經科學實驗證明,最具影響力的辦公用品是:便利貼!

經科學實驗證明,最具影響力的辦公用品是:便利貼!

最近在積極準備影響力有關的演講,不禁回想起2006年剛到紐約上班時的種種回憶。以前留學的時候自認英文還過得去,但真正進了公司卻又是另一番光景。我待的是商業顧問部門(Business Solution Group),同事都是有經驗的顧問,而客戶都是市府的決策主管,每個人都是能言善道、口若懸河的狠腳色,每天八小時的工作至少有六小時都是在溝通、說服、辯論、腦力激盪。那段時間逼得我善用所有可能的方法與工具,來進行說服與影響,這其中包括一樣桌上的文具:便利貼。

我當時就發現,如果你要請別人幫你做事,尤其是完成一些表格文書的工作,這張黃色的小貼紙,可以產生不小的魔力!好比說,當你要請同事回報專案進度時,不管你用口頭提醒、Email通知、或用傳訊軟體,效果都比不上寫張小黃貼貼在對方的額頭螢幕上有效。

箇中原理我也說不上來,一直到前天看到一篇Joe分享給我的文章,我才恍然大悟。這篇來自Robert B. Cialdini等幾位心理學家合著的Yes!: 50 Scientifically Proven Ways to Be Persuasive,談的就是便利貼在辦公室裡帶來的影響力!

這篇文章來自於一個實驗(不是3M公司贊助的喔!):任務是要讓辦公室的受測者填寫問卷,發放問卷有以下三種方式:

A. 在問卷上貼張便利貼並寫上請求協助的留言

B. 直接在問卷的封面寫上請求協助的留言

C. 直接給問卷,沒有任何留言

實驗結果發現,A方法的回應比例為75%,B方法為48%,而C方法僅有36%。

科學家做了一些猜測,會不會因為便利貼是黃色的,比較醒目,才造成回覆率這麼高,其實跟便利貼上的留言根本沒關係?為了確認這點,又進行了第二階段的實驗,發放問卷的方式改為以下三種:

a. 貼上便利貼並寫上留言(同A)

b. 貼上空白的便利貼,沒有任何留言

c. 沒有任何便利貼(同C)

這次的回覆率分別為:69%、43%、以及34%。結果「便利貼加留言」的方式還是大勝!這正是我在紐約常用的招數。

科學家對實驗結果的解釋,我認為與我的經驗十分吻合,其實說出來不值錢,就是:人們喜歡被尊重,被看成是獨特的個體,所以親手撰寫的便利貼,會讓人有種「專屬尊榮」,感覺對了,自然對上面寫的要求認真看待。

除了這個有趣的實驗之外,我也想和各位分享一下便利貼的「正確語法」,會更加強接受者的「尊榮感」,當然,你的要求或提醒也就更有效力。範例如下:

memo

這裡面有幾個重點:

第一,雖然是貼在對方的辦公空間,但還是要稱呼對方的姓名或職稱。溝通大師戴爾.卡內基說過,「自己的姓名,是最悅耳的聲音。」稱呼對方的姓名,永遠不嫌多!

第二,先說明對方該做的動作(請回電),隨後補充簡單的事由。讓讀的人第一眼就知道自己該做甚麼事情,至於後面的事由則讓人有個大致上的心理準備。至於電話號碼這類的細節,如果確定對方知悉那當然不用附上,否則加上去可以幫對方省個一兩分鐘,也是展現你的貼心,這對你的上級主管尤其重要(但最好不要叫他小張)。

第三,署名,並加上時間,這是很多人忽略的一點。便利貼上的文字力求簡潔是沒錯,但讀的人可能會衍生一些你想不到的問題。例如小張可能想知道對方是何時打來的?說不定幾分鐘前才跟喬治通過電話,便利貼上的問題已經解決?又或者財務部有兩個喬治?總之有很多可能會讓小張想要找老布問清細節的狀況,多留個名字和時間,就可省去對方核對筆跡與案發時間的功夫,除非你在FBI上班那另當別論。

至於便利貼要貼在哪裡?這也挺重要。我的原則是,跟貼租屋廣告一樣,盡量讓它醒目一點、留久一點。電腦螢幕邊框是個好選項,因為通常不會被馬上撕掉,但前提是對方的螢幕只有你這張便利貼,如果螢幕已經被貼得密密麻麻(你應該也有這樣的同事),我會貼在對方的鍵盤,或是辦公桌面中間,以醒目為原則。

在職場上我很相信一件事,年輕時要以專業技能為立足點,先站穩腳步,獲得大家的認同。但隨著年齡增長,就要把重心放在有效地表達自己,影響他人,以促成合作。影響力就是最有效的「槓桿」,能讓你的職場生活發光發熱,精彩可期。或許不是每個人都有機會唸明星學校、或有富爸爸加持,但影響與表達的功力絕對是可以透過學習加強的,在未來的演講與文章中,我也會陸續跟各位分享一些專家的發現與我自己的經驗。

圖片來源:http://blog.shoplet.com/office-supplies/best-of-office-weekend-roundup-8/

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姚詩豪 Bryan Yao

成大土木所與美國西北大學專案管理雙碩士、識博公司共同創辦人、普錸資訊資深副總、國際專案管理師(PMP)、甲骨文與微軟認證顧問。曾任紐約市環保署顧問、MWH Global, Inc.專案控制經理,參與國內外多項大型專案並擔任百大企業之諮詢顧問。擅長以詼諧的筆觸以及理性的思維來探討生活中的大小事。文章常轉載於《商周》、《天下》、《經理人》等媒體。與張國洋合著《三年後你的工作還在嗎?》以及《沒了名片,你還剩下什麼?》。

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2 則讀友回應

  1. 簡玉珊 2016-12-30 09:48:11 第 2 則

    『Yes!: 50 Scientifically Proven Ways to Be Persuasive』這本書有中文版,有興趣的人可以找來讀喔http://www.books.com.tw/products/0010703398

  2. Jessy 2014-03-28 15:00:22 第 1 則

    便利貼其實是個好工具,我也愛用來提醒同事...你還欠我"甚麼東西歐"
    不過以下是幾個 我覺得貼了會讓我有點 offensive的地方
    1. 螢幕面上
    2. 螢幕邊框的正上方 (除非是我老闆)
    3. 筆記型電腦任何一個地方
    4. 電話鍵盤上面

    比較客氣的地方:
    1.筆電的左手邊桌上
    2.電話機的下方桌上
    3.需交付給我的文件上面