Linkedin 發布的 2026 職場技能報告中，提到在 AI 時代，溝通仍是最重要的職場技能之一。巴菲特也曾在一場大學演講中說過：「有種簡單的方式，可以讓你的身價至少增加 50%，那就是鍛鍊你的溝通能力。」透過這篇文章，我們一起向溝通專家姚詩豪（Bryan Yao）學習，了解什麼是溝通；我們又能如何善用溝通技巧，以高情商創造職場競爭力！
*本文經資深溝通講師、職場作家姚詩豪審閱
什麼是溝通？
溝通指的是透過語言或其他方式進行訊息交流，確保雙方清楚彼此想表達的內容。
溝通的目的是什麼？
- 資訊同步
- 相互理解
- 觀點磨合
- 解決問題
職場溝通則泛指發生在工作情境的各種溝通，常見目的如想法同步、成果回報（向上溝通）、洞見分享、資源爭取、尋求建議、討論以解決問題等。
擅長溝通的好處有哪些？
在職場上，具備溝通能力的價值常體現於：推動專案時，你能成功為自己與團隊爭取資源、說服他人合作；與人合作時，你能展現高情商，妥善表達與接收；向上溝通時，你能闡明貢獻、得到上級肯定（進而升遷加薪）；向下溝通時，你能清晰教學與帶領，培訓可靠的左右手。
職場溝通怎麼做？5 個好上手的溝通技巧及示範
溝通技巧 1：以慢代快，想好再說出口
最讓人焦慮的職場溝通情境之一，就是在會議上突然被老闆點名。很多人常會瞬間不知如何回應，只能支支吾吾，會後又因為沒能妥善答覆而懊悔不已。
事實上，一被問問題就腦袋空白，這是源於我們在學生時代對考試的恐懼。我們會覺得一開口就要給出正確答案，不然就搞砸了。但職場並非如此，如果你反應沒那麼快，不用急著作答，反而該學會以慢代快，為自己創造一點時間！「以慢代快」不是故意拖延，而是在回答前先確認問題、整理思緒，再給出有結構的回答。 這是非常簡單、但很多人沒想過的職場溝通技巧！
說法示範：
當老闆問完問題，你可以再跟他確認一次：「老闆，您問的問題是○○○的意思，我的理解對嗎？」
溝通技巧 2：設計內容，注重表達結構
所謂設計內容，就是讓你說出的內容有結構、清晰易懂，而不是想到什麼就說什麼，最後顯得毫無章法。例如向老闆報告時，一個好用的結構是「金字塔結構」。金字塔結構的核心，是先講結論，再用理由、數據或具體案例支持結論。
說法示範：
同事提了 A、B 兩組行銷方案，老闆問你哪一組好，你可以告訴老闆：
「（結論）我認為相較之下 A 比較好。（理由）因為我做了研究，20 到 30 歲的年輕族群比較會被我們的產品吸引，A 方案正好主打這個年齡層。B 方案雖然很完整，但主打較高齡的族群，效果可能比較受限。」
你看，這樣回答，是不是就比你講一大堆，但都沒講你到你傾向 A 還是 B 來得清楚呢？
延伸閱讀：工作時被說講話沒重點，怎麼辦？
溝通技巧３：換句話說，讓話語更動聽
「換句話說」指的是，你可以有意識地善用修辭來「妝點」說法，讓它更婉轉，展現你的風度和高情商。
說法示範：
假設在公司裡有人誇你「很會做專案管理」，你除了回「我在這方面確實厲害」，還可以有另外幾種回應：
- 強調自己在這方面的熱情：「謝謝你的肯定。我對專案管理真的很有興趣，鑽研相關知識與技巧，讓我覺得非常有趣而且樂此不疲！」
- 強調自己在這方面的投入：「謝謝啦！我從剛出社會就開始研究專案管理方法了，甚至還去美國念碩士，確實花了不少心力在這件事上！」
- 強調自己的優秀只是「相對」而非「絕對」：「『大師』稱號我不敢當，我頂多是在『大型專案的流程建置』上有些心得而已。」
延伸閱讀：「為人直接」不是講話傷人的藉口！成熟大人都該懂的得體說話技術
溝通技巧 4：與人連結，學會建立關係
很多人會以為溝通的重點是「我要說什麼」，但其實溝通更像是跳雙人舞，雙方有來有往，才能呈現最完美的成果。
與人連結的重點，是不要讓對話停留在「我有多厲害」，而是進一步讓對方知道「我的能力可以如何幫助你」。
說法示範：
有人誇你專案管理很厲害，你在妥善回應之餘，還可以補充一句：「如果你在專案管理上有什麼問題，都可以找我討論喔！」有了這層連結，你和對方的關係也會比單方面的讚賞更深刻。
溝通技巧 5：重塑敘事，改變對話情境
重塑敘事指的，是不光調整單一句話怎麼說，而是重新塑造對話情境與關係，讓溝通能順利解決問題。
說法示範：
多年前 Bryan 剛在美國升上主管時，部屬都是跟他差不多時間進公司的，很多人因此覺得「為何是他升主管」，於是不願配合。作為主管，他怎麼讓大家願意配合呢？
原本，他就是緊迫盯人地催進度，但有天他靈機一動，設計了一個進度板。他把任務分成「未完成」、「進行中」及「已完成」三類，並告訴大家：「我們的目標就是一個月內把事情都挪到『已完成』，我會擔任協助的角色，幫助大家完成。」
這麼一調整，他不再是讓大家壓力山大的恐怖主管，反而變成幫助大家擊退共同敵人（進度板）的幫手。這正是重塑敘事的威力。
溝通為何無效？常見的溝通問題及解法
常見溝通問題 1：過度緊張
過度緊張會讓人不自覺語速過快、發言內容混亂，影響聽者感受與理解。
解法：
以慢代快。降低語速，並複述問題來爭取思考時間。
常見溝通問題 2：缺乏架構
發言缺乏架構同樣會造成內容混亂的問題，阻礙聽者理解，降低溝通成效。
解法：
學習表達架構。如金字塔結構，或常用於面試的 STAR 結構（Situation、Task、Action、Result）等。
常見溝通問題 3：自說自話
溝通不是個人秀，而是雙人舞。當你在溝通過程中只是自說自話，沒有聆聽或邀請對方分享想法，溝通效果也時常不佳。「自說自話」的問題也常體現於沒有積極聆聽他人發言，只在乎自己想表達什麼上。
解法：
邀請對方分享，從「展現自己」變「創造關係」。
有效溝通：藏在做法之下的溝通要素
溝通要素 1：正確心態（尊重對方主體性）
薩提爾學派提出溝通有三要素，包含自己、他人以及情境。顧及這三者，才能有效溝通。也因此，溝通不光是「你想說什麼」，也該考慮對方能否聽進去。要讓對方樂意接收你的所思所想，溝通心態就非常重要：你必須尊重對方的主體性，做到積極聆聽和換位思考。
溝通要素 2：釐清目標
每次溝通必定都有「溝通目標」，當你在溝通前先釐清目標，接下來就能精準地與對方溝通，而不是講了半天，最後變無效溝通。常見溝通目標包含：資訊分享、建立情誼、說服對方、解決問題等。
溝通要素 3：非語言溝通
延續上一點，你可以透過非語言溝通技巧，展現對對方的尊重。常見非語言溝通技巧包含外顯情緒、語調、表情、肢體等，你可以保持情緒穩定、語調平緩、面帶微笑、肢體開放。
溝通要素 4：語言溝通
掌握溝通心態與非語言溝通技巧之後，你還需要善用語言溝通技巧，條理清晰地表達想法。當你講得清楚，別人也才可能理解。同時，你也可以透過語言展現對對方的尊重，如用字遣詞不過於強勢、適時邀請對方發表等。
延伸閱讀：不費力，好好說！6 個職場上常被忽略卻關鍵的溝通要點
溝通的四大原則是什麼？
你也可以專家學者的說法，來檢視溝通品質。
德國哲學家哈伯瑪斯（Habermas）提出的「溝通行動理論」中，提到有效溝通的四大原則，包含：
1. 可理解性（Comprehensibility）：表達足夠清晰，聽者能聽懂
2. 真實性（Truth）：溝通的內容具備真實性，也就是與客觀世界相符
3. 正當性（Rightness）：雙方的互動與對話具備道德上的正當性與合理性
4. 真誠性（Truthfulness）：發言者需表裡如一、沒有欺瞞
關於「溝通的四大原則」，還有另一說是英國語用學家保羅 ‧ 格萊斯提出的版本。他提出的「合作原則」中，講到對話要順利進行，需符合四大準則，包含：量準則（內容不過多、不過少）、質準則（確認資訊真實）、關聯準則（避免答非所問）、以及方式準則（表達方式要清晰有條理）。
向上溝通有哪些技巧？
向上溝通技巧 1：提供前線情報
很多老闆都有強烈的「資訊焦慮」，深怕遺漏了現在的小徵兆，釀成將來的大危機。因此你要盡量回報你在第一線看到的狀況。
向上溝通技巧 2：定期主動回報
不是老闆問了你才答，你該養成主動回報的習慣，而且好消息、壞消息都傳達，老闆才安心。
向上溝通技巧 3：會議前先報告
會議前一天約個小討論，預告隔天議程，並視老闆回饋增減內容。既讓他放心，也替你自己創造可靠形象。
向上溝通技巧 4：靠題庫來擬答
每次討論時老闆問你的問題，你都可以記錄下來，如果發現有幾個問題不斷重複，那就是你之後事先擬答、做好準備的題庫。
延伸閱讀：
遠離無效溝通！提升溝通能力的學習資源
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溝通常見問題 FAQ
1. 什麼是溝通？
溝通指的就是透過語言或其他方式進行訊息交流，確保雙方理解彼此想表達的內容。
2. 溝通的目的是什麼？
- 資訊同步
- 相互理解
- 觀點磨合
- 解決問題
3. 職場上實用的溝通技巧有哪些？
- 以慢代快，想好再說出口
- 設計內容，注重表達結構
- 換句話說，讓內容更動聽
- 與人連結，學會建立關係
- 重塑敘事，改變對話情境
4. 影響溝通成效的常見問題有哪些？
- 過度緊張：語速過快、發言混亂
- 缺乏架構：內容紊亂、阻礙理解
- 自說自話：缺乏連結，難有交流
5. 有效溝通的要素是什麼？
- 正確心態（尊重對方主體性）
- 釐清目標
- 非語言溝通
- 語言溝通
6. 溝通的四大原則是什麼？
一說是德國哲學家哈伯瑪斯提出的，包含：
- 可理解性（Comprehensibility）
- 真實性（Truth）
- 正當性（Rightness）
- 真誠性（Truthfulness）
另一說是英國語用學家保羅 · 格萊傑提出的，包含：量準則、質準則、關聯準則、方式準則。
7. 向上溝通有哪些技巧？
- 提供前線情報
- 定期主動回報
- 會議前先報告
- 靠題庫來擬答
8. 如何讓自己說話更有條理？
- 以慢代快：別總是急著說出口
- 善用結構：先講結論、再講細節的「金字塔結構」就很適合用於職場報告中
- 事先擬答：你可以把老闆常問的問題整理成題庫，這麼一來你就有具體方向，能事先做好準備
換言之，如果想讓自己說話更有條理，可以先練習「先停一下、確認問題、先講結論，再補充理由與細節」，並透過事前整理常見問題來降低臨場反應的壓力。
職場專家姚詩豪（Bryan Yao）簡介
大人學共同創辦人，同時也是企業顧問、專業講師、作家，擅長以詼諧的筆觸以及理性的思維來探討生活中的大小事。文章常轉載於《商周》、《天下》、《經理人》等媒體。大學時因同學的一席話改變了看待世界的角度，畢業後立志要找出職場中的遊戲規則，花了 15 年時間經歷小型、中型、大型企業，最終在紐約跨國企業擔任主管一職，非常了解各種情境下的職場人際關係。
除了職場人際關係，溝通表達也是其專業領域。由他設計與主講的線上課程【V031 大人的說話課：條理清晰地說出觀點、發揮影響力】目前已超過五千人次報名學習。
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