再緊張也能以最佳狀態上場! 2 做法成為領航員衝出簡報迷航

再緊張也能以最佳狀態上場! 2 做法成為領航員衝出簡報迷航

你是不是也覺得「做簡報」猶如心中大石?不論是用中文還是用英文報告,看著人說話過於彆扭、太過緊張,明明事前準備很久,結果一上場報告,「腦中想的是東邊,嘴巴說出來的卻是西邊」,老出現一堆辭不達意的窘況。

像這樣出現「想的和講的不一致」的現象,除了對權威感到緊張、擔心結果表現等心理因素外,還有另一個常見的根源問題,那就是在無邊無際的簡報宇宙中「迷路了」!

簡單的說,很多人在報告時,雖然有投影片輔助,卻沒有「方向感」。對於投影片上的內容,解說的順序根本沒概念,再加上工作忙沒時間預演,常常都是到了報告當下,看到畫面上有什麼就「唸」什麼,一會兒唸右下角的圖、一會兒又跳到左上的表格,也沒解釋其中之關聯,然後就這樣一張唸過一張,搞得聽眾越聽越糊塗。

最終的下場要嘛全程安靜沒反應,要不狂問問題「到底在講什麼?所以呢?跟我講這要幹嘛?講重點好嗎?」,這樣的回饋只會讓講者越講越緊張,「呃…那這一頁…不重要先跳過…反正要請長官去問,不不不,是請長官底下的人幫忙…幫什麼?啊就…上一頁有帶到…」跳脫原設定的劇本,台詞一整個大亂跳。

不想迷失在投影片中,就做個簡報領航員

一般來說,領航員的工作職責是為船或飛機定位、計劃航線、避免突發狀況,簡報領航員也不例外。而工作上要展現專業使他人信服,前提是「你說得清楚」。

「別人的態度是我們養成的」,倘若一個人一次辭不達意,可以說是緊張,若兩次三次甚至每次都這樣,那麼未來不管說什麼都會令人存疑,因為話都說不清楚,誰知道你腦袋會不會也一樣渾沌?

因此,為了提升專業說服力,有些事不能等上路再說,報告前就要針對簡報下心思,一開始就裝上 GPS ,從版面規劃到表達路線都用套路設計好,在報告當下才能隨時定位,即使因為緊張斷片忘詞,也能有跡可循立刻回到正軌,繼續流暢報告。想如偉大的領航員般,簡報的分分鐘鐘都在自己的掌控下,就讓長期指導中英文簡報的喬伊,與你分享兩個精練的領航技巧吧!

資訊定位:把最重要的訊息擺在最顯眼的位置

很多人對投影片上的圖表、文字、照片等資訊要「擺哪裡」,幾乎是看到哪裡有空白就塞哪,東西散落地沒一個秩序(參考下圖)。

更別提遇到只能接受一頁投影片的聽眾,只好硬塞所有資訊到每個角落,搞到投影片花花綠綠,看起來跟垃圾場沒兩樣,想當然聽眾的觀感就會不佳,更慘的是連講者在報告當下表情也是一副「唉呀,我要講的數據在哪裡?」嘴巴雖然硬講了些什麼,但還是被人聽出前後不連貫而更加困惑。這樣的窘境就好像簡報的講者開車載了一群聽眾,報告時間內視線模糊,看到哪兒有路就往哪兒開,東繞西繞亂走一通,搞得聽眾莫名其妙,回頭責怪講者到底要去哪。

為了解決視覺迷路的問題,放任何資訊到投影片上之前,就要先思索「每項內容的位置」,才能有條不紊地在恰當時機搬出來說明。

一份簡報不管有幾頁,每頁投影片都可以像上圖的概念一樣,分為九宮格。接下來要注意的是,投影片畢竟是做給聽眾看的,所以在製作時要以「聽眾視角」呈現。由於人的閱讀路線習慣「由上而下、由左而右」(兩條紅色箭頭處),因此,兩條紅線的交界處(左上角的淺藍色塊)就是投影片最貴的地段,當然要放最能提升簡報價值的內容,例如看一眼就能知道投影片在講什麼的「標題」,又或者整件事的「結論」。

有了這觀念後,就可以按「由上而下、由左而右」依序放上要說明的內容。若資訊的呈現是以「上下」之分,在報告時就要先講放上面的資訊,後講下面的內容;同理可證,若以「左右」之分,也是先左再右,例如我在文章中用下圖示範聊天的秘訣:

然而要怎麼決定什麼放上面、下面、左邊、右邊,取決於講者自己說明事情「背後的邏輯」。

例如同樣是上圖,之所以要把範例 1 放左邊,是因為我想先帶出多數人在聊天時的通病,因為多數人以為和別人聊天,總得想一堆題目才能延續話題,結果卻適得其反搞得像 FBI 審問犯人似的,讓人覺得不舒服;講完通病後,那麼大家可能就會好奇那該怎麼辦呢?於是再接著用右邊的範例 2 ,說明聊天其實是有方法的。藉由左右範例的比較,讓讀者可以看出其中的差異,才能在日後多注意不要犯了左邊的錯,而要多加利用右邊的技巧。

因此做簡報的時候,若能有意識地擺放內容,臨場肯定會比較輕鬆,不管講到哪一頁,說明順序都是從上再下、由左再右。

另外,按照這思維設計投影片還有一個非常棒的優點,那就是講者可以預先釐清自己說明的邏輯,問問自己為什麼這些資訊要擺在同一頁,其中關聯為何,自己說得出來,在現場就不怕被問問題。

航線規劃:三步驟調整說話順序

為了幫助講者上場報告時更有方向感,除了簡報內容的版面位置外,還有一個路線說明的秘訣,那就是在介紹任一張投影片時,都按照「標題→ 元素 → 重點」的路線說明。

以我在文章內附上的下圖來舉例。

1. 標題:邏輯閉環

2. 元素:左邊的 4 個同心圓,以及右邊對應的意義

3. 重點:用此圖的「3W1H」校準問題根源

根據這個報告路線,講者的台詞可以是:

「接下來我要講的是『邏輯閉環』,就如各位看到的,左邊 4 個同心圓分別代表思考的層面,右邊則是每個層面代表的意義為何。為了有效解決問題,可以用此圖的「3W1H」校準問題根源,才不會找錯問題方向而淪為白忙一場。」

有了「標題 → 元素 → 重點」的路線輔助後,對聽眾的好處就是可以先對投影片有整體的概念(標題),並且明白為何有那麼多東西在投影片上(元素),接著再跟著講者的說明,記住重要的事物(重點);如此一來,對講者而言,準備簡報上就更省時省力,能有條有理地展現專業。

當然,路線是死的,人是活的,簡報的講者還是得視聽眾屬性,在台詞的變化上保有彈性。在文章中提到聽眾的反應,可以用 7 大指標預估而先做好準備,例如第 6 個指標「先備知識」指的是若聽眾對你報告的主題,並不了解來龍去脈,那麼在「標題」這邊的台詞就要再多補充說明,延續上一個例子就會是:

「接下來我要講的是『邏輯閉環』,之所以要講邏輯閉環,是因為很多同仁在處理機台問題時,常會發生找錯根源的方向,結果盲目投入時間和心力之後,最後才發現根本是白忙一場,不只造成多個部門的溝通成本過高,最嚴重還會延誤交期。

為了有效率解決對的問題,我們可以參考『邏輯閉環』。就如各位看到的,左邊 4 個同心圓分別代表思考的層面,右邊則是每個層面代表的意義為何。為了有效解決問題,可以用此圖的「3W1H」校準問題根源,例如上次 GA-123 案子,當時如何(判斷錯問題方向),後來經過(釐清手續),發現問題其實是… 因此後來(採取行動),才在後續看到…(成果)」

不論語言、不論產業,傳遞訊息的路線如出一轍

你覺得用中文說謝謝,或是用英文說「Thanks.」所表達的涵義有什麼不一樣嗎?所以不論是中文簡報也好,還是英文簡報,傳遞訊息的路線都可以如法炮製,讓喬伊提供幾個黃金句型給大家參考參考:

1. 標題

Alright, let’s start with …

The first thing I want to share with you today is …

Next I would like to talk about how we are going to …

2. 元素

This chart at the top left illustrates …

The diagram is a bit complex, but I’d like to turn your attention to the middle right. This table gives you a breakdown of …

The green line indicates …, and the blue line shows …

3. 重點

What is important here is …

I must emphasize that …

According to this pie chart, we can conclude that …

單憑一招無法走天下,更多的簡報窘境來自於不足的行前準備

如此一來,按照套路思維準備簡報是不是輕鬆多了,只要簡報講者對自己的專業有把握,事先按聽眾閱讀路線的習慣擺放資訊,並以固定路線說明內容,就能減少辭不達意的機率。

更棒的是,用套路的方式呈現簡報,除了像監控整場演說的領航員外,講者更像導遊一般,帶著一群初來乍到看到投影片的人,有條不紊地介紹每個景點和來源,隨時做好聽眾認知的引導,彼此都不會在過程中迷路,想當然報告的成效一定會大大加分。

咳咳,喬伊還是得客觀地說,簡報學問博大精深,有太多眉眉角角要顧,畢竟聽簡報的是活生生的人,只要有人就有江湖,許多事要成,也不是一份簡報就能做到,事先還是有許多前置作業,像是利害關係人的分析、聽眾短中長期需求的變化、時間有限的報告方式、最能達到溝通目標的有利資料等等,這在在都考驗講者的處事思維以及應變能力。

但尷尬的是,在時間和條件的壓力下,很多人的簡報常是事與願違,既沒有達到簡報目的,還因此浪費時間影響其他工作更大的產出。

 

原文轉貼自:我是黃喬伊原文連結

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黃喬伊 Joy Huang

英國亞斯頓大學行銷管理碩士,現為識博管理及「大人學英文」合作講師兼國際溝通顧問。超過八年受邀至各大企業,教授跨國商務溝通課程,主題含商務會面、視訊及電話會議溝通、商務簡報、國際商務書信、跨文化社交溝通禮儀等。授課對象多元,有百大企業白領、美國矽谷工程師、國內新創團隊。雖然擁有接近母語的英文能力,卻是土生土長的台灣女孩,理解台灣人學習英文的盲點與痛處。擅用行銷、專案管理、心理學、及行為學,協助上班族快速溝通、一步到位。