總被說「講話沒重點」?如何彰顯自己的優點又不讓人覺得自大?成熟大人必備的 3 個說話基本功

總被說「講話沒重點」?如何彰顯自己的優點又不讓人覺得自大?成熟大人必備的 3 個說話基本功

(Photo by Cup of Couple on Pexel

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無論是學生或 Podcast 聽眾,最常問我的問題之一,就是「溝通」相關的煩惱。

溝通確實不是件容易的事情。我們不只要達成個人目的,還要留意對方的感受,以免一不小心就破壞雙方關係。溝通的眉角很多,也難怪總是在提問榜上名列前茅。

在這篇文章中,我整理出3個常見的溝通難題及對策,也藉此和你分享幾個說話「基本功」!

【難題1】平時講話很正常,但一被老闆問話就腦筋空白、講不出重點,怎麼辦?

多數人之所以一被老闆問話就腦筋空白,常是源於學生時代對考試的恐懼──深怕此刻沒給出正確答案,就等於考砸了。但在職場上並不是這麼一回事,與其急著給答案,我更建議你建立一個心態,那就是「以慢代快」。

很多人以為,會說話的人一定都反應很快,於是所以要趕快回答老闆才是對的。但其實,「會說話」和「反應快」是兩回事。有些人雖然反應很快,但說話根本沒內容;相反地,有些人講話雖慢,但卻有條有理、內涵豐富,像我的偶像,台積電創辦人張忠謀先生就是例子。

也因此,如果你反應就是沒那麼快,下次老闆問你問題時,你不妨多思考幾秒,或將問題複述一次。比方說,再跟老闆確認一次「您問的問題是○○○的意思,我的理解對嗎?」一方面確認對方的問題,二來也替自己多爭取思考的時間,採用更舒緩的節奏來答覆老闆。

除了建立「以慢代快」的節奏,我也建議你平時可以做額外兩項準備:

1. 記錄老闆常問的問題,事先想好如何回應

這方法是我剛去美國工作時發現的。當時我對自己的英文能力沒什麼自信,於是決定一律先把老闆講的內容記下來,後續再查清楚他的什麼意思。

其實,每個人都有說話的「慣性」,我很快發現,老闆會問的問題往往就是那幾個。所以這麼做一段時間後,我不知不覺建立了老闆的「問題庫」。後來他提問時,我常常早就想過了,所以回答起來就自在許多。建議你也可以這麼試試看!

2. 建立「說話結構」,臨場表達相對輕鬆

另一項平時可以做的準備,是建立「說話結構」,也就是學習一些表達框架。這麼一來,當老闆突然提問,我們就不必從零思考該說什麼、哪件事先說,只要先選定一個框架,再把對應的內容填入即可。

我自己在專業領域中最常用的是「金字塔結構」,它的核心原則是「先講結論,再講細節」。舉例來說,假設公司工廠的設備忽然故障,多數人向老闆報告時,會從頭到尾依序報告細節:「老闆,昨晚我們發現警示燈亮,但當時我們以為只是感應器太敏感,所以不以為意,接著……」雖然說的沒有錯,但很容易讓老闆聽得一頭霧水,心想:「你的重點到底是什麼」。

但如果你採用金字塔結構來報告,先把老闆最在意的事(出貨時程?客戶觀感?)當結論講出來,那聽起來可就不一樣了:「老闆,目前設備確實出現問題,不過因為我們平時進度都有超前,所以不會耽擱到出貨時程!至於詳細的起因和維修方式……」

這麼一比較,後者的說法是不是更清楚扼要呢?其實說話結構有非常多種,建議你平時可以多蒐集和練習,讓自己回答老闆提問時更從容!

【難題2】如何彰顯自己的優點,又不被覺得自大?

這是履歷課上很多同學會提出的問題。從小,父母就常提醒我們「做人要謙虛」,但偏偏很多時候,我們就是需要讓別人看見我們的能力,比方說寫自傳時。那該怎麼表達,才能既彰顯我們的優點,又不被別人覺得自大呢?

我建議你可以善用修辭,用不同的說法來表達:

1. 強調自己在這方面的熱情

與其直接說「我在這方面非常厲害」,你不如換個說法,強調你在這方面的熱情與興趣。比方說,如果有人誇我很會做專案管理,我可以回他:「謝謝你的肯定。我對專案管理真的很有興趣,鑽研相關知識與技巧,讓我覺得非常有趣而且樂此不疲!」

2. 強調自己在這方面的投入

很多餐廳常主打自家料理在製作上有多費工,如雞湯要慢燉八小時、家傳秘方百年來不斷改良等。我們也可以用同樣的方式來彰顯優點,或回應他人讚美。

例如有人誇我很會做專案管理時,我也可以說:「謝謝啦!我從剛出社會就開始研究專案管理方法了,甚至還去美國念碩士,確實花了不少心力在這件事上!」

3.    強調自己的優秀是「相對」而非「絕對」的

第三種彰顯優點又不讓人覺得自大的方式,是在回應時加上「條件」。比方說,當別人讚美我很會做專案管理、根本是專案管理大師時,我可以說:「『大師』稱號我不敢當,我頂多是在『大型專案的流程建置』上有些心得而已。」

除了轉換說法,我還有個額外建議,那就是:不要從頭到尾講自己的,也要跟對方建立連結。比方說,當別人誇我很會做專案管理,我在委婉接受之餘還會補充:「如果你在這方面有碰到什麼困難,歡迎找我一起討論喔!」這麼一來,我們個人的優異能力能幫到周遭的人,人際關係也會更好。

【難題3】主管真難當!有沒有既能確保任務推進,又不影響和團隊感情的表達方式?

如果你是團隊主管,一定碰過這樣的狀況:你指正部屬或指派工作,請他們配合,但部屬聽完卻一臉不耐煩,覺得你在找麻煩。他不開心,你更無奈。這時候你需要的是全新的「敘事方法」。

我舉個親身經驗為例。

我剛在美國當主管時,由於我的資歷跟老美同事差不多,英文能力也比不過他們,所以我明顯感覺到他們對我有點不屑。我派工作給他們,他們常常都是敷衍回應。對他們來說,我就像所有人要共同對抗的大魔王。

幾個月後,我決定採取行動解決問題。我找了一塊大看板,把每個人的名字都寫上去。接著,我把每個人的每項工作各寫在一張便利貼上,並依照完成程度,貼到「未開始」、「進行中」和「已完成」等三個格子中。我告訴大家,一個月內,我們要讓所有便利貼都歸到「已完成」。

這時候,我請他們做事也不再是說「你這幾件事怎麼都沒做啊?」,而是變成「你有沒有需要我幫什麼忙,讓你『已完成』那區的便利貼多幾張?」於是,這看板變成我和團隊共同對抗的大魔王,而我的建議也從「找麻煩」,變成對抗大魔王的助力。

這就是改變敘事的力量,也就是帶領大家用全新的觀點,來看待眼前的挑戰。在這個例子中,我透過創造新的「大魔王」(也就是進度看板)來解決困境,你也可以想想看碰到類似狀況,你能如何改變敘事方式呢?

總結本次的分享,我提到了「結構」、「修辭」和「敘事」這三個關鍵字,這在我看來,正好也是一個成熟大人該具備的「說話基本功」。如果你想學習更多,除了自行尋找管道,我也鼓勵你參與我的【V031大人的說話課:條理清晰地說出觀點、發揮影響力】這門課程。除了學習豐富的說話技巧,你還可以把實作成果分享到課後社團,與上千位同學一同交流!

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內容口述 / 姚詩豪;整理 / 鐘敏瑜

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