簡報整理,怎樣才會令人怦然心動?從「觀眾視角」來談

簡報整理,怎樣才會令人怦然心動?從「觀眾視角」來談

前幾天在捷運驗票匣門前不小心瞄到這個公告,不看還好,一看就站了幾分鐘...愈看愈覺得有意思,課堂中總會和同學互勉實力要從日常實例練起,所以就一直在想「如果是我,會怎麼呈現這個內容?」和「中文跟英文又會怎麼寫?」。

坦白講,我的教書原則一直都強調「溝通不需太過拘泥形式」,不管是英文還是簡報,任何表達只要有「講重點」,就不需太擔心文法、口音或是口條,就像這張公告一看就知道「我們不載有發燒的人喔」,有達到宣導的效果就夠了。

不過,既然有個捷運教材在那裡,喬伊就來跟大家聊聊這張公告「三個值得思考的點」。

簡報視角會影響觀眾反應

首先要聊的是「簡報視角」。

大家還記得之前有很多女生喜歡在臉書上放「男友視角」的照片嗎?照片中通常會多一隻(疑似)男友的手,然後女生要嘛對著鏡頭,要嘛回眸一笑牽著那隻手,而這種照片跟自拍照(selfie)給其他人看的感覺就差很多囉!(自拍:喔,你好可愛;男友視角:喂,你在放閃嗎?)

簡報,同樣地,也有分「講者」和「觀眾」兩種視角,給人「看的感覺」就不一樣。請大家先花30秒看一下照片中的兩個公告(右邊是我另外設計的),看得出兩種視角的差異嗎?

左邊公告有「本公司」三個字,底下也有放捷運公司的英文縮寫「 TRTC 」,內容表明他們「拒絕運送」有發燒的人,整個公告明顯表達了捷運公司的立場,在簡報上指的就是以「講者」視角去設計內容,要取得觀眾的共鳴得多花點時間,畢竟觀眾不是我們;相反地,右邊的公告內容主體沒有跟捷運公司有關的字樣,只有看到「民眾」和「體溫超過38度者」以及「請勿搭乘」的動作提醒,訊息的呈現比較像是對著「觀眾」說話,對,就是你!如果有發燒超過38度不可以搭捷運喔!這種「觀眾視角」的內容,會比較容易有感,因為關鍵字都跟自己有關。

同樣都是公告,不同「視角」的出發點就會造就不同的觀感,當然連帶就會影響觀眾的後續反應,有可能是「好,我知道了」或是「好,我知道『要怎麼做了』」,端看簡報的講者自己想要強調什麼。別忘了,我之前的文章也提過,簡報是一場精心安排的溝通,所有內容都是設計過的。

重點在哪?觀眾一眼就要看到 

講完簡報視角,接著來看投影片的「視覺設計」。人平均眨一次眼大概要0.2到0.4秒,而「視覺設計」的關鍵就是:觀眾眨完一次眼後就要看到重點!

大多數上班族的簡報都像捷運的這個公告,有一堆文字說明,偶爾還會有其他圖表的陪伴,在這種情況下,若內容的呈現「沒有差異,(觀眾)就沒有記憶!」,試想在捷運上大家都穿黑色衣服,你肯定對誰都沒印象,但要是當中有個人穿了黃色,肯定優先被你注意到,這就是差異,而「差異」就是簡報講者想要強調的「重點」,在設計上最簡單也最常見製造差異的手法就是「換顏色」。

左邊捷運的公告用紅色標註「發燒(≧38°C)」和「have a fever(≧38°C)」,在一群黑色字體中特別顯眼,乍看之下彷彿在教我們「發燒」的英文怎麼說。

顏色的確創造了差異,優先吸住乘客的眼球,但究竟有多少字要一起換顏色則要小心處理,因為製造差異的同時,也降低了其他文字的重要性,觀眾眨一次眼,只看到「發燒」的中英文,只看到一個「點」而沒有「面」的資訊,就變成要再額外多眨幾次眼,才能將訊息全部串起來,這在理解的速度上自然較慢。

一張公告還可以慢慢看,但要是換到了上班族的情境,通常一份簡報不會只有一頁投影片,假設沒有針對訊息小心處理差異,讓全部訊息看起來都一樣,或是同時有一堆顏色造成差異錯亂(試想一群人的穿著有紅、橙、黃、綠、藍、靛、紫等顏色,誰是重點?)在好幾頁投影片的連續(轟)播(炸)放下,只會擴大講者與觀眾的認知斷層。更糟的是,一旦多位觀眾在理解的步調上不一致,就會引發更多的提問,而這也是為什麼簡報通常很難準時講完的原因之一。

總之,我把「(體溫超過38度者)請勿搭乘捷運。」統統用紅色標註,目的就是希望經過的乘客,可以眨一次眼就看到完整的重點。不管是捷運的版本,或是我的版本(右邊公告),還是那句老話,簡報的講者自己決定要觀眾看到什麼,只要有把強調的資訊做出差異就好。

投影片的內容要呼應3W

最後來聊聊投影片的內容。

我在臉書貼了這張公告後,有人說「運送」二字很幽默,是把乘客當貨物嗎?也有人解釋這是公家機關習慣使用的特定用語。總之,人家捷運公司想寫什麼或怎麼寫,我們管不著,因為一句話不管是正著說(例:要待在家)或是反著說(例:不要出門),要放很長(捷運公告)或很短(我的版本)的句子,重點都是製做簡報的人有表達自己想講的就好了。

那麼回頭看看我設計的版本(右邊公告),大家看得出來我想講什麼嗎?而我又是怎麼決定要怎麼說呢?

每次要設計內容時,我都會先思考 3W :

  1. WHERE(地點):這份簡報會在哪播放
  2. WHO(對象):目標對象的狀態
  3. WHAT(關鍵訊息):我要他們做或知道什麼

以捷運公告為例子來看,當時的我雖然不趕時間,但視線是聚焦在刷卡的匣門,一心只想快點回家,對於這張公告純粹是匆匆一瞥(停下來看某部份是因為英文和簡報魂作祟XD),因此得出以下答案:

  1. WHERE(地點):捷運站的匣門旁,民眾視線交流機率低
  2. WHO(對象):一群步伐飛快的本地人或外國人
  3. WHAT(關鍵訊息):若發高燒就不能搭車

在這種條件下,簡報的溝通就要快狠準!為了搶匆匆來往的民眾的注意力,我改用「觀眾視角」來設計句子,直接讓他們知道要做什麼,並且把「(體溫超過38度者)請勿搭乘捷運。」字體放大、用紅色標註、放在公告的中間,來往的人一眨眼就能注意到這個重點。

另外,內容不強調「概況(發燒)」,而是強調「具體狀態(體溫超過38度)」,對照中文去設計對應的英文句子,並且把英文句子的顏色也改成紅色,讓外國人一眨眼就知道整個訊息是中文的翻譯,指的是同一件事,並且快速得到完整的認知。

投影片美醜在其次,資訊要經過整理

在企業內訓和公開班常遇到同學來反應「主管嫌我做的投影片很醜」,問我該怎麼辦,這時我就會問:「其實不是美醜的問題,你的投影片的訊息有整理過嗎?」

以我的經驗和觀察來看,主管一定知道下屬不是設計出身的,不會故意去刁難,通常會嫌投影片醜,只是因為你的投影片就像一踏進你家門,覺得很「亂」罷了!所以對上班族而言,你需要的不是去學設計,而是要練習「整理」。

總結來說,只要你在做簡報,不是直接從系統或網頁去Ctrl+C 和 Ctrl+V(複製貼上),而是先收集資料,再篩選出觀眾真正需要看到的資訊,讓人一目了然知道接下來要做什麼,而不是看完只有「喔...所以呢?」,那麼即使投影片滿滿都是字(例:捷運公告),也都能透過簡單的手法(例:換顏色或字體)讓人看出你「整理過」即可。

而我習慣整理的方式,就是從「觀眾視角」出發,用「3W(Where, Who, What)」去想內容,最後思考如何才能讓觀眾眨一次眼就看到重點,用捷運公告的例子,寫出來給所有讀者參考。

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