在日常生活中盡可能重複、規律地進入心流的狀態。」在心流裡,時間的概念變得扁平、均一,流淌快速、顆粒清楚,最重要的是,你得以高效產出。

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Elvis Lin

目前任職於恆隆行( dyson, Honeywell, BRAUN 等台灣代理)長期發展室,專注於企業溝通/社群經營/概念店維運/及新事業開發。政治大學新聞系、新聞研究所碩士畢,曾於 BBC 與美聯社實習,卻從未擔任一天的正職記者。過去 4 份工作皆任職於知名企業:統一、雀巢、85度C和 Gogoro。是 Gogoro 首批開疆闢土的員工之一,前後 6.33 年,先在其首間實體門市 – 信義全球體驗中心擔任總店長,後成為 Gogoro資深車主社群經理,透過線上跟線下操作,轉動用戶社群,產生大量行銷內容與媒體效益,並創造正向改變,引領 1,303 位車主創下金氏世界紀錄;更曾以英文向美國前副總統高爾執行簡報。作為公眾演講狂熱者,生涯累積超過 156 場演講或訓練,也在 104, 1111, Yes123, Sofasoda 等擔任職涯顧問。