交付任務給他人的 5 個簡單搞定技巧,讓時間管理不被外因打亂

交付任務給他人的 5 個簡單搞定技巧,讓時間管理不被外因打亂

時間管理,很多時候不只是自己的事情。因為很多任務必須跟他人和合作,這時候是不是不只我們需要懂得時間管理、專案管理,我們的合作夥伴也需要有高超的時間管理技巧,要不然事情是否一樣會陷入沒時間、沒效率的惡性循環呢?

我的時間管理課堂上常常有這樣的提問:「任務會拖延是別人的問題,計畫被打亂是他人犯錯,這時候我要如何做好時間管理?」

有時候其實問題可能是在雙方身上,有時候真的是對方出錯,無論如何,我們無法真正改變他人,只能改變自己的「操作手法」。

而很多時候,我的「作法」改變了,或許問題就會解決,或者問題變得比較小一點。

這裡面有兩個層次的問題:

1. 我交付任務給他人,他人總是在不如預期的時間中,交付不如預期的成果。於是我的計畫都被打亂。

在這個問題角度中,我的期望是「能夠更準確預估他人需要的時間」,「能夠更準確預期他人會完成的成果」。

2. 我和他人一起合作,我的完成了,但是他的部分卻沒有完成,於是整個專案還是失敗。

在這個問題角度中,我的期望是「他人也能克服任務執行過程中的各種困難」,讓任務順利往前推進。

從上述三個關鍵的期望出發,我自己在「交付任務給他人」時,會有下面幾種操作步驟。

要先說明的是,不代表每一次交付任務,我都會「完整做滿」這 5 個步驟,因為這是需要額外花時間的,所以我會看對方的能力、處境、需要,以及任務難易度,適度添加其中幾個步驟。

雖然我先多花一點點時間,但後續能夠更準確預估時間、成果,並協助他人克服困難,其實節省更多的合作時間,也讓重要專案、任務相對容易往前推進,這才是有效的時間管理。

一,讓對方了解「整個時程」的全局關係

多人一起合作任務時,為什麼對方會拖延我的任務時間呢?

我自己的經驗是,如果我是整個專案的時間安排者,可能「只有我了解」整個專案如何銜接的起承轉合,這時候其實很難讓他人跟我一樣準時交付任務。

這是什麼意思呢?

整個專案需要完成 A、 B、 C 任務。

A 任務完成後才能進行 B 任務(因為 B 需要 A 的成果)。 B 任務完成後 C 任務才能開始。

我排好 A  任務用 5 天在本周完成, B 任務下周用五天完成, C 任務下下周用 5 天完成。

因為下下周五,就是這個專案的截止時間。

這時候, A 任務需要由甲同事幫忙,於是我跟甲同事說:「希望他這周五協助完成 A 任務。」但是很容易到了這周五,甲同事因為各種因素,跟我說必須下周三才能把 A 任務的成果給我,於是我的整個專案計畫就被打亂了。

當遇到上述情況時,問題在於對甲同事來說,他以為完成 A  任務就好,並沒有看到後面的其他任務需要銜接,更不知道時程銜接的緊迫性。所以他以為 A 任務可以下周三才交。

所以這時候我需要「改變一下自己的操作步驟」,我會這麼做:

雖然對方可能只需要負責這個專案中的一個小任務。但我還是會跟他說整個專案的時程關係,至少說明他負責任務的前後因果關係。

明確說明他的任務完成後,下一個任務才能開始。

明確說明接下來依存的時間關係,以及專案最後截止時間,讓對方知道這個任務拖延了,其他時間也會被往後拖延。

其實這不需要多花我很多時間,但是多說明一下,將可以幫助他人可以跟我一樣思考全局,和我有一樣的緊迫性。

二,讓對方了解「最終目標」的明確定義與重要性

多人一起合作任務時,為什麼對方會交出和我預期相反的結果呢?

同樣的,我可能是這個專案目標的明確定義者,可能「只有我了解」最終的目的與所有規格,這時候對方照著自己的意思做其中一個小任務,其實很容易做出跟目標偏離的結果。

跟前面的任務交付有點像,我們可能只是把整個專案中的其中一個小任務,交付給他人去做。這時候他人其實不知道這個任務為什麼要做?做了跟專案的關係是什麼?還有為什麼很重要?

加上有可能我們交付任務時,並沒有(也很難)把所有規格鉅細靡遺地交代給對方,於是對方「照著自己的意思做」,很容易加入一些自己覺得這個比較簡單、這樣比較好的改變,於是最後跟目標愈離愈遠。

所以這時候我需要「改變一下自己的操作步驟」,我會這麼做:

比起交付鉅細靡遺的規格,但重要的是說明整個專案的目標是什麼?這個任務是要完成什麼目標的其中一部份?

跟對方說明這個目標為什麼要做?為什麼重要?

然後跟對方從目標出發,一起討論這個任務怎麼做的規格與設定。

這樣一來,可能需要多花一些時間,跟對方解釋背後的目標定義與重要性。但這是非常值得的花費,有幾個原因:

對方明確知道目標是什麼,自己要調整任務時,也相對不容易偏離目標。

對方如果也能了解重要性,也會跟我一樣有動力去做。

就算對方還是做錯了,起碼留下的郵件等紀錄,會知道我有明確的跟對方定義目標,而非任務說明不清楚。這也是一種保護自己的方法。

三,讓對方跟我一樣「熟悉」這件事情

有時候我們覺得是一件簡單的任務,怎麼交付給他人做的時候,他人無法跟我們一樣有效率,在設定的時間中完成呢?

這其實不一定是能力的問題,而是我們忘記了這件事情可能「只有自己很熟悉」,但對於他人來說則未必。如果我們只是以自己的熟悉度來交付這個任務,很有可能交付得「太簡陋」,這時候會增加對方執行任務的難度,於是在時間上會拖延,在完成度上會不如預期。

所以這時候我需要「改變一下自己的操作步驟」,我會這麼做:

如果我平常有整理這個任務的知識庫,我會不藏私的直接共享給對方。

知識庫包含:

這個任務我之前怎麼做的執行步驟?

這個任務需要注意的關鍵重點?

這個任務需要哪些文件?資料?

如果我沒有這個任務的知識庫,我也會把自己手邊隨手可能的資料(不是自己幫對方找,而是把我已經有的給對方),整理一下提供給對方。

多年閱讀電腦玩物的讀者朋友,應該都知道我有建立工作知識庫的習慣,把自己執行過的任務都做好筆記與資料整理(可參考煉成高效率個人工作知識庫的 7 個 Tips ,不只是整理記錄而已

這個習慣,不只幫助我自己做事情總是愈做愈快。

這個習慣,更幫助我在交付任務時,可以相對更快讓對方也熟悉這件事情,並且我並不需要多花時間,只要把我的任務知識筆記提供給對方即可。

四,讓對方先做「簡單的」、「短期的」一小步

我自己在時間管理時,面對困難的任務,想要不拖延,我會把任務拆解成小步驟,從簡單步驟開始,任務就往前推進,拖延的問題也就相對解決了。(可參考:拆解下一步行動的思考流程圖範本,你也做得到專注不瞎忙的參考步驟

而當我們要交付給他人一個困難的、龐大的、模糊的任務時,他人當然也會容易拖延。

所以這時候我需要「改變一下自己的操作步驟」,我會這麼做:

把原本要交付的任務,拆解成幾個部分。

先交付其中一部分,並約定一個更短的交付時間。

甚至主動提醒對方,可以先做哪個簡單的步驟,讓這個任務開始推進。

如果平常我們就會做時間管理,應該很習慣這樣的任務拆解,我們只需要應用在交付任務給他人時就好。

利用階段性小步驟、短時間交付,一方面幫助對方處理任務更簡單,一方面我們也更容易掌控時程與結果。

五,「尊重」他人的時間安排

我們不能忽略的是,自己的時間很寶貴,他人的時間也一樣寶貴。他人其實也有很多需要忙碌的任務,也有他們自己的時間安排。

如果我忽然插入一個任務,希望對方幾天後交付,我怎麼知道對方這段時間有沒有很重要的任務安排,插入這個任務其實對他來說是很大的負擔呢?

所以這時候我需要「改變一下自己的操作步驟」,我會這麼做:

提早詢問對方的時間,第一步不是交付任務,而是先確認對方接下來有沒有空檔。

不只約定任務,也約定彼此要付出的時間。

如果對方不一定有足夠時間,但又很需要對方協助,就一起討論如何在對方擁有的有限時間中,做到什麼程度的結果。

不要認為我丟一個任務給對方,他人就要負責完成,大家都一樣有各種時間管理問題。

尊重他人的時間安排,其實才是幫助我能正確掌控這些任務的時間與執行程度,並且讓他人真正可以把任務完成。

小結:

這是從我的多年職場經驗,累積下來的幾個交付任務技巧。尤其像我一樣,大多時候是居中協調者、專案管理者(但又不是說什麼算什麼的老闆)時,這幾個技巧,幫助我更能完成前述的三個需求:

「能夠更準確預估他人需要的時間」

「能夠更準確預期他人會完成的成果」

「他人也能克服任務執行過程中的各種困難」

於是,這些任務也就能相對順利地往前推進了。

提供大家參考,也歡迎大家回饋、分享你的意見。


我是電腦玩物站長 Esor ,電子郵件是 esorhjy@gmail.com ,如果你有任何關於筆記方法、時間管理、提升工作效率的問題,歡迎寫信跟我討論。



本文轉貼自:電腦玩物 ( 原文連結 )

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異塵行者 Esor Huang

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