簡報中的「控場」議題:準備過程中,你有仔細規劃力道再行動嗎?

簡報中的「控場」議題:準備過程中,你有仔細規劃力道再行動嗎?

很多年前,我去紐約進修,課程是關於職場人士必備的「商務溝通」技能。上課之前,我和旁邊一位化妝品牌的巴拿馬籍行銷經理聊了起來,兩人輪流分享工作上常遇到的溝通問題和挑戰。

當時我們都很期待稍後上課的老師,可以提供不同解決問題的視角。

但是當課程開始沒多久後,我們就後悔了。老師一進來就發給每個人好厚一疊的講義,有書信、簡報、社交、會議等各式溝通情境的「表達句型」,接著老師叫我們拿出「簡報」的講義,開始一一「帶著我們唸句子」。

唸句子?!一堆人面面相覷,我們不是來學「溝通」的嗎?果然,外國人的成長環境可是鼓勵踴躍發言的,於是同學開始陸續打斷老師的話,有人問「如果今天客戶遲到,結果搞到時間只剩3分鐘,而客戶的臉上又寫著『沒耐性』三個字,那我還要照樣開場嗎?」。

另一同學又問:「每次要跟客戶解釋問題都很困難,他們聽不懂就說我的簡報有問題,該怎麼辦?」……只見老師都是先愣住,然後硬擠出一個答案,像是客戶遲到,自己只剩3分鐘簡報,就叫同學「唸快點」或是「跟客戶再約別的時間」。

教簡報,好像也不是外國的月亮就比較圓……

簡報,講究的是控場,不是簡報本身

我本身在業界工作過,當過PM,也負責過品牌行銷和公關,輔導過各行各業的職場人士。我非常清楚,無論你的簡報內容背得多牢,眼前的人(對,就是那些看著你的聽眾)就是有辦法讓人脫稿演出。

比方說,報告到一半就直接問:

「you sure this is the best price? 」
(你確定這是最低價?)

或是「What about other customers? Their order? 」
(其他客戶下的量是多少?)

要不就是才剛開口就是「so?」的表情

要不就是「Sorry, I will be 30-minute late. Please speed up your report later. 」
(我會晚到30分鐘,等下請你報快點)

這些種種會令人瞬間斷片的「實境題」,挑戰絕對不是你有多少專業或者簡報本身,而是你的「控場」能力夠不夠。

在這裡,我就舉兩個跟「時間」有關係的簡報控場問題。

控場問題1:將時間分配給錯的議題

簡報的時間感覺,是由「聽眾」決定,不是講者。做簡報前要先釐清「聽眾」願意給多少時間聽我們簡報,而不是賭一把,或是想說多久就說多久,否則就容易發生花最多時間闡述的內容,卻不是聽眾最在意的。

舉個學員的例子來說,一個產品的簡報時間只有十分鐘,他分配了七分鐘講產品優點,卻只分配了三分鐘來講產品對客戶的好處,你覺得客戶會把前面七分鐘聽下去嗎?這七分鐘對客戶來說,會不會特別漫長?在覺得漫長的時候,會對產品有好印象嗎?下單的機率高嗎?

控場問題2:簡報總是講不完

學員常發生的問題,就是對每個議題要花多少「時間」準備,沒有時間概念,就會連帶影響到整份簡報的「準備」時間。

請想一想,一樣是十分鐘的簡報,總共要講兩個議題,第一個議題預計講二分鐘,第二個議題要講八分鐘,不同時間的條件下,投入力道就該不同。很多人一開始做簡報時不會先思考這個投入,總是在第一個議題上下最多苦工,接下來議題簡報做起來就會越來越沒力。這是沒「算清楚」力道就開始做投影片,最後下場就是自己製作簡報的時間很長,上台簡報的時間又無限延後,然後效果怎樣都很不好。

有些學員問我:「老師,我的專業不錯,可不可以無招勝有招,不要太在意簡報技巧,用專業來說服對方就好?」

我要說的是,「專業技術夠強,其他的都不太重要」的時代已經過去了。

簡報並不是一種單向的報告,簡報是一個影響在場所有人的工具,還得適時看狀況控制場面。業績報告需要簡報,目標會議需要簡報,帶領團隊需要簡報。

不會簡報,不能控場,影響力等於0。

要知道,幾乎大部分的公司,看的從來不只是個人績效,看的是協作能力。一個人在職場越成功,大環境對其簡報能力的要求就越高。簡報能力是擴大你個人品牌,提升個人影響力的第一法寶。特別是對中階管理者,如果你因為簡報能力不佳,而喪失了許多機會,實在是非常可惜的一件事。

在我的簡報課程裡,我也會提到這樣的簡報能力,該如何提升和成長。

對了,值得一提的是,之前某科技大廠的一位日籍主管透過人資聯繫到我,他即將代表公司主持產品發表記者會,希望可以加強自己的簡報能力。

有趣的是,他之所以會來找我,是因為他的台籍同事,之前在內部簡報上的表現很搶眼,一問之下,才知道原來是上過我教的內訓的緣故。

最後讓我工商一下囉~我的中文簡報課要開了,希望大家都有機會來上看看Joy精心開發的簡報課,雖然還不知道能不能解封,但是先報名的先贏在起跑點,優秀的人,總是先把進修準備起來的,對吧?期待解封的第一堂課,我們就能在課堂上相遇!

本文轉貼自:我是黃喬伊(原文標題:為什麼簡報常講不完?你是否沒算清楚力道就開始做PPT

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