為什麼完美的方法,常常都是無法執行的方法!?

為什麼完美的方法,常常都是無法執行的方法!?

(Photo by JESHOOTS.COM from Unsplash

本篇也可以搭配我們的 Podcast 節目《大人的Small Talk》一起聆聽,在多數Podcast平台(例如 Apple PodcastSpotify)都可以找到!


我在剛創業的時候,曾經非常熱衷於一套專案管理方法,叫做 CCPM (關鍵鏈管理)。有很長一段時間,CCPM 一直是我心目中最完美的一套專案管理方法論。

我簡單解釋一下,大部分的專案管理都是把「工作任務」當主角,藉此安排出不同工作的先後順序。但這種方法到了專案後期,當專案出現一些變動後,很容易就因為資源上的衝突而發生「重要的工作卻沒人能做」的狀況,導致工作必須延遲。

為了解決這個問題,CCPM 改把「資源」當作專案管理的核心。先把公司的資源做一個完整的盤點,再從資源限制的角度,來排工作的優先順序。

在我十多年的管理生涯當中,我一直認為 CCPM 深具管理上的美感,是一套非常完美的解決方案。可是在現實中,我卻很少看到 CCPM 的成功案例,這曾經讓我覺得非常可惜。

明明在學理上是一套幾乎無懈可擊的方法論,為什麼執行起來失敗率這麼高呢?

隨著經驗不斷累積,後來我慢慢理解 CCPM 容易失敗的原因:它太講求所有條件都要一次到位 — 公司的資源需要盤點清楚、每個專案都要使用、而且要每個專案經理都用這樣的方式來規劃。如果有任何一個要素沒有配合,這方法就會無法實現,因為排出來的結果就會不可行。可是在現實中,這種「天時、地利、人和」的狀況非常少見。

我們常常以為,公司是一個高效的機器,老闆今天一聲令下,明天團隊就能照著執行。但實際上並不是這樣,公司更像一個有機體,由一個個擁有獨立想法的人組成。就算是老闆,在導入一套新管理制度的時候,也很難在短時間內,統一每個人的意志,讓大家都理解、接受、甚至擁護新的管理制度。

這點不管是在上百、上千人的大公司,或僅是十幾個人的小公司都一樣。人越多,想讓大家同心同德的難度就越高。就拿我們自己來舉例,我們公司並不算大,但是每次我和 Bryan 想推動一些改變,光是讓所有人聽懂,事前就得花費許多時間溝通,更別提那些規模比我們更大的公司了。
再來,每次組織推行新的管理方式,很容易會遇到有人袖手旁觀,甚至是反對。但偏偏有些專案管理系統或方法,就是需要每個人配合定期更新資料,如果有人不配合,執行上就困難重重。

而且就算大家想法統一了,接下來還有執行上的問題。有的專案管理系統大家都要學會,還得正確應用,才能發揮效果。如果這個系統需要大家都準備好,你的事前準備就得很充分。

不然,有可能結果不如預期,讓本來支持的人失望。而當看到你的嘗試成果不如預期,反對的人也會在旁邊高喊「我早就說了...…」。久而久之,原先積極響應你的人也會大受影響,感覺自己的努力都白費了,開始紛紛離去。當參與的人不斷減少,你的成果可能就會越來越爛,陷入非常可怕的循環。

這就是為何 CCPM,或是其他講求一次到位、全員參與的管理方法看似完美,但實踐難度卻很高的原因。

想通了這點後,我慢慢得出了一個體悟:管理者要推行改變,管理者本人得懂得變通,方法也要有高度適應性,最好要能逐步擴大規模(Scale up)。

因為在現實中,新制度、新方法剛公布,就獲得所有人支持的狀況太少見了,通常得分階段。有小規模的讓先行者嘗試了,得到很不錯的成果,讓公司其他人也躍躍欲試,之後才陸續擴展,如滾雪球般吸引越來越多人加入,最後在公司中順利推行。

你可以想想看,汽車、電話、網路的普及,不也都是這樣?都是先有一批早期使用者,看到他們用了新發明得利後,才吸引越來越多人加入。但如果這類工具需要全球大家一次性地全面導入,那很可能就根本不可能成功了。

這個體悟,對我在專案管理、課程設計研究上的影響非常深遠。

這幾年,那些一個人可以單獨使用,但擴展到全組織也能通用的方法論,反而是我投入比較多時間研究的方法。

比方說 OKR,你可以個人使用、可以自己的小組使用、可以整個部門使用、當然也可以全公司通用。

我們的專案管理一日特訓班也是個好例子!上過我們這堂課的學員,應該都會覺得課程內容很神奇、很有趣。我們教給學員的 Big Table,目的就是想透過一張簡單的 A3 表格,幫助 PM 們在公司中生存下來。

這張 Big Table,就算整間公司只有你一個人會用,仍就能幫助你看清亂局,因為你會有一張清楚、視覺化的圖表,向老闆交代專案的進度。老闆有任何專案的疑問,你也能用圖表,告訴老闆關鍵是在錢、資源、時間還是人;萬一專案需要變動,Big Table 也可以成為一項強大的武器,幫助你跟客戶、老闆談判。

當你用得順風順水,吸引了其他同事、PM 加入後,你們彼此間的溝通就會更順利;當你的老闆也一起加入學習,甚至推廣到整個組織後,整間公司的資源調動就會非常順利。

事實上,不只是專案管理一日特訓班,我們的另外兩堂課專案的談判與協商戀愛大人學,也是基於同樣思維下設計出來的課程。

很多上談判課的人以為,這堂課只要自己上過就好。我不能說這樣的想法有錯,這堂課確實能幫助你掌握談判技巧,讓你在協商的時候,多掌握一些優勢;但如果參與談判的另一方,不管是你的同事、客戶也學會了,反而更能幫助你們在模糊的情境中,更快達成共識、展開合作。

這就是常常有學員上完了談判課,又回頭找了同事一起來上課的原因。當大家用同一套方法溝通協商,衝突、爭執也會減少,事情也進行得更順暢了。

戀愛大人學也是這樣,我們也常常遇到伴侶中的一方聽過了,回頭又拉著另一半來聽課。畢竟當兩人對情感關係有了相同的認知,彼此相處起來也會更順利。

總之,這就是我這幾年越來越相信的世界觀:一個好的管理方法,應該要有高度適應性。一個人會,可以讓你遠離混亂;一群人會,可以讓你們擁有相同認知、降低溝通阻礙;整間公司、整個組織都會,就能讓你們順利解決問題,做出成績。

如果未來,你有機會學習,或是在組織中推動其他管理方法,請記得千萬不要貪心。先思考這個方法,你可以怎麼運用,為你的工作加分;用得好,你才有機會吸引更多人樂於加入,讓你的方法不斷擴展,形成正向循環。這個正向循環形成後,事情才會越來越好。

以上就是今天的內容,希望今天的分享,能帶給你一些新的思考。

 

內容口述 / 張國洋;整理 / 廖盛平

本站所有文章未經事先書面授權,請勿任意利用、引用、轉載。
覺得這篇文章好嗎? 請分享給您的朋友
歡迎「讚」一下我們的粉絲專頁,接收最新文章!
張國洋 Joe Chang

現為識博管理顧問執行長,也在台灣百大上市櫃公司擔任管理講師與專案顧問。歷年客戶包含工研院、台積電、廣達、富智康、光寶集團、台灣大哥大、遠傳電信、中鼎工程、建國工程、台橡公司、大同公司、三陽工業、TVBS、特力屋集團、城邦集團、誠品集團等。 為了對抗雙魚座的感性,一直在努力強化理性思維與邏輯思考。 相信邏輯發展能解構任何事物,並讓我們找到合宜的人生策略與方向。

Joe G+ ICON Joe LInkin ICON