資深員工食古不化,年輕的我權力有限,該如何推動變革?

資深員工食古不化,年輕的我權力有限,該如何推動變革?

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前陣子碰到一位年輕的學員提問:他在公司擔任主管職,是幕僚的角色,老闆指派他在公司內推動一個新的管理制度,不過因為公司屬於傳統產業,大部分員工都比他年長又抗拒變革,加上他自己手上權力又不夠,該怎麼做才能順利完成老闆交辦的工作?

因為我跟Joe過去都從事企管顧問這個行業,經常受客戶的委託到企業裡推動組織上的變革,所以針對這位學員提出的問題,我從工作經驗中確實也有些體悟。我給了他幾項建議,在此也分享給各位,希望這些建議,能幫助受類似狀況困擾的你解決問題。

第一,不要被「權力不夠」這個心魔困住了。

很多人常會認為是因為自己手上的權力不夠,所以才無法推動變革,在我看來,這個想法其實不太正確。

在任何地方推動變革都不容易,而且,權力是相對的概念,世界上其實沒有任何人的權力「夠大」,大到能輕鬆完成所有他想看到的改變。以堪稱目前世界上權力最大的美國總統川普為例,他想推動一些新政策時,其實也得從各個面向來努力,像是不斷在推特上發表想法、與各大媒體聯繫並爭取支持等等,並不是他想要就能做到。

另外,你也可以回頭想想,這件事是老闆要你推動的,如果成敗關鍵只在權力,那老闆權力絕對比你大,為什麼他不自己來呢?

所以,我在此想給各位的第一個提醒就是,別一股腦地將推動變革的成敗歸因於「權力不夠」這件事情上。

第二,要懂得「造勢」。

變革無法順利推動的時候,很多人會直覺性地認為要針對反對者做些什麼,讓對方不要再反對了。但我認為更有效且聰明的辦法,其實是要在組織裡創造一個改變的「勢」,讓更多的組織成員開始願意嘗試一些新做法。

該怎麼做?依據我過去在企業內推動無數變革的經驗,我認為可以分成三個步驟。

1. 將大變革拆解成「易執行的小任務」

總體變革牽涉很多層面,比方說我過去常受到客戶的委託,在公司裡推動新的專案管理制度,其中包含的細項很多,像是要設計新的報表、安裝新的系統,以及有新的KPI等。如果你一下就想徹底改變所有工作流程,其他人當然容易會感到焦慮,而這些焦慮就可能進一步轉變成反對跟抗拒。

所以,與其急著做全面性的變革,不如試著把大變革拆解成多個「容易執行的小任務」。

當你把大變革拆成小任務,也同時會帶來幾個好處。首先,實踐上的難度會降低,行事上相對容易,抗拒的聲浪也不會一下子湧出來。第二,當你把這些小任務丟出去,你可以藉機觀察哪些人願意配合、哪些人不願意配合。因為任務本身很簡單,不願意配合的人通常不是他能力上做不到,而是他心態上不願意配合,所以你在判斷每個人的立場時會更準確。

2. 判斷立場把人員分三類,主攻不支持也不反對的「觀望者」

我在前面有提到,你該判別每個人對於這項變革的意見跟配合的意願。依照配合度,你可以再把人員分成三個類別:非常支持、非常反對,以及遊走在中間的觀望者。

當時我反問向我提問的學員:「如果你要推動一個變革,然後把人分成這三組,你覺得接下來應該把目標鎖定在哪一組?」他回答要針對「反對者」去下些工夫,這或許也是很多人會選擇的答案,但在我看來,真正理想的策略應該是針對中間的「觀望者」!

原因在於,支持你的人,你不用對他做太多事情,他們也會站在你這一邊;極力反對你的人,你再怎麼做他也不會認同;而這群「觀望者」,則是有可能因為你的極力說服和說明而轉向贊同的,所以需要也值得花心力去處理。

關於怎麼「處理」,我也提供一個建議:「各個擊破法」。

把觀望者一一列出後,試著依照他們在公司的「權力大小」,或者「說服的容易度」做出排序,接著依序去說服。至於該如何說服,就得看你為何要推動這個變革、這對他們有什麼特別的好處;或者,試著釐清他們沒有支持你是基於什麼焦慮,並協助排除這些焦慮。如此一來,就可能成功提高這些觀望者轉向支持你的機率。

3. 逐步孤立極度反對的人

所謂的「孤立」,簡單來說就是不特別花時間在極度反對者身上。你本來就擁有一群支持者,加上利用「各個擊破法」把一些觀望者拉到你的陣營,接下來你可以做的,是去跟你的老闆,也就是想推動變革的人溝通,提供願意配合者一些鼓勵。

以我在紐約當顧問時的經驗為例,曾經有個變革需要員工配合提交新報表,我就跟老闆協調配合的方式。在每個月的進度會議上,老闆會花時間跟有依照新做法提送報表的人進行review,而對於沒有配合的反對者,老闆就會在會議上告訴他們:「你這個報告不清楚,所以我在短短的會議上沒辦法review,請私下再來找我。」

從老闆對這兩種人不同的回應方式中,所有人就會很清楚自己做的事與可能帶來的結果。支持者、觀望者會發現自己做這個報表是有用的,而那些不願意配合做報表的人,也會逐漸發現他工作變得不是很順利。甚至因為不想私下跟老闆談話,而開始願意配合變革。

或者,當反對者發現周圍的人都在做這些事情,而且這些事情確實為員工和公司帶來一些好處,做起來也沒有很麻煩,久而久之也可能降低抗拒感,慢慢「就範」。

在這邊也要特別提醒各位,對於反對者,千萬不要用懲罰或是羞辱的方式來處理!他們有些人在公司也有些地位,或者基於一些考量而不願配合,你不必羞辱他們、搞得大家撕破臉,引來反撲,只需要讓他們感覺到,不配合公司的制度,沒啥好處;若是配合,好處多多,自然就會扭轉他們的行為。

總結

當你需要在組織內推動變革,「把人分類」是非常重要的一件事。你該判斷出哪些人是支持的、哪些人是反對的,而哪些人是值得花心力去說服的「觀望者」。另外,如果這個事情是老闆希望你去推動的,就必須跟老闆協調好,提供配合者一些獎勵。

關於老闆的支持這回事,先前也曾有學員問到:如果老闆不支持的話該怎麼處理。從我們當顧問的經驗來看,一個缺乏高層支持的大型變革,成功的機率可說是微乎其微,盡量不要浪費時間。另外,你也該思考一下,如果你想推動一個變革卻無人附和,很多時候也可能是你沒有看清楚職場的大局,這個變革沒有你想像中這麼合適。

最後,若你想對職場上「做人」這門學問有更深的理解,或想解決這方面的困擾,我也誠摯推薦你參與大人學最經典課程之一的「職場大人學:職場人際關係優勢策略」,在這門課裡,我會談到更多職場上的人際「眉角」,協助你創造好的合作關係,行事更順利!

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