當個3D版的超級馬力歐

當個3D版的超級馬力歐

大家2013新年好!新的一年要除舊佈新,就讓我們從掃除一位讀友的困惑開始。附帶一提,由於不斷有讀友寫email給我和Joe提出管理、職場、與愛情相關的問題,我們認為這些問題挺值得拿出來大家一起討論的,因此我們打算挑選具有代表性的幾封信,在部落格中以文章的形式回答,也期待其他網友能發表自己的看法與經驗。

所以未來想email提問的朋友,為了保護你的隱私,請將內容分為兩部分。一是約200字上下的問題描述,這部份我們會全文照實刊登,所以敏感資訊你自己要藏好囉!另一部分則是問題的背景交代,幫助我們了解你的狀況。這段你想寫多少字都歡迎,我們保證不會暴露在文章當中。畢竟我和Joe家裡還有嗷嗷待哺的女王要養,不可能一一回信,我想這樣的做法或許能在回應網友和經營部落格中取得一個平衡。以下就是今年的第一個問題:

Bryan你好:

約一年前我加入了一間研發某電子產品的公司。先前都沒有在這類公司待過,一年來從旁看案子跑的過程,讓我很困惑。我理解產品有修改的時候,但如果修改的原因,是來自於先前產品規劃沒有考慮市場因素及客戶可能需求,結果產品一直改,試產做不完,或是料件已無法配合修改,所以產品市場性在未上市前就受到影響。請問這些都是正常的嗎?有人說這很正常的,承受不了的就不適合這一行(我已經沒做了)。可是我真的好奇,難道這樣跑案子就是正確的?受不了案子這樣搞,是否我就不適合作PM呢?想知道你的意見。

這個問題我想分成兩部分說說我個看法,一是針對公司的管理制度,二是針對個人的生涯規劃。

不斷變更的專案、和無能的政府、媒體的亂象一樣,早已成為大家「習以為常」的「不正常」。但是呢,凡存在必有原因,大家回想一下,寒冷的冬天,早上鬧鐘一響,睡得正香甜的我們往往很不情願地把鬧鐘按掉,然後縮回溫暖的被窩再賴個幾分鐘。看似不清醒,但其實我們清楚地知道,鬧鈴是有預留buffer的,就是這個認知,讓我們「膽敢」多睡個幾分鐘,直到buffer耗盡才一躍而起(當然也有控制不好的時候,所以每天早上都有人在捷運站練百米衝刺!)不過有趣的是,一旦隔天有真正非常重要且萬萬不能遲到的約會時,我們常會在鬧鐘響起的幾分鐘前自動彈跳起來,在鬧鐘正要開始鬧時搶先把它按掉。這告訴我們,甚麼重要甚麼不重要,不論我們嘴上怎麼說,身體永遠是最誠實的!

其實專案也是一樣。不論當初規劃時制定了多嚴謹的時程,或是成本、範疇、產品規格等等,除非這些限制條件在所有人(包括客戶與專案團隊)心中百分之一百是「絕對不能改動的」,否則,在專案進行的過程中,我們幾乎可以篤定,一定會有人用各種理由來更改當初的規劃,這樣的事情直到人類停止「賴床」的行為之前都不會消失的。

好,問題來了:既然多睡個30分鐘,只要使出手刀狂奔仍可以準時打卡,為什麼設定鬧鐘時我們要預留buffer呢?因為在理性的建議下,我們希望起床後能好整以暇地準備,至少好好吃個早餐,把頭髮抓好,眉毛也畫得美美的再優雅地上班,而不是隨便抓個御飯糰,頂個壓扁的髮型,然後在捷運上補妝。所以,這賴床賴掉的30分鐘,雖然不至於害我們遲到扣錢,但卻會侵蝕掉我們好好吃早餐以及梳妝打扮的時間,長久下來,不但對個人健康有害,更嚴重的,還會影響異性緣,被發好人卡,進而造成國家生育率下降,實乃動搖國本之元兇啊!

回到專案的世界,客戶或老闆任意變更原本的規劃,當然也會侵蝕掉專案的其他面向。好比產品品質、上市時機、品牌形象、與員工士氣等等。但問題在於,這些負面的影響往往都是短期看不到的,就像賴床的負面影響一樣。反正大家拼命加班、或是多加人手,最後專案還是可以如期做完,我多加個功能又怎樣,我修改個規格又如何呢?簡單地說,要做「變更」這件事情的「有形代價」實在太低了,任何變更看起來都像是「免費」的,所以自然不變白不變,不改白不改囉!

為什麼大考交卷前我們會認真檢查答案?因為我們知道試卷交出去就再也不能改了。為什麼裁縫師會很認真地丈量尺寸?因為訂做衣服尺寸要是不合,修改是他的責任。所以聰明的管理者知道,設計管理制度時,一定要去提高「做錯修改」的代價與門檻,讓大家寧願第一次就做對,也不要事後修修改改,因為後者會更麻煩更費事。專案管理中有項非常重要的流程叫做「變更控制」,它強調專案若出現變更需求時,要去分析這個變更對於整個專案的時程、成本、範疇、品質、人力、風險等面向的影響,然後透過審核機制,來決定要不要執行(把無形的代價具體化)。乍聽之下簡直麻煩死了,但專案管理很強的公司都會這樣做,因為他們知道,如果不把「變更」這扇大門關緊一點,除了犧牲掉企業許多無形的資源外,對於「先隨便做做、以後再來修改」的「賴床」心態會是一種致命的引誘!

你的公司很明顯沒有類似的制度,這背後的原因我想到幾種。往好的方向想,也許你公司所在的產業競爭壓力不大,這產品晚點上市也無妨,所以由得大家慢慢磨蹭。當然,也有可能是你的公司純粹欠缺管理制度,就像很多其他公司一樣。這樣的公司未必不能賺錢,只是通常很難撐過10年,但如果你的老闆都不擔心了,身為員工的你又有甚麼好擔心的呢?反正海上船多的是,船沉了換一艘就好,只要確認你「游泳」的技術夠好即可,這也是我接下來想談的,個人生涯規劃問題。

從信中看得出來,你對專案不斷修改感到十分挫折,進而懷疑自己是否適合PM這份工作。我想這答案還是得由你自己的身上尋起。

我認為所有的工作都包含兩種屬性:創造性與組織性。創造性強調的是「創作者」與「成品」之間的關係(人vs.物),好比畫家之於畫作、工程師之於科技產品。而組織性強調的是「組織者」與「創作者」之間的互動(人vs.人),例如指揮家之於樂手、RD主管之於工程師。其實現代社會的工作型態很多元,很難有任何工作是100%的創造性或100%的組織性,大多是兩者兼具,純粹是比重上有所不同。而一般認為,PM的角色,是組織性略大於創造性,這也就是我們會稱PM為專案「經理」的原因。

專案和工廠產線最大的不同,在於專案牽涉到人的成分很高。縱使的你的公司有非常健全的管理制度,只要是做「專案」,就永遠不可能像工廠產線一樣,一旦設定好就可以大量生產,總是會有許多難以預期的問題要應變,要協調,這也就是為什麼我們需要「專案經理」的原因。專案經理的工作,就像隻忙碌的牧羊犬,要東奔西跑有時還得汪汪地警告,目的就是要讓大家保持隊形,朝同個方向前進。這樣的工作,對邊境牧羊犬或是喜樂蒂來說是非常有成就感的(牠們都是牧羊犬),但對米格魯或是黃金獵犬來說會覺得空虛(牠們是獵犬),因為忙了半天,似乎沒有真正抓到些甚麼獵物!

別人的看法我不知道,但我個人工作這些年來,遇過幾個表現優秀並且樂在其中的PM,基本上或多或少都具備了「牧羊犬」性格。面對專案中的衝突與失序,他們雖然也難免皺起眉頭搖搖腦袋,但仍會興致盎然(沒錯,我可以感受到他們的興奮)去喬人喬事情。你會明顯感覺到,他們的成就感來源不僅是專案的成功,更包含了一種讓事與人協調並進的快感!

有空不妨回想一下,過往的工作經驗中,哪一類的工作讓你感受到強烈的成就感?是獨自解決一個困難的技術問題,還是透過溝通化解眾人的歧見?把這些事件一一記錄下來,試著理解自己想追尋的是甚麼?這項工作非常重要,而且沒有人可以替你代勞。一旦想清楚之後,那條最適合你的偉大航道也就緩緩浮現了。

假設你確實對PM的工作有熱忱(我猜你是),那麼身處不成熟的專案環境反倒對你是個激勵。就好比高強的劍客遇到對手,神醫遇到怪症一樣。因為不管你是否克服難題,經驗值都確定會進入你的口袋。

前幾年任天堂出了個遊戲叫做紙片馬力歐(Super Paper Mario),它的概念非常有趣,原本馬力歐是遊走在一個2D的平面世界裡,走著走著就會遇到障礙卡在當場(如左圖)。但這時候,只要切換成3D模式,玩家就會恍然大悟,原來出路竟是這麼的簡單(如右圖)。

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所以啦,乍看之下職場有很多惱人的問題似乎無解,尤其是涉及組織的管理議題,身為小PM的我們更是無力。但如果切換一下視角(以你自己的職涯成長來看),這些障礙也不過是「馬力歐」的層層關卡之一罷了,既然離開了這關,就繼續下一個關卡(你可以趁機選擇制度較成熟的公司),只要記住你想去的方向就好,那反倒是最重要的!

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姚詩豪 Bryan Yao

成大土木所與美國西北大學專案管理雙碩士、識博公司共同創辦人、普錸資訊資深副總、國際專案管理師(PMP)、甲骨文與微軟認證顧問。曾任紐約市環保署顧問、MWH Global, Inc.專案控制經理,參與國內外多項大型專案並擔任百大企業之諮詢顧問。擅長以詼諧的筆觸以及理性的思維來探討生活中的大小事。文章常轉載於《商周》、《天下》、《經理人》等媒體。與張國洋合著《三年後你的工作還在嗎?》以及《沒了名片,你還剩下什麼?》。

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11 則讀友回應

  1. kay 2016-05-04 21:58:45 第 11 則

    布大師
    您的描述十分生動,讓人腦中浮現許多有趣的畫面.
    但想請教您,若天性不是牧羊犬系列,在職涯規劃上是否比較適合走「工匠」這類有專業技能產出的規劃呢?

  2. aqs 2013-12-11 21:33:23 第 10 則

    應徵工作時,
    老闆說請不起正職(ps、其實是委婉的告知我條件不足)
    或許可考慮可兼職接案,
    但接案如果老闆無法獲利,
    就不能付錢給我,

    意思是說,
    除非我有把握接案能老闆賺到錢,
    我才有收入,
    不然就是、
    沒錢當練功,有錢皆大歡喜,
    至於轉正職領薪水,自動放棄

    • Bryan Yao 2013-12-11 23:11:10

      >>但接案如果老闆無法獲利, 就不能付錢給我,

      我還真沒聽過這種的,那乾脆你自己出來接案算了...

  3. IT肥蝦 2013-01-11 10:34:33 第 9 則

    XP或SCRUM目前肥蝦覺得適合小一點,直接面對客戶的專案!
    大型專案的困難度較一般的程序型開發流程來比也不會比較容易~~~

    Dear dauthi~~
    我欣賞您的態度!!!!救火隊長不好當~~~

  4. dauthi 2013-01-09 16:18:22 第 8 則

    把沒人要管的爛攤子,收拾上軌道也算是樂趣之一

  5. Gee 2013-01-07 09:45:43 第 7 則

    汪汪汪~汪汪汪~汪汪汪~汪汪汪~汪汪汪~ (意:我不是boy啦!! T_T)

    賤狗是否也很矯情!!

    敏捷式開發法,於理論上很有幫助。但還要端看目前你所在的產業及專案的類型,還有客戶端是否能夠接受,專案的團隊是否能夠配合等等。如果面對有些類型的合約是有交付里程碑的狀況,可能還是不太適合,避免受罰。