做好筆記就能掌握人生?職場新鮮人該做的 3 種筆記

做好筆記就能掌握人生?職場新鮮人該做的 3 種筆記

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我常覺得我們大家從離開學校到進入社會,最大的改變就在於「多了一些不同的身分」。比方說,多數人至少會多兩個身分,你一方面會成為某間公司的職員;另一方面則是工作時間之外的「自己」。畢竟除了工作之外,多數人大概也希望把自己的人生過好。

另外,你可能還會是個好兒子好女兒、好男友好女友、好哥哥好姊姊等等。換言之,人的歲數越大,越會有一部分的心會操在別人身上。

雖然看到這,有些人可能會覺得學生時代也很忙碌,也有很多事得完成。不過我得說,學生時代與進入社會後的生活,其實還是有本質上的差異。

在校時,你多半有老師耳提面命何時要考試、有同學互相提醒何時要交作業,只要依循大家的步調來過生活,多半就出不了大問題。

可是進入社會、職場後,很多人會覺得最不適應的地方在於:沒有人會來提醒你該做什麼了

老闆雖然會交辦工作,但未必會時時關切進度;同事之間雖然會有支援需求,比方說有人要你提供一個報表、有人來詢問你某個資料等等,但他們也不會時時催促你。

公司裡的每個人通常是各忙各的,等他們下一次再問起某件事的進度時,大多都是死線將至或死線之後了。這時候你若還沒完成,恐怕只有挨罵的份。

更麻煩之處還在於,大家交代你事情的管道還可能百百種,有的人撥公司分機給你、有的人用Email、有的人用Line等等。在這種資訊從四面八方湧來的狀態下,你一定會發現自己越來越容易忘掉某些事,可能哪天A工作忘了、哪天B文件沒能及時交付。

而且這種遺漏還可能不是發生一次,而是會造成惡性循環:一旦你開始忘東忘西,每天就會為了不被罵,優先處理那些拖欠的任務。至於還沒被追殺的事情,就暫時先擱置。但過了幾天之後,這些被擱置的事往往又會變成那些緊急又會讓你被罵的事情。

為了降低挨罵的頻率,你甚至還可能會開始加班趕工。先把這些最緊急的任務做完,接著把幾天後要完成的任務也做點推進。可是,我其實分享過一個概念:當你開始得加班才能完成一些事情時,可能就意味著你的工作管理、時間管理已經出了問題。

雖然這種狀況一開始可能可以靠加班來補救,可是慢慢地你會發現,加班的幫助越來越不明顯,或者你可能需要更頻繁或更長時間的加班,才能起到些微的效果。時間一拉長,總還是會有更多急事冒出來。

事實上,這類困境的根源常在於,這些急事在之前都是所謂「重要但不緊急的事情」,一開始沒人會逼著你做,但你若就此放著不管,就算短時間內沒事,時間拉長來看也會給自己帶來麻煩,成為將來某些時刻的緊急任務,讓人生卡住了。像身體檢查、自我進修、或是陪伴家人,不都是類似的狀況嗎?

人生卡住了是很麻煩的。所以這次,我想提供三個建議,幫助剛進入職場的年輕朋友事先避免人生因此卡住。

1. 空出你的大腦

2. 有效率地做事

3. 講老闆懂的語言

關於第三點「講老闆懂的語言」,我先前就分享過相關概念。歡迎你透過【提案無法說服老闆?因為你不懂「老闆的語言」】這篇文章了解更多。

這次,我會專注來談「空出你的大腦」這個面向。至於如何「有效率地做事」,我們下一篇文章再接著說明。

關於「空出你的大腦」,我想多數人一開始可能會有疑問的地方是:大腦要怎麼空出來呢?又為何要空出來?

這概念是這樣。

請想像一下,某天你一到公司,老闆就把你叫過去交代事情。剛被老闆交辦了工作,你腦中一定會接著思考能怎麼處理、該做什麼準備。可是你走回座位的路上碰到了一個同事,他突然向你提出一個小問題,比方說某個檔案的檔名叫甚麼。你可能心想:「這問題不難,等等打開電腦查一下就告訴他。」

可是當你一回到座位打開電腦,螢幕上立刻就跳出一個通知,原來是客戶寄信來問問題。對方是大客戶,好像應該先回應。

這時你的分機又響了,是另一個部門的同事來找你要資料。對方說很急著要這份資料,於是你就想說:「那我先處理這件事,其他事情先等等吧。」

以上這樣的情境,是不是光用想像的就讓人感覺非常焦慮呢?甚至隨著事情一直湧來,你可能很快就發現,別說是記得所有細節,光是把這些事情記得並確實做完都不太容易。就算想先專注做其中一項,你在過程中也會提心吊膽,擔心其他事情先擱置有沒有關係。於是很容易慌亂,也很容易無法專注。

對此,我的建議是:從出社會的Day1開始,你就要養成「隨時記筆記」的習慣。

因為記筆記能讓你空出大腦的記憶體;當大腦的記憶體能空出來,你就能更有效率地工作,而且再也不會遺忘任何事情!!

你不妨就試著把每一個工作都列出來,然後根據重要性或其他指標來重新排序。然後你每次就專注做一件事,做完就把這件事情劃掉;另外,其他的事情你也都能透過筆記持續記錄與追蹤。

因為所有被指派的工作你都有寫下來,所以就不會忘記。知道不會忘記任何事,你在工作狀態中就不會感到焦慮,也能專注地完成每項工作,而不是讓自己隨時提心吊膽。

而談到筆記,我接下來也想分享我自己常用的三種筆記,包含「待辦事項筆記」、「各類記事的筆記」,以及「發想筆記」。

所謂「待辦事項筆記」,就是當我們收到工作指令時,可以把這些指令集中存放的區域。這可以是老闆的指令、可以是會議中討論出的待辦事項、可以是同事請你幫忙的事、當然也可以是那些重要但不緊急的私人行程,如身體檢查或洗牙等。

我們每個月或每個星期,可以從清單中找出這段時間內必須進行的事項,並逐步完成。至於每天,也可以根據工作進展及事情的輕重緩急,再進一步制定「今日應辦事宜」。

有了這些不同時間區間的規劃,我們就不用再花腦袋裡的空間去記什麼事情要不要做、有沒有做、完成得如何了,每天就照著規畫執行或微調就好。

比方說,某天剛好一切都很順利,原本排定要做的事一下做完了,那就可以再從待辦清單中找一、兩件重要但不緊急的事情來做。但若今天排定的事情還沒做完,那也沒關係,明天再繼續進行就好。

總之,當你能掌握待辦事項的全貌,知道每月、每星期規劃要做哪些事情時,自然也就能有意識地在空閒時間安插一些不緊急,但對長期人生而言很重要的事情。

很多人常說「工作跟生活要平衡」。所謂「平衡」並非只是回家看劇或耍廢,而是有意識地在繁忙的生活中,安插重要但未必緊急的事情,無論那是洗牙、是健身、是讀書學習都好。

於是,於公於私你都不會放任自己只是整天救火、只是被動地回應別人,而是拿回自己的主導權──有效掌握自己該做的所有事情,然後根據每天、每星期或每月的時間狀況把該做的事情卡進去。

你多有意識地做這些重要但不緊急的事情,長期而言人生就會有多順利。在人生還沒卡住之前,最好就要有意識地先做這些事情喔

說到這,有的人可能還會好奇:「這種待辦事項筆記要用什麼方式做?」我認為這就看你的習慣,使用紙本的筆記本或軟體工具都沒問題,關鍵在於要方便你規劃與調整。

我自己是用軟體工具「Microsoft To do」來集中管理待辦事項。這好處在於它是跨平台的,無論是使用電腦、手機或平板都能輕易同步。所以我可能開會時就快速用手機記錄,在位置上辦公時就用電腦記錄,在通勤時間想到什麼就用平板記錄。

如果你是個「實體控」,傾向用紙本筆記本來記錄,那也沒問題。

針對這個管理方式,我之前寫過一篇文章詳細說明。若你有興趣,可以到【Joe的時間管理術05 - 以遺忘為前提的管理術】這篇文章去更進一步了解。

第二種筆記,是各類記事的筆記。

我們在上班時間除了要記得被交辦的工作,其實還會有很多需要記錄的時刻。比方說,你可能在執行工作的過程中查了一些資料、比較了一些方案,或者前輩、主管教你幾個工作方法,這些都可以透過這類筆記來記錄。又或者,你完成了某些特殊案件,也可以將處理SOP或摘要記錄在這類筆記當中,無論是以文字或圖解記錄都沒問題。

這類筆記的關鍵在於必須好記又好找、還要方便記錄各種類型的筆記。

前幾年很多人推崇方格筆記本,但我親身使用後,反而覺得點狀的筆記本比方格更好用。原因在於,手寫在點狀筆記本上時,下筆能有基準點、避免跑版。另外,當你需要在筆記本上畫圖或是有比例時,這些點也可以作為坐標,讓你記錄起來更方便。

所以以手寫的筆記而言,我個人嘗試了不同類型的筆記本之後,還是覺得點狀版面比較好用。

當然,你要使用Evernote、OneNote或Notion等電子工具來管理也沒問題。這類筆記工具的好處在於方便跨平台同步,也方便下標籤、下關鍵字,讓內容能分類、或可以快速用關鍵字搜尋。

無論你想用什麼工具,關鍵還是要持續運用在生活中、持續把重要的事情都記錄下來。畢竟在職場中,前輩教了我們做事的SOP、給了技術上的指導、或是任何從網路上收集來的資料,只要日後還有用到的機會,就該把它們歸檔到筆記中。

第三類筆記,是發想筆記。

這類筆記的記錄格式可能相對更多元,有時是文字敘述、有時是圖像、有時是你突然想到某個流程或表單等等。以我自己而言,有時候光是課後跟同學聊天,可能都會突然有新的課程想法。若能當場做個簡單紀錄作為將來開課的參考,絕對是很有價值的。

也因此,我認為這類筆記關鍵在於:隨手可用,尤其要能畫圖。

比方說,你可以隨身攜帶一個輕巧好寫的紙本筆記本。

以我自己這幾年實驗的結論而言,太小的筆記本雖然好攜帶,可是不一定好寫,比方說皮太軟,一定得坐下才能寫;或者,想拿來當成發想的畫布,使用起來也總會因為空間狹小而有點侷限。

我也試過使用比較大的筆記本,例如A3尺寸。它雖然好畫圖、適合自由書寫,但缺點是難攜帶。

我這麼用下來,覺得最好用的大約是B5尺寸,並且可以平整攤開180度的筆記本。無印良品有好幾款筆記本可以做到這件事、價格也很便宜,不過唯一的缺點就是它使用的是比較軟的牛皮紙封面,必須放在桌上才好書寫。

若能負擔高價一點的選擇,我認為Moleskine的硬殼筆記本很值得考慮。雖然硬殼會讓整體重量重一些,但相較於軟皮筆記本,它無論是拿在手上或放在腿上都能輕鬆地書寫。

如果你想使用電子工具,我則推薦OneNote。因為它允許以上下左右各方向任意擴展,而且在電腦、平板或手機上也都有對應的App,使用起來很方便。另外,它也支援手寫筆,當你突然有靈感,只要拿出手寫筆,即可記錄各種型式的內容。

總結這次的分享,我談到了在職場上和過去在學校不一樣,沒有老師、同學會再來提醒我們何時該做什麼。所以我們得要有方法地管理待辦工作,避免讓自己陷入不斷被任務追趕的惡性循環。

你可以靠「待辦事項筆記」來記錄這些事情,此外,你也可以運用「各類記事筆記」和「發想筆記」,幫助自己把各種收穫和發現都留存下來喔!!


工商服務時間

正因為我自己做筆記這麼多年下來,發現B5尺寸、能夠平攤來寫的筆記本在使用上是最方便的,所以我們大人學也與Moleskine合作,推出了符合上述特點的「經典硬殼筆記本」。

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