有錢有閒靠投資

有錢有閒靠投資

Joe前幾天po了一篇「所以..真的是我太不同了嗎?」讓我回想起自己一路走來對於「個人管理」這件事還真投入了不少心力。我記得小學一二年級的時候,老爸就帶著我和讀幼稚園的弟弟,去當時算高級的金石堂書店的文具部,一人買了一本進口的筆記本,用來記錄每天背下的詩詞(老爸是國文老師),還有記錄收了哪些叔叔阿姨的禮物,壓歲錢等等。小時候傻傻的,大人怎麼說我就怎麼做,但或許就是這樣,也養成了這種記錄整理的習慣。

國高中的時期,開始注意並使用萬用手札這種東西。上了大學,Palm出了第一代的PDA,我立刻買來使用。在國外讀書工作的時期,我用了一套叫做Quicken的軟體來管理財務。近年來,我則是以個人筆記搭配Google的雲端服務作為主要的管理工具。

如果把個人管理分為時間和財務兩大塊,光是時間管理的部份,可用的工具就百百種,老實說,這幾年下來,我有時也懷疑到底這些工具能幫我們多少?會不會花在「運用工具」上的時間,比省下的時間還多?在專案管理的領域,我們常教導我們的客戶,軟體只是一項工具,重點是管理的核心精神。同樣的,我也常問自己:「時間管理」背後的本質到底是什麼?

我一直有種感覺,「時間」跟「金錢」是極度相似的東西,「時間就是金錢」這句話都聽到爛了,但當我更深入地觀察,我發現有錢的人,似乎時間也比一般人多!很多名人,可能是企業家,或是明星,平常要經營自己的事業,出席各種公開活動,同一時間居然還能出書,而且書是歐洲旅遊的遊記!這些人怎麼「美金」多,「美國時間」也多。而我們一般朝九晚五的上班族,卻「忙碌」到連帳單都沒時間繳。這中間的自由度差距真的很大。

有錢人靠錢來滾錢(也就是投資),所以財富可以成倍數成長,這可以理解。但他們看似比一般人多的時間是怎麼來的?除了跟浮士德一樣和魔鬼做交易外,一定有種類似「時間投資」的技巧,讓他們在同樣的生命中,能完成更多有趣有價值的事情,甚至能「滾出」更多的自由時間。這樣的概念在我腦中很久了,但一直到最近我看了Stephen R. Covey的「The 7 Habits of Highly Effective People」還有Joe推薦我看的本田直之所著「槓桿時間術」,我才對這隱晦的概念有比較深刻的了解。

先拿錢來做比方,假設你今天中了樂透2000萬,而眼前只有兩種選擇,一個是買台藍寶堅尼跑車,一個是買下一間黃金店面,今晚,你要選哪一道呢?如果有看過「富爸爸窮爸爸」這本書,根據「現金流」的觀念是該選擇後者。因為花同樣的現金,後者可以出租,會產生現金流。至於買跑車,雖然在資產負債表上也是一樣資產,但不會產生現金流入,反而會因折舊、保養、油料的因素造成現金流出(這剛好解釋了不少人中樂透幾年後又打回原形的原因)。

我們或許沒有2000萬在手,但不論貧富,每個人擁有的時間都是一樣的,這是上天最公平的恩賜。所以時間運用的技巧是高還是低,唯一的差別就在於你把時間「押注」在哪裡。以下這個「時間管理的四個象限」是Covey在書中提出的,Joe也曾在「管理藝術(四)之 主動發現、弭禍於無形之中」文章中提過。

根據Covey的說法,世上所有要花時間的事情,都可以歸類為四個象限中的一個。越往上代表「重要性」越高。越往左代表「急迫性」越高。我把這圖形稱作「時間押注盤」。我們每天都獲贈24個籌碼(24小時),就看你要押哪裡,押對了,手上籌碼(=可支配時間)會累積得越來越多,押錯了,不但得不到更多的自由時間,反而會欠下「時間債」,要用未來的籌碼來還。

多數人的問題在於,不管有意無意,都會把大多數的時間押在左半部的I、III象限。第一象限是又緊急又重要的事情,像是危機處理,或是追趕期限等,簡單地說就是「救火」。一天到晚救火的人,會產生一種「英雄式的光環」:像是華爾街的交易員一般,同時夾著好幾支電話,一副大忙人的架勢。但救火的原因其實是「失火」了,我會想問,這人為什麼總是有那麼多危機?第三象限是有時間性但其實不重要的事情,像電話鈴聲響起,例行會議等。我發現不少人在談公事時,只要電話一響,他們完全不看來電顯示就立刻接聽。也就是說這些人無法忽視任何「迫切」的事情,儘管那只是一通推銷電話。這些人向「急迫」性的I、III象限,源源不絕地推出了大量時間籌碼,這是個無止盡的循環,永遠處理急事,造成的結果就是越來越忙,而且每件都是更緊急的事!

要擺脫越來越忙的循環,唯有「咬牙」把時間押注在第二象限,也就是雖「不緊急」但「很重要」的事情。為什麼說「咬牙」,因為當我們被急迫追趕時,很難挪出時間投資在這裡!對,就是「投資」,第二象限是唯一會產生正向「時間流」的一區。進行事前準備、詳盡規劃、預防措施這些事情,雖然也很花時間,但它們會降低其他象限的比重,衍生出更多的可支配時間。就像投資理財一樣,如果把手上的錢都投資在會產生現金流的標的,花在奢侈品的比重相對降低,自然就開始出現「錢滾錢」的效益。

達到時間自由的關鍵不是在「節省時間」,就像要達到財務自由,關鍵也不是在「省錢」,而是要把時間投在對的象限,產生更多的可支配時間。我歸納出三個作法,一是「篩選重組」、二是「系統化」、三是「委外」。

「篩選重組」就是盡量捨棄第四象限(不急迫且不重要)的事情,且把第三象限(急迫但不重要)的事情集中處理。這需要一點自制力和規劃力。比方說,將每天回覆Email的時間固定,中午一次、傍晚一次,而每天也隔出一段時間,留給第二象限(不急但重要),此時不接任何電話或參與會議。聽起來好像大老闆才有權力這樣做,但其實不然。平常早到公司一小時,就可以有段不被打擾的時間。另外,如果可以,特定時段讓手機靜音,或至少把Email即時提醒功能關掉,也是一種方式。

「系統化」就是建立一套機制,讓重複性的工作可以快速完成。Joe之前提過他因為「懶」,所以凡事都追求快速簡潔。我的個性則是容易「厭煩」,很容易因為重複性的事情感到無聊。以前擔任結構工程師時,我發現不管橋樑還是樓房,都會遇到計算方法相同的組件,等於每次接到一個設計案,其中都有一部分工作是重複的。我於是自作主張,將這些重複的計算寫成標準程式,以後碰到只要直接套用即可!一開始的確花很多時間,但這樣的系統完成後,後面的工作卻可以飛快地完成,錯誤明顯降低,更重要的是其他同事都可以使用,順便把我的「無聊病」也治好了。同樣的概念,我也應用在後來的顧問工作,我把常用的投影片分門別類合成一個大檔案,以後針對不同的需要,我只要開啟這的「資源庫」,這一組抽兩張,下一組抽三張,就拼成了一個新的簡報檔。系統化的概念跟傳統「節省時間」的想法正好相反,反而一開始要多花時間,但這就像一種投資,會讓你在未來生出更多的自由時間來做更有意義的事。人類的歷史就是因為發展出農牧業(系統化生產糧食),才讓大家有更多時間從事多樣的發展,造就出今日的文明。

「委外」指的就是把事情交給別人處理,讓自己有更多的時間專注在重要的事。要做到這點,有兩個最大的阻礙,一是「不想花錢」,二是「沒安全感」。

有句話說:「富人用錢來買時間、窮人用時間來換錢」,我常拿這句話來警惕自己。我們的上一代生活拮据,會為了省一段公車錢,多花幾十分鐘走路或轉車,主要因為錢很少,但時間很多。不過我相信會上網看本篇文章的人,應該不至於貧困至此。雖然這樣說可能會傷到不少人,但我覺得,如果靠為了湊滿工作時數,來換取固定薪資的生活方式,要達到財務和時間的雙重自由是非常困難的。有錢人越來越多,中產階級薪資卻日益縮水的趨勢,不只發生在台灣,而是全球現象。我漸漸學會思考自己的價值何在,進而把大量時間投注其上。舉例來說,家裡水管壞了,即使我有能力修,我也寧願花錢交給專業人士處理。多出來的時間就算能多讀半本好書,寫篇短文,對我來說更有價值。當然,把DIY當做個人休閒興趣又是另一回事了。

我想多數人都同意,一個高效率的主管,是能帶出一整個高效率的團隊,而不是靠自己瘋狂加班以一擋百。因為一個人再怎麼拼命,也不可能完成一整個團隊的工作量,就算他腦袋行,肝臟也不會支撐太久。但實在有不少人(多半屬於「牛人」一族)事必躬親,不放心把事情交給別人,要不就是怕別人做不好,要不就是怕自己重要性降低,總之就是欠缺踏實的「安全感」。以我自己來說,這幾年工作和創業的經驗讓我發現自己要學的東西還真不少,翻開我的「待學科目」清單,光這兩年就包含了資料庫分析、網頁設計、平面設計、行銷管理、管理會計、總體經濟、日文……族繁不及備載。但我現在有了全新的想法:個人的時間精力有限,與其於什麼都自己來,還不如花時間找到對的人來執行,並且學習如何管理成果,這樣才能讓時間發揮槓桿的效果。

文章開頭我們提到了各式各樣時間管理的工具,加上年底書店紛紛推出了下年度的個人手札、年曆等,讓我有感而發,整理了多年來我對時間管理的心得。我認為應該先建立起對時間管理的大策略與大方向,才能正確有效掌握這些工具,甚至有能力開發出屬於自己的工具。

5 則讀友回應

  1. 大頭病 2015-06-24 19:22:02 第 5 則

    請問, 若是在開發新市場和新產品上, 能不事必躬親嗎? 我最近開發外銷市場就很有這種體會, 是不是有更多有策略的方法可以指點一下?系統化.委外甚麼都好, 有客戶就好了...XD

    • 姚詩豪 Bryan Yao 2015-06-25 06:03:37

      有些關鍵的事情還是要自己來才行!這時時間管理就更重要,必須學習什麼是關鍵,什麼事情可以分工!

  2. 就是那個Chris 2010-10-29 13:47:02 第 4 則

    我覺得你可以把錢委外給我花...真的

    • Bryan Yao 2010-10-29 15:37:52

      同學,「委外」的原則之一是要找專業的人,你的軟體開發不錯,所以我會委外給你,但花錢這檔事,我覺得你根本不行嘛!我一般都是委外給我老婆~(含淚...)

  3. Joe Chang 2010-10-28 10:34:12 第 3 則

    Hello Sunny

    我不同意時間不能被管理
    事實上我覺得是有方法的
    而且這方法區別了人最後的成果...
    或許我也來針對這主題多寫一篇我的心得好了?

  4. sunny 2010-10-28 09:55:23 第 2 則

    曾經看過一本書提到~我們只能管理「行動」、無法管理「時間」。

    然而,如何妥善「取捨」行動真的不太容易…

    • Bryan Yao 2010-10-28 11:07:26

      我也覺得生活中就是不斷「取捨」的過程,什麼都重要,最後等於什麼都不重要!不知道這四個象限對你的「取捨」有沒有幫助?我自己覺得這個很棒的工具,讓我們對事情的排序有個整體的概念。

  5. 路人丁 2010-10-28 09:48:45 第 1 則

    太棒了,一語驚醒夢中人~

    • Bryan Yao 2010-10-28 11:03:01

      我讀完文章中提到的這幾本書後,也是思考了好久,最後也才有恍然大悟的感覺!