剛進新公司別瞎忙,先做好這七件小事

剛進新公司別瞎忙,先做好這七件小事

我超愛做「清單」的,我覺得自己根本是個「清單控」:光手機裡就有各種購物清單(shopping list)、待辦事項(to-do list)、出國打包清單(packing list),而家裡大門上還貼著隨身物品查核單(checklist)。在公司我也請助理為各種標準作業流程(SOP)製作清單,其他當然還有想買的書、想看的電影清單、寫作的題材清單等等。我想陌生人看了這些清單大概也能對我的一生掌握個六七成吧!(我連最近要聯繫哪些朋友、遇到他們要聊什麼話題的清單都有)

今天來分享的是一份珍藏已久的清單,存在電腦裡好一陣子最近才挖出來。這份清單是以前到新公司on-board時的自我提醒,通常在第一個星期派上用場:這是「就任新職第一周必做事項」清單。

多年來每次換工作時我都會調整,最終內容精簡為以下七項:

√ 選擇靠近走道的位置

準備糖果餅乾

√ 默記同事名字、背分機號碼

默練接電話台詞

主管引薦後,二次自我介紹

60秒共通點的聊天練習

茶水間、吸煙區探勘

這當中有些你大概可以理解,有些可能莫名其妙,這就來為各位解釋一下。

1. 選擇靠近走道的位置

如果公司已經幫你安排好座位,沒得選,那當然乖乖接受。但當遇到可以選擇的時候,我一定會選擇辦公室裡的交通要道,人來人往的地方,而且離老闆越近越好。我知道多數人的選擇和我正好相反,有參加過生活講座的讀友應該聽我講過這個理由。

心理學家發現,想要有效地影響他人有六個「心鎖」要開,其中之一便是「喜好原則」:人們願意與你合作說到底往往只是喜歡你這個人,而喜歡的條件之一就是「熟悉感」。當我成為辦公室的新人時,我會儘量讓更多人(尤其是老闆)感受我的存在,習慣我的出現,而且是以靜態的方式,不是高調地出風頭。至於一進公司,便選擇隱密角落的人,其實大家也都心知肚明,你是想避開老闆或同事的眼光做自己的事情(就算你不是別人也會這麼想),老實說我會為你的未來感到憂心啊!

2.  準備糖果餅乾

這點大家應該不難猜,桌上常常放些零食和同事分享,可以建立輕鬆的交流環境,另外也可以建立「正向關聯」!什麼意思?吸收糖分會讓人愉悅且滿足,而你就在眼前,當然會有移情效用囉!這就是為什麼情侶一定要在餐廳約會的原因。

不過切記不要太做作,去Costco搬大桶零食放在桌上,這是辦公室又不是年貨大街好嗎?陷阱太明顯是誘捕不到獵物的。要「不經意」地放些零食在桌上,看起來像是你自己要吃的,但一個人又明顯吃不完的量即可。我有一個說辭是,我從小胃不太好,在醫生建議下養成少量多餐的習慣,所以常會肚子餓。(這也是事實啦!)

3. 默記同事名字與分機號碼

溝通大師戴爾.卡內基說過,「名字」是最悅耳的聲音。你能越快記住同事的名字,而且用正確的發音稱呼他們,是你上班第一周能展現最好的尊重。分機也要記起來,因為新人常有機會留在位子上(老鳥都去開會或洽公),若電話來了被你接到(這部分請不要閃躲),並且順暢地轉給正確的人,這絕對是大大的加分!

4. 默練接電話台詞

延續上一條,當接到電話後,新人總是慌慌張張。但其實你想想看,這搞不好是你進公司第一次對外(客戶、供應商、其他部門)的業務接觸,如果拿起電話,你能以老鳥一般的架勢從容回應,縱使只是代接轉接那幾秒鐘,我敢說你的老闆同事聽到了,絕對會默默點頭:嗯,這小子/妹妹有大將之風!

5. 主管引薦後再次自我介紹

新上任主管總是會帶著新人遊街示眾。我不知道你是如何,但我總覺得這一輪見面給人壓力很大,對方也很拘謹,總希望這尷尬早點結束。所以,我通常會另擇適當時機,再親自過去同事的座位上自我介紹。第二次的見面因為只有兩個人,氣氛變得輕鬆許多,可以真正聊些東西,也可以加深彼此的印象。至於要怎麼聊,請參考下一則:60秒共通點聊天練習。

6. 60秒共通點聊天練習

這練習很重要,最好平常就要練了!在辦公室你不可能與同事大聊特聊,尤其當你還是新人的時候。所以必須要在很短的時間內,找出你與對方的共通點。好比念同間學校、都有兩個小孩、都住在板橋、都有養狗、剛好舌頭都可以碰到鼻尖…是不是真的「很巧」並不重要,重要的是一定要在對話中找到彼此共同點。好處一,前面提到的「喜好原則」的另一個基礎是「相似性」,人們對於相似的人會自然產生好感,所以我們要建立雙方的共通點。好處二,幫助你自己記憶。第一周要認識的人很多,很容易搞混,你可以靠共同點正確地辨識出那個人,看到對方心中就可以想起:啊,這位就是也住景美的處長,那位就是有養貓的Jenny。

7. 茶水間、吸煙區探勘

辦公室裡都會有所謂的「次領域」,當中多半有些非正式的情報交換(上班族應該知道我的意思)。這些地方有一定的敏感性,不建議新人直接碰觸,除非你能拿捏得很好。我自己到了新的環境,會稍稍觀察一下這些地方(去倒杯水、經過樓梯間、上洗手間),順便看看有哪些人在裡面,但絕不主動加入攀談。為什麼要這麼做呢?當然是職場政治!如果你一上任,便發現有同事對你特別熱情,而這人又常常在這些次領域與他人竊竊私語,一看到你過來就噤聲,這樣的同事就要留意了。順便說說我對職場政治的態度,有人就有政治,職場本身就是個政治舞台,既然投入職場卻想要規避政治是不切實際的,不如仔細學習掌握「局」。只不過對新人來說,還沒足夠的時間累積情報,這時一定要小心不要輕易被捲入任何圈圈當中。

以上是我個人的經驗談,畢業季或是年後有不少人轉換新環境,這張個人珍藏清單就給大家參考!

 

本文已授權時報出版社,收錄於【三年後,你的工作還在嗎?】一書。若有轉載需求,請與時報聯繫。

 

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姚詩豪 Bryan Yao

成大土木所與美國西北大學專案管理雙碩士、識博公司共同創辦人、普錸資訊資深副總、國際專案管理師(PMP)、甲骨文與微軟認證顧問。曾任紐約市環保署顧問、MWH Global, Inc.專案控制經理,參與國內外多項大型專案並擔任百大企業之諮詢顧問。擅長以詼諧的筆觸以及理性的思維來探討生活中的大小事。文章常轉載於《商周》、《天下》、《經理人》等媒體。與張國洋合著《三年後你的工作還在嗎?》以及《沒了名片,你還剩下什麼?》。

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3 則讀友回應

  1. DEVIL 2014-02-28 01:14:28 第 3 則

    引用文章,以下內容:多年來每次換工作時..............其餘自己看

    你用了這些方法讓你換了多少工作.用了最後的最終版是不是就不會換工作了.

    • 姚詩豪 Bryan Yao 2016-08-26 10:47:02

      重點不是一個工作做多久,換多少次工作,而是「是你換掉公司,還是公司換掉你」。

  2. 路人花 2014-02-23 19:23:06 第 2 則

    參加員工私下邀約的旅遊算不算?我碰過不是全數員工,是部份員工比較熟的一群人出外邀約,那時候不熟很掙扎,但又覺得是認識大家的機會。

    • Bryan Yao 2014-02-24 02:13:29

      這是個好問題,我決定發到臉書的網聚交流團,問問大家的看法。
      網址是:https://www.facebook.com/groups/ProjectUP/

  3. Kelvin Kao 2014-02-20 16:26:33 第 1 則

    第一條我頗有同感
    我在這家公司剛開始上班的時候,他們給我的暫時位置就是在交通要道
    很方便跟人來人往的點個頭,打個招呼
    現在位置被換到比較隱密的地方,我發現就比較沒這個機會了
    (我也看到坐在類似我以前位置的同事 有跟我之前同樣的交際優勢)

    • Bryan Yao 2014-02-23 02:28:43

      有這個概念算是老手了!