第一份工作的出頭捷徑

第一份工作的出頭捷徑

前幾天寫了至於35歲之前,你則該知道…一文,談了35歲之前年輕人該知道的職場潛規則。 這篇還有下一篇則算是Bonus,想談談所謂的「捷徑」。 :D

沒錯,當個上班族其實也還是有「捷徑」的。 不過我要先說的是,這可並非是證照這類東西。 過去十年來,大家都在炒作證照;好似你學歷不好、花點小錢補個證照就可以前途光明似的。 一些私立大學也多鼓勵同學去考證照,畢業時手上十幾二十張證照的大有其人;讓一些小朋友誤以為自己多考些證照,就能一帆風順了。

但我得說,那概念實際是錯的。 證照那東西不過只是一張「門票」。 讓你在求職的第一關,也就是「履歷篩選」時不至於被刷掉罷了。 但能否「通過面試」、能否在一個單位「待下來」、甚至能否「出人頭地」,其實關聯就不大了。

事實上我該說,很可能一點關聯都沒了。

因為等進了公司,老闆才不會管你跟隔壁那位同時進來的同事誰的證照多;事實上也不太可能記得(我連同仁是甚麼學校畢業的都常常記不得)。 當然,某些比較保守的單位可能還是會看學歷證照來決定升遷,但這也儘是在兩人能力極度接近時。 如果能力天差地遠,學歷的要素在現在這時代恐怕也將越來越低了。


我在前文中提到,35歲前總要想辦法撈個管理職。 對大部分人而言,第一次的晉升通常是最難的。 但是否有甚麼捷徑能讓這件事情更簡單呢?

我的答案是:「有」,而且還不太難。 因為大部分人的第一份工作,通常若能把握幾個重點,都可以很輕易的在工作崗位上凸顯自己的價值。

不過奇怪的事情在於,有發現這捷徑的人少之又少。 主要是這六項技能學校幾乎都不教,以致於大部分人根本不會、也沒想過。 甚至扭曲的以為,學校學的本職知識、或是學校推薦考的證照,就是自己的強項;或是以為沒天沒日加班才是輸誠。 結果完全都是誤會一場,因為這些其實都很難凸顯你跟隔壁的同事差異。 (關於加班沒有用的議題,請見上班族該知道的祕密一文)

但這恐怕也不能怪年輕的朋友,學校教育確實跟社會需求越來越脫節。 以碩士畢業生而言,很可能從大學開始認真讀了6-7年,出來後卻發現學的東西跟工作幾乎不相干。 從我的角度而言,其實這是整體的可惜 - 雇主們多付了「高等教育」的薪資價差;而同學們則浪費了很長的時間,專研了可能接下來一輩子也不會再碰的東西。(PS. 此句陳述是假設學生只是為了就業而讀書;為了興趣與學術研究的則可能不適用。)

但很傷腦筋的部分是,一些基本功、一些當個上班族一定該會的幾件事,學校卻似乎從來也不教。

所以我這兩篇就想分享一下,六件我覺得任何上班族都該會的東西。 如果你能在學校就先把這些事情打好基礎,你在第一或第二年的工作階段,很可能會比其他同學來的平順,可能會更快卡到一個好位置。

這篇先談第一份工作該把握的三件事,下篇再來談當個小主管時(或前)該把握的三件事。

EXCEL

Excel可說是目前這時代一般上班族最需要熟悉的一項能力了。 除非你在生產線或是外勤單位,如果是有配發電腦的工作中,這能力是新鮮人一定要會的技能。 甚至講的極端些,某些領域的工作、或是處在小公司的人,Excel很強將最能凸顯你與其他人的差異。

這是因為無論是怎麼樣的內業工作,你都需要製作表單。 從資料整理、預算、進度表、分析表單、在庫數額,這工具其實廣泛應用在各產業中。 是一般公司普遍用來處理複雜資訊問題的第一步(Excel無法解決的才會試著找別的解決方案)。 換言之,若熟Excel,你將有能力簡單且清楚的呈現一些複雜的資訊 – 無論是表格形式、或是圖形式、甚至做進一步的分析。

可是新鮮人對這部分的訓練實在太缺乏,先別談樞紐分析、或是製作公式這類進階的運用。 光是做出一個可以清楚表示資訊內容的表單,就是很多人不懂之處。

我前幾個月去一所大學的研究所幫忙評鑑畢業生的專題報告,其中每位學生都要提一份預算書。 預算書因為是投影出來的,是否是用Excel、或其中是否有用到複雜的公式,我不知道。 但就結果而論其實內容是有很多不足之處。 比方說,表單沒有名稱,讓人不知道這表單到底是甚麼。 表單沒有製作日期不清楚他們假設的時間區段。 金額沒有千分位符號、或沒有$的符號、或沒對齊,讓人難以閱讀。 或表格製作的比例與寬度沒清楚調整,版面配置很怪。 這些看似好像我在吹毛求疵,但其實都是專業與否的基本。

因為表單的製作目的,就是希望自己不親自出現(或不用開口),別人也能清楚讀懂。 這尤其在作報表給老闆或是其他上級長官時很重要。 如果一個年輕人,有能力把複雜的資訊轉換成清楚易讀的表單格式,讓別人自己讀懂,那這不就讓自己不用跟每個人解釋內容是甚麼了嗎? 省下來的時間,就能做更多事情、達到更多成果,這也就是一種良性循環。

所以,通常若有在學的同學問我「畢業前要學甚麼技能」時,我會強烈建議他要有正確以EXCEL處理資料數據的能力。 這包含設計一個清楚易讀的表單,包含了標題、日期、加總、正確的數字呈現格式、正確的符號、正確的縮排、以及合適列印的寬度等。 能的話,買本Excel的書,從頭到尾讀過一遍,其實是很有幫助的。

當然,這只是基本,更重要的是該學習使用公式、樞紐分析、甚至能使用巨集、寫簡單的VBA。 因為很多時候上班的環境老闆會需要你做出某種分析。 EXCEL如果功能會,很多分析工作可以很快的透過這些方法解決。

這一來讓老闆的需求你能快速達到,這也讓很多不必要的加班能避免。 因為有些分析如果以人工處理很繁瑣 - 把好幾份EXCEL不同欄位的資料組合、加總、分類、然後變成一份新的。 但若你會這些功能,其實會能更快的處理問題。

試想想,如果同樣一份資料整理的工作。 你的同事需要花兩天,你只需要兩小時且正確無誤,誰會在老闆心裡留下印象呢?

關於報告

我所謂的報告,可不是寫論文時甚麼研究方法、統計手法之類的東西;指的是純粹工作上所需要撰寫的報告。 這包含Email、會議記錄、商業書信、進度報告、規格書、合約、提案書、或商業計畫等。

說起來國外在這方面就好的多。 我之前在加拿大時,雖然念的是工程,可是學校有開特別一堂「必修課」叫做Technical Writing。 這可不是教你寫作技巧,而就是教你怎麼寫技術文件、與工作報告。 從規格書、短篇報告、長篇報告、分析報告、簡報、提案書、甚至包含寫履歷都有教。 但這麼重要的東西,台灣學校五花八門的科系好似從來都不開,這也造成大部分畢業生,其實幾乎沒有撰寫報告(以及商業信函)的能力。

這東西為何很重要? 因為大部分的人,光是要把一件事情的來龍去脈、與前因後果講清楚就很難了。 但更多人的問題在於:他們絲毫不覺得應該把心裡想的東西寫出來。

這是很多年輕朋友常掉入的思維陷阱。 他們想說,我就當面報告,或是老闆有問就再跟他講就好,幹嘛浪費時間寫任何東西呢?

但這其實是把自己放在一個危險的位置。 因為很多時候,你不說別人都以為狀況順利。 等到老闆一問,發現好像走偏時,他會怪你怎麼沒提早說,你其實就立刻黑掉了(雖然這種事情當事人都會覺得很委屈)。 再不然就是老闆(或是別的長官)答應了某些事情,可是在沒有文字確認下,之後對方忘記(或翻案)時,自己只能啞巴吃黃蓮。 或甚至是你雖然在某些事情上思慮周延,可是沒清楚把自己想法傳遞給其他成員或是主管,造成大家執行方向不一。

這些都是文字能加以預防,甚至之後能找出做紀錄與佐證之處。

所以我其實都會鼓勵年輕人,能的話盡量要把工作的狀況以文字方式寫下來。 如果要跟老闆討論複雜的議題,也一定要先提供文字的版本。 一來能讓討論聚焦,二來透過文字清楚寫下,自己也能重新思考自己的觀點。 一些本來看似簡單的觀念,當你得透過文字寫下來時,你就得重新整理過,確定自己真的清楚認知。 因為如果有自己都不清楚的抽象概念,就很難轉化成文字,你也必然會碰上困難。 那當碰到困難時,也就能讓你找出來自己還有哪裡思路不周,就能有所強化了。

如果有機會,建議可以去上一兩堂關於報告撰寫的課程,我覺得這會是一輩子都受用無窮的知識! (雖然我不知道台灣哪裡有人開這樣的課就是…(笑))

檔案整理力

開始在外面工作後,你就會開始發現有很多檔案是需要重複使用,甚至是日後別人會來跟你索取的。 所以若從工作開始的第一年,就建立一個自己好管理的電腦檔案管理術,那將也是很有用的一個技能。

這包含了如何設計目錄結構、存放方式、命名方式、版本控制、以及備份機制。 這些你若有一個自己的邏輯,你的檔案就會好找、不會丟失、並能隨時取得。

這尤其會影響緊急時刻老闆對你的觀感。 比方說,老闆要找某個之前別人傳來的規格表。 你若翻箱倒櫃後,兩手一攤說我的找不到了。 那他恐怕會很失望,甚至惱怒吧?

但若換個情境,老闆來問你一年前某個客戶針對合約某項條文為何那樣簽訂。 你能在十幾二十分內,從你電腦中找出相關的檔案並告知幾個版本的變遷原因時,你想想自己又能如何讓老闆刮目相看?

結論

大家看了可能會好奇,這些事情都很簡單啊,真的是捷徑嗎?

別懷疑我,這類事件都是辦公室環境中不斷發生的事情,但也確實不是所有人都能妥善處理好的。 更多的新鮮人,是不擅長Excel、沒意願寫報告、檔案管理的一團亂。 試想想,在第一份工作時,大部分的人跟你可能畢業於差不多的學校、本職學能接近、有類似數量的證照。 加上都是第一份工作,彼此對產業認知其實差不多,在這時期要用本職知識打敗他們,其實是很難的。

但你卻在這三點上多用心,在每次辦公室裏頭的混亂你都能全身而退,甚至能讓老闆認同。 那你說第一次的晉升,會落在誰身上呢?

 

本文已授權城邦出版社,收錄於【沒了名片,你還剩下什麼?】一書。若有轉載需求,請與城邦聯繫。

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22 則讀友回應

  1. origa 2016-08-31 17:56:11 第 22 則

    謝謝您的分享!

    除了excel比較弱之外,我覺得另外兩個都是在念碩士班就可以磨練好的技能....
    (尤其是人文社會科。要怎麼樣在三分鐘內表達論點?文獻回顧超多資料要怎麼整理?)
    現在教授對學生的要求也很高啊OTZ

    但我覺得有時候excel功能太多,在管理作業上用紙本還比較直覺....

  2. 文卿 2016-08-04 00:27:24 第 21 則

    續集呢?敲碗!!!> <
    "當個小主管時(或前)該把握的三件事"一文...

  3. CW27 2014-02-17 16:33:25 第 20 則

    您好:
    潛水一陣子,謝謝版大的文章,總是能讓我增加一些思考的方向與實際的做法。

    話說發現在EXCEL那段的第一段後面,"...小公司的人,EXCEK很強...",應該是打錯了(?!
    另外驗證字符頗酷,第一次看到波浪動畫式的! (見識太少還敢說

    • Joe Chang 2014-02-27 12:50:49

      謝謝你的提醒~ 已經改正了~

  4. ruru 2013-03-03 12:36:16 第 19 則

    已經出社會很多年了 但是這些招數學起來還是有幫助的吧!!!

    • Joe Chang 2013-03-04 14:38:46

      學起來任何年紀應該都有幫助的喔

  5. 網友 2013-01-26 16:50:12 第 18 則

    謝謝版主,我會再找時間去看。