從專案管理中體悟的職場溝通法則

從專案管理中體悟的職場溝通法則

我跟Bryan都是念工程出身的。

會唸工程,就是因為我們都不是極度活潑外向的人。 但離開學校後,我們卻都一直在做著跟專案管理相關的工作。 管理跟工程最大的差異,在於各類管理以及人的問題上,通常都沒有唯一解。 是不可能有個什麼公式加減乘除一番就得出最適答案,而必須透過常態的溝通與協調,來說服他人、整合意見、解決質疑、或是贏取共識。

很多書也常在講,一個專案經理在溝通上可能會佔去他超過八成以上的時間。 可是讀工程出身的我們,溝通並不是天生的強項。 所以在這樣衝擊中,我們就只能想辦法自我調整,來讓工作能順利推展。

不過,這樣的自我調整,卻讓我們在專案工作十幾年下來,對溝通其實有些很不一樣的體悟。

很多人講到溝通,直覺想到的可能是要很會侃侃而談、把一群人逗得哈哈大笑,或最起碼說話要像主播一樣聲音清楚、抑揚頓挫等。 但我們發現一個對很多人而言可能是好消息的觀點:專案上的溝通,甚至整個職場上的溝通,其實不需要你外向、能不斷說話、能有一籮筐笑話、能跟所有人瞬間打成一片。 你也不需要像電視主持人一樣語調清澈、聲音甜美、滔滔不絕。 相反的,就算你是內向沈默的人,把握住幾個重點,你一樣能在職場上溝通無礙,並促成與他人的合作。

這些重點是什麼呢?

1. 任何工作,先想利害關係人是誰,找出他們的關切議題,並主動出擊。

專案管理很重視管理「利害關係人」,也就是會因此專案執行後得益或遭遇麻煩的那群人。 所以專案經理通常得在專案開始前推敲他們要什麼,以此來爭取他們的支持。

職場跟專案是完全一樣的概念。 我們的工作其實都會影響很多人。 只是大部分人往往只重視老闆或是客戶的需求。 但實際上,我們周圍有同事、上面有主管以及主管的主管、對外有客戶、對下有部屬。 這些人在工作上面就算跟我沒有直接的往來,也可能有間接上的影響。

舉例來說,小李想在內部推展一個他覺得不錯的電腦系統。 他若只思考老闆希望要什麼或這系統能對公司有什麼好處,然後以此去說服別的部門一起參與,很可能會發現自己溝通了半天別人卻要不是沒興趣、不然就是配合得很消極。

但他若願意從「其他同事」的角度思考一下,就會發現這一切其實很容易理解。 其他同事雖然可能同意這電腦系統很好,可是自己得多花時間輸入一些資料,必然也會因為工作量而害怕。 最終當然大家就不會多興奮的配合這件事。

若小李能一開始就理解這心情,思考這系統對當事人本身能帶來什麼好處,並以此來做為溝通主幹。 大家理解這件事情對自身的價值,自然就會有興趣想嘗試看看了。

所以溝通協調的第一步並不在話語上,而在於情勢的分析。 搞清楚周圍每個人對自己工作影響力的大小,以及他們要什麼、關注什麼資訊,後續才能發展出對的溝通策略來。

2. 規劃與準備讓你的論點有所本

專案管理訓練讓我學到的另一個重點,在於老闆交代工作後,先不要急著展開,而應該花些時間思索一下整個情勢,並做出一個方便日後溝通用的規劃。 尤其在一些可能有爭議、誤解、或是需要協商之處,我們該盡量讓規劃詳盡 - 必須把心裡想的事情,盡量視覺化的讓別人能輕易解讀。

這在各類工作上其實都很重要。 因為大部分涉及多人的工作其實沒有絕對的單一答案。 我們的作法與看法,必然會有些人無法理解。 他們可能是沒想得周全、可能是有所誤解、可能把狀況想的簡單,所以若我們只是口頭的去跟別人協調,希望別人照著自己的方案走,那可能兩邊毫無交集。 但若我們能提供一些書面的東西,並把工作規劃背後的原因交代清楚,大家就比較能聚焦,討論的進展也會加速的多。

舉例而言,小陳的某個工作一定得要隔壁部門派人支援。 小陳絕對不該空著手去找隔壁部門的主管來討論。 因為對方很可能不認為這工作有這麼複雜,或是不覺得這工作有這麼急迫。 但若小陳做了一些完整的分析,清楚解釋為何這工作非他們支援不可、也說明若無法獲得他們的支援狀況可能會變成如何、幾個對方可能會建議的其他選項又為何不可行。 準備各類的說明情境,並盡量圖表化、文字化、或視覺化,就能讓別人更容易理解他的論點。

別忘了,職場大部分人都很忙,唯有我們先讓別人知道自己有清楚想過這問題,並把各種狀況都事先分析過,別人才會認真以對。 而準備充分,並讓論述有所本,是溝通成敗的另一個起點。

3. 交換與平衡的能力

專案管理教大家另一個重點就是面對各類變化時,我們要從「專案金三角」上思考如何交換與平衡。 一般的工作也是一樣。 當碰到問題需要去與他人溝通協調時,我們也該優先想想有什麼交換與平衡的方法。

這意思是,解決問題總是要付出代價。 你能付出什麼代價? 你又打算付出什麼代價? 我們永遠不該期待別人「純粹的好心」。 溝通與協商順利的關鍵,在於我們有能力給予別人一些價值。 這有時候是當下的交換,也可能是從長期累積的人際撲滿中取得。

舉例而言,小王今天臨時需要別人加班來協助自己,如果平時他對這些工作伙伴都不理不睬或態度惡劣,臨時需要別人幫忙時,他不管費多大口舌別人可能都不會答應。 除非小王位階夠高,有權限給他們一些好處(如獎金或是假期),再不然就是他平時就有跟大家培養好關係。

權限畢竟是可遇不可求的東西,所以一般人最好的做法就是平時多累積「人際撲滿」。 這並不是要你常花錢請人家吃飯喝酒、或天天買珍珠奶茶給大家,而是在工作上累積一些對他人的幫忙與讓步。

舉例而言,你知道你隔壁部門的同事最近在忙一個重要大客戶的案子。 他這案子跟自己雖然無關,可是你知道他需要採購某個重要的原料。 他從來沒接觸過這一塊,但剛好自己常往來的幾個廠商可能有提供類似的原料。 你某天在茶水間碰到他,就可跟他聊一下。 說自己曾經負責過類似的工作,手上有累積一些廠商資料,方不方便提供給他參考。 若你這分享對他有用,你就存了一些錢在人際撲滿中。 就算你是個口舌笨拙的人,以此方法累積人情,下次換你需要幫忙時,你去找他協商事情一定也會容易的多。

小結

雖然學習說話術對我們表達溝通會有加分,但在職場上要順利讓別人跟自己走在同樣的方向上,僅靠說話術與口語魅力是絕對不夠的。 必須要先理解別人的需求,讓自己的每次溝通都充分準備,並隨時思考如何能夠透過實質的利益來爭取別人的支持,甚至持續累計人際撲滿的內容。 若能有意識的持續做這樣的事情,我們在職場上的溝通成功率自然會節節上升的!

 

圖片來源:http://www.markcom.lu/media/cache/410_resized_643_643_90_507e81e48c9b6_113688315pt.jpg

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