在電梯裡偶遇大老闆,短短幾十秒時間,該跟他說些什麼?

在電梯裡偶遇大老闆,短短幾十秒時間,該跟他說些什麼?

很多在談溝通技巧的書,都會把「電梯簡報」當作一個重要的主題;原因是,我們平常在公司,特別是規模比較大的企業,不見得常常有機會見到大老闆,如果偶而碰巧能夠跟大老闆一起搭電梯上樓或下樓,剛好可以有機會跟大老闆說幾句話,這是一個推銷自己、讓大老闆更認識你的好機會,一定要好好把握。

只是,就算你是在台灣最高的台北101上班,電梯從下到上,也不過幾十秒、最多一分多鐘的時間;在這樣短的時間裡,你應該如何把握機會,跟大老闆說話?而且,要說些什麼才好呢?

當然我們知道,如果是在防疫期間,電梯裡不宜多做交談,這時候就算你遇到大老闆,也沒辦法多說什麼,這時候,微笑跟老闆問好,是最基本的禮貌。

排除這種特殊狀況,一般時期,如果在電梯裡遇到大老闆,我們可能要先花幾秒鐘觀察一下四周狀況;例如電梯裡人多不多?是公司內的人還是有外賓?老闆當時的表情,是呈現放鬆的狀態?還是有點緊繃?老闆有一邊在跟其他人說話?還是滑著手機?又或者是一個人靜靜地等著電梯往上或往下?

如果你發現大老闆一邊還在忙其他事,那請不要打斷他;換句話說,只有在電梯裡頭人不多、老闆看起來也不忙的情況下,你才適合把握機會開口。

講得更仔細一點,如果電梯裡,只有你跟大老闆兩個人,頂多多個司機、隨扈或秘書,就是最好的主動溝通時機;但如果旁邊還多了總經理等高階主管,縱使老闆沒在跟他們對話,那樣的氣氛下,也不能算是溝通的好時機。

因為如果你在這時候主動開口,旁人看起來,會有一點「跳過其他長官,想要直達天聽」的感覺,如果那些長官心胸不夠大,就有可能吃味。但如果是大老闆主動開口跟你交談,則前面的問題都不會是問題。

假設情境非常適合你開啟話題,你還是要先確定大老闆對你是否熟悉?否則的話,你一開口還是要先跟老闆用簡短的兩句話介紹自己。例如:「董事長好,我是集團裡某某公司的發言人蔡祐吉。」先喚醒老闆的記憶,再接下去談你想表達的事情。

由於在電梯裡巧遇大老闆,又要有機會能夠互動,是很難得的;所以,我建議你,應該隨時準備好,可以談的話題。跟大老闆談話,最好的話題,當然就是「工作」啦!

你可以利用這短短的幾十秒鐘,跟老闆彙整一下,你最近一段時間,正在執行的專案任務,可以為公司帶來什麼效益?這個工作報告,跟你平常對直屬主管的報告方式,應該是不同的;面對直屬主管,你可以報告得很細節,提出過程中遇到的困難,以及敘述你怎麼克服的過程;但是當你互動的對象是大老闆,就只能抓比較大格局的概念去陳述,不要流於細節,一來沒有時間,二來他可能根本還沒進入狀況。

例如,你可以說:「董事長,我們部門最近在負責公司的ESG專案,力求在節能減碳上領先同業,目前很有自信能達標!謝謝董事長支持。」用最簡單的幾句話點出重點,不必有過多的描述。

又例如,像我自己身為一位公關主管,當我碰到大老闆的時候,我只會說:「最近公司著重的是企業社會責任與企業形象增進,我們會透過舉辦活動、參加CSR相關獎項評選,來爭取社會的認同。」至於你實際上參加了哪些獎?辦了哪些具體的活動?這些細節,留著跟直屬主管報告就好。

除了簡短的工作報告之外,大老闆也會想聽聽一線工作同仁對於公司的想法跟建議。

對於公司既有的好政策,你可以表示肯定,感謝老闆對員工的照顧,你可以跟大老闆說:「報告董事長,公司最近的居家辦公跟分流上班政策很好,讓我們減少在疫情期間搭乘大眾交通工具的機會,謝謝您為我們的健康著想。」但更有建設性的,是如果你能夠提出一些,能夠讓公司現有政策,調整得更好的建議,或者讓公司產品賣得更好、獲利持續提升的做法,大老闆會更想聽。例如你可以提到:「董事長,我們的產品有口皆碑,我好幾位美國的朋友也在問,什麼時候有機會到美國設點?拓展我們的銷售網…」

只是這些建言,不可能突然想到;所以我會建議你,平常就已經儲備一些想法,在自己的腦海裡;這些想法,可以是怎麼樣讓公司提高獲利的規劃、拓展市場的方案,或者在品牌形象的提升、企業社會責任的增進等具體做法,都會是能夠引起老闆注意的切入點。

像我自己,每次搭電梯前,都會有個「如果巧遇大老闆,我該表達些什麼」的心理準備;雖然其實很少碰到,但如果真的碰到大老闆時,我就可以不急不徐,主動跟老闆開口了。

能夠做到上面講的這些,其實只是「基本面」;我認為,更高段的「電梯簡報」,你要努力爭取的,並不是在這短短幾十秒內跟老闆溝通,把想講的話講完;而是應該把這幾十秒當作一個「鉤子」,當作「行銷自己」的時間;希望讓老闆聽了這幾十秒之後,想要聽你說更多,然後另外安排更長的時間,跟你會面詳談。

當然,要有「鉤子」的前提是,你必須原本就非常關心公司的發展與決策,或者知道大老闆的個性與喜好,所以,平常多注意老闆的公開談話內容,或者他接受媒體訪問時的發言、最近的動態,例如:獲頒了一個什麼獎,或者拿到什麼榮譽學位…等等,這些都有助於我們增加「談資」。

當你有了「鉤子」,例如,你知道老闆最近很在意公司的形象提升時,你就可以大膽跟老闆說:「報告董事長,我有幾個讓公司形象能夠快速提升的構想,但需要您提供更多的資源支持,我準備了完整的報告,如果您願意撥出30分鐘時間,我很希望有機會詳細跟您說明……」

如果你有相關經驗,你就會知道,在大企業裡,推動一些計畫,最困難的,不是大老闆不願意,而是你很難有機會,直接面見大老闆,當面跟他說明;像我過去在媒體擔任記者時,很多時候,我們訪問不到想訪問的名人,都是因為在申請採訪階段,就被幕僚擋下來;這時候,我們往往會用一招,就是當名人出現在公開場合時,我直接把握機會,衝上前去,取得名人本人的同意受訪,再回頭去跟幕僚約時間;這時候,因為當事人已經同意,所以幕僚也不好再阻擋採訪,我的工作就可以順利完成。

同樣的,平常要約大老闆,不一定約得到,但如果老闆自己對你表達興趣,願意撥出時間聽你報告,這時候你拿著「老闆已經口頭同意」去跟秘書約時間,就很容易成功了。

其實不管你有沒有機會在電梯裡巧遇大老闆,「30秒電梯簡報」的能力,都應該要具備,因為「用簡短幾句話講出重點,抓住他人注意力」的能力,在許多場合都派得上用場,像是在社交場合遇到潛在客戶、陌生開發時瞬間抓住消費者的目光等等。

因此,以「電梯簡報」為例,我建議你,平時就準備好自己的工作狀況簡報,讓你自己能在最短的時間內簡短但清楚地說明,並且讓聽的人聽完後,覺得你是一個既認真努力,工作績效又好的同仁。

你也應該隨時準備好一些對公司政策、策略與發展的意見及建議,當有機會跟大老闆們一起搭電梯時,能立刻提得出來;你還應該打造自己的「鉤子」,在幾十秒內「鉤」住大老闆的注意力,讓他願意額外撥出更多時間聽你說明。如果能做到這個程度,這電梯上下的短短幾十秒,對你的影響,恐怕就將會是非常深遠了!


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蔡祐吉

資深節目製作人、主播、記者,口語傳播的科班出身,擁有完整的口語表達理論基礎。現為亞洲水泥公關經理,同時也是職場書作者與企業講師。曾擔任TVBS電視台新聞部製作人、香港鳳凰衛視《解碼陳文茜》節目製作人、《新聞最前線》主播、《整點新聞》主播...等,也長期兼任世新大學口語傳播學系與新聞學系講師。出版《求職力~破除面試的五十道陰影》、《說話力~表達、反擊、說服的技巧》等四本長銷著作。