Work Smart, Don't Work Hard

Work Smart, Don't Work Hard

最近為一件公司小朋友的事情搞得有點心煩意亂。

前幾周週,因為聽說某個專案有些小紛爭,所以跟著該專案的助理去參加了幾次他們每日的工作會議。 當場也確實看到一些互動問題。

其中一個我發現的問題在於專案助理跟技術Leader的工作切割不清。 我也就建議了助理該如何跟Leader切割工作。 除此之外,也覺得該專案的助理與PM彼此工作交疊太重;PM一直兼做著助理的事,甚至所有會議都是大家一起參加。 從我的角度而言,這樣實在很沒效率,所以也建議了調整方向。

我調整的目的並不是覺得PM應該高高在上。 只是當PM太站在第一線時,卻也可能因為缺乏高度而見樹不見林。 這次的問題某種程度也真是歸因於該PM太專注於細節以致於缺乏總體規劃,而讓其他部門主管詢問資訊時無法給予專案全面的資訊。 雖然PM也去掌握細節沒甚麼不好,但若PM花太多時間去弄細節、反而失去焦點並無法回應別人的詢問時,那就本末倒置啦。 既然如此,切割並重新定義工作是很必要的。

至於專案助理,我也趁著這機會希望讓他們做事的方式能更一致些。 此外,這些助理小朋友常抱怨沒機會接觸一些比較規劃層面的事情。 為此兩個理由,我就想說這次不如就把一些最細部的時程(如Activity間的團隊會議或是查核事項安排)交由助理來規劃。 這樣PM可以輕鬆些,只要去管理WBS的規劃並監控到Activity的進度,將會有較多時間能掌握專案全貌。 這樣整份Schedule的可行性還有流動性會更佳。

當PM規畫出專案Schdeule全貌,或是每週進度回報Schedule重算後,助理則接續規劃後續三周的細節。 讓助理們既有少量的規劃工作、又能肩負執行自己規劃的東西。 增加工作的思考部分、也可以透過自己規劃來增加對工作的commitment。 我想說,這應該是皆大歡喜、一石二鳥;既解決了專案問題、又解決了PM的疲累、也讓助理們覺得工作有趣味。 為了擔心助理們從來沒有這樣的訓練,會不知道從何開始。 我還特別設計了一個簡單的格式讓他們可以由此接手去思考、繼續發展更細的規劃。

想說大概萬無一失,一段時間去看看結果就好。

兩週後我又去了解一次,這次發現會議中助理連張紙都沒帶。我當下很訝異,於是問大家說當時我建議的方式呢? 後來的規劃如何了?

他們回答說:「後來沒有做。」
我說:「怎麼? 為何沒有做? 是哪裡有問題嗎?」
他們回答我說:「我們看不懂為何是要規劃到三週內。」
我很訝異:「既然如此,為何不詢問我呢? 三週也好、兩週也好、四週也好根本都不是問題。 你覺得有疑問,為何不問我?」

之後找了該專案的PM討論。

PM很努力跟我解釋案子中專案助理們都很辛苦。 常常加班、雜事很多、平常都待得很晚。

聽到這種話我就發火了。大家很辛苦的部分我了解,只是我一直無法理解,為何大家能持續讓事情這麼辛苦而不試圖改善。尤其不覺得拿「很辛苦」這點來說服我是合理的,因為我從來不覺得大家應該做的很辛苦,也不覺得很辛苦是「關鍵工作」無法執行的理由。我知道助理常常有很多會議要參加、很多雜事要去做、也常常聽他們得花很多時間整理會議記錄,也理解那種種都很花時間。

但誰的工作不辛苦呢? 很辛苦就可以埋頭苦做,不想辦法如何更有效率了嗎? 就結果論來說他們確實是辛苦;但從另一個角度來思考,會議記錄值得花很長時間來寫嗎? 一個PM帶著兩個助理一起參加一下午會議的事情。 讓三個人一起浪費掉時間我卻總覺得那是不必要、也不合理的執行方式。人力難道沒辦法做更有效率的配置嗎? 而雜事本來人人也都有。 去判斷輕重緩急、抓大放小難道不是更重要的嗎? 當工作似乎有過了頭的辛苦時,其實表示更該花心力時間去思考怎麼有效的分工與改善。

對我而言,PM的工作一大部分是規劃與思考,去讓專案順利、提報問題、示警。 而不是拉著一堆人搞得很辛苦,弄得哀鴻遍野。 我甚至都出來協助大家了,大家卻還寧願照了老方法的執行上,然後跟我說東西做不出來,是因為大家太辛苦。 這是甚麼樣的邏輯思維呢?

最讓我生氣的是,我一再跟小朋友們強調。碰到問題,你可以反應出來,覺得某個建議窒礙難行也可以提出。 我畢竟不是第一線的人員,有些想法可能太理想了,那都可以提出來討論。 而不是聽了不懂,不問、不想、也不反應。 若都只是不聲不響的埋頭苦做、而不去思考是否可以改善與調整,那這樣的專案成員對公司而言有甚麼用呢? 有問題自己無法解決都不往上回報,這已經不是辛苦可以解釋了,而是逃避責任或是粉飾太平了。

最近一直在聊到「性格決定命運」。 對我而言,這也是另一個類似的例子。 小朋友抱怨不能一展長才。 但今天我都趁這機會讓小朋友可以做些規劃性質的東西了,但結果呢? 大家還是寧願躲在殼裡當個執行助理。 這又怎麼能抱怨公司不願意給他們更多責任呢? 助理變成PM不是年資增加、或是很辛苦寫會議記錄一兩年就有用的;重點是這人到底有沒有心去學習到管理的思維、有沒有培養出發現問題並解決問題的思維。

公司需要的是能輕鬆把問題解決的人、而不是埋頭做到爆肝的人。

如果不能改變思維、調整做事方法,只是抱怨不被重用;命運自然只會給出不被重用這樣的結果的吧?

21 則讀友回應

  1. 汎用貓型兵器 2011-07-21 04:14:23 第 21 則

    愛的教育不等於不打小孩啦
    而且目前這個社會對愛的教育的誤解和濫用
    本來就是植因於“只有打罵教育“這個錯誤的延長線上
    會對小孩寵溺,不就是因為自己以前被打得狠慘
    所以不想讓自己的小孩受到一樣的苦嗎

    我認為關鍵在於父母心態的正確和教育的”執行力“上
    如果教育執行力夠,不管有沒有打罵
    問題都還是被解決了,不是嗎
    但比較危險的是使用暴力就是容易讓人腐化墮落
    而且傳染度高

    • Joe Chang 2011-07-21 08:59:42

      我覺得是否用打是其次
      但要讓小孩學習挫折感是真的很重要的

  2. IT肥蝦 2010-10-06 22:22:42 第 20 則

    "不打不成器"當孩子小分不清是非與對錯之時,用打是確實的!
    但我家有個習慣從小養成的!

    要是我來得及在她們睡前回家會跟她們說"爸爸愛妳"她們一定得說"我永遠愛你"

    當剛打完她們後入睡,我還會是進去跟她們說"爸爸愛妳"她們也說"我永遠愛你"
    是不是太高壓!我也不知道,但就是讓她們感覺到父親的威嚴出於愛意!

    專案助理!我是沒有過!基本上,我沒有專案助理,我現在的公司或以前的公司都還是行政專員或助理去打理!

    我想我的性格出自一些弔詭的單位,公司!以前PM不會跟初級Programer講話!
    PM以上的經理不會跟專案的資深Programer講話!
    總經理也只問PM跟資深SA!
    加上回答若不夠smart,就會被打斷,被罵,被說沒潛力!

    所以有些人會努力爬,也會鬥爭!
    好像有點恐怖!但等你講出的話夠水準,也就換得上面的尊重!就不會太深入你負責的區塊!不然就好像是一個空氣人!只有在年終尾牙才能約略的放開禁忌!

    我想這道理跟帶小孩也是一樣的!
    也許這也是印度的種姓制度可能助於印度軟體資訊業的發展內在原因之一吧!

    • Joe Chang 2010-10-07 12:21:46

      肥蝦兄描述的狀況不就是一般的社會現狀嗎?
      也不用甚麼特殊公司,幾乎哪裡都是如此吧?
      要不是有實力、要不是有地位、要不是有錢
      不然確實聲音是很容易被忽視的..

      這也是我對於愛的教育不以為然之處
      因為世界根本就不是這麼一回事啊
      父母若創造一個環境跟真實世界落差很大的
      那將來只是讓小孩增加挫折感而已...
      除非父母有能力讓小孩子一輩子不用面對社會...

  3. jen0913 2010-10-06 18:54:53 第 19 則

    Sorry, 忘了補充這一塊, 當初我也有此疑問, 那位媽媽認為:八年級的父母面臨的是雙薪家庭才能養活小孩的經濟環境, 所以八年級的成長環境沒有七年級好, 當然, 這些都是統計相對值, 不是絕對值, 而且沒有考慮到現代人生得越來越少因而越來越寵的問題。

  4. amanda0913 2010-10-06 15:38:23 第 18 則

    前段時間, 一位有八年級女兒的媽媽講她不希望將來女兒交往到七年級的男朋友, 原因是七年級生的父母正好經歷經濟起飛的時代, 所以他們的小孩是在比較優渥的環境中成長, 嬌生慣養的比例比較高, 當然這不代表全部都是草莓族!!
    最近幾年的專案, 在公司及客戶那裡接觸到一些七年級生也印證了這個理論, 不代表他們都是不好的, 而是七年級生的思維模式已不同以往六年級更晃論五年級生, 瞭解年輕人在想什麼、要什麼, 如何管理及引導他們, 這是所有企業都必須因應的, 因為總不能十年都不應徵新鮮人吧!!這考驗所有老鳥們的智慧!!

    • Joe Chang 2010-10-06 18:24:25

      不過八年級就比較不嬌生慣養嗎? :P
      我是覺得開始走愛的教育開始的,恐怕都很可怕

      雖然我的意見不符合社會主流 (恐怕也缺乏政治正確)
      但我覺得學校老師就是應該要打...
      小孩子真是不打不成器...

  5. 威力 2009-01-01 00:35:35 第 17 則

    恩!!!他是痛到了,不過都是等到最後才處理,當然,最後的處理就是生意不好裁OP,全體人員降薪,幹部呢,早就痛很久了。

    • Joe Chang 2009-01-01 21:50:09

      對他而言應該也是個學習過程。
      有學到始終也好過沒學到嘛,下一次應該就會願意短痛了吧??