專案管理的用處何在?

曾經在一本理財書中讀到,當你聽到菜市場裡的人都在談論股票時,也就是該退出股市的時候了!近幾年,周遭的親友,不管是保險業的,大陸台商,還是藝術工作者,都不約而同聊起了專案管理,有的甚至還打算去考PMP(美國專案管理師)認證,我心中突然百感交集,想跟各位聊聊這個現象。

記得2003年我赴美讀專案管理碩士前,總會被問到:什麼是專案管理?

「比方說蓋一棟房子,要準時而且符合預算,就需要用到專案管理」「喔~你是去唸建築喔?」

「比方說開發一套軟體,管理團隊各司其職,就是專案管理的技巧」「你要去學電腦,不錯耶!」

最後我只好放棄解釋,就說我是去念管理的,大家才露出「原來如此」的表情,即使他們以為我去念MBA。

但短短一兩年間,專案管理在臺灣竟成了一門熱門的學科(熱門話題或許是更好的說法)。各種媒體,尤其是網路論壇,討論專案管理的僅次於討論周董的新戀情,今天上奇摩知識家,與專案管理相關的討論有2000項之多。這在我和幾位同業的眼中,老實說是憂喜參半。我們當然很高興專案管理受到大家的青睞,因為事物受重視的程度,往往與被討論的頻率有關。就像前陣子媒體天天報導紅酒的好處時,平常不喝酒的族群也開始小酌一番。但我們憂心的是,大家僅把注意力集中在專案管理的認證(如PMP,CPMP等)或是專案管理軟體(如Microsoft Project,Primavera)等表面議題,卻忽視了專案管理對企業經營的價值。

就拿我擔任專案管理顧問的經驗來說,幾年下來我接觸的客戶,涵蓋高科技,資訊軟體,金融服務與傳統製造業,同樣一套專案管理方法論,套用在這些產業上,各有巧妙不同,也的確解決了不同的問題。以金融產業來說,有位客戶是某家金控旗下的證券公司,這家公司的總經理是金融產業中少見具有專案管理背景的經理人。顧問團隊在他的授權下,針對該公司IPO業務(輔導企業上市上櫃流程)進行流程分析,總共拆解出200多項標準步驟,同時把這些步驟的前後邏輯關係,所需的時間,以及負責的人員一一清查,並建立於軟體中,並要求承辦人員每週回報現況。當高階主管與客戶對話時,便可透過這個系統即時查詢任何案件的進度,甚至可以對完成日期做一個客觀的預估,掌握住客戶的信賴與滿意度。個別專案的負責人,可以隨時查看手上案件中,哪些步驟尚未完成,何者比較緊急,然後便可指派人力優先執行這些工作。至於其他直接或間接參與該案的員工,每週則會接到由電腦系統自動發出的通知信,提醒哪些步驟已經延誤,下週哪些步驟即將展開。

另一個客戶位於竹科高科技廠的資訊部門。受到生產部門的委託,資訊部門每年都有數以百計的軟體開發或是維護的專案需要執行,然而其下的員工人數有限,部份專案需要委外進行,這些都變成該資訊部門成本高漲的原因。專案管理在這裡,除了掌握個別專案的時程進度外,也幫助所有主管們了解,每個資訊專案所耗用的人力成本,如此一來,其他單位清楚得知,所有資訊的支援並不是免費的,因此對於資訊服務的申請,也將更為謹慎。

最後一個案例,則是南部一家模具工廠,他們生產精密的模具供汽車零件製造商使用。他們遭遇的問題不是生意不好,而是生意太好,導致無法有效地取捨訂單,也無法得知每張訂單的實際成本以進行合理的報價。同樣地,我們協助他們將生產的所有步驟釐清,包括每項步驟所需要的工種及其工時,甚至包括機具的種類以及所需工時全部分析建檔。這些資訊又分為生產前的預估值和生產完成後的實際值,透過預估值與實際值的比對,我們可以歸納出各類訂單的人力,設備以及材料成本,讓這家模具廠的業務人員知道,哪類的訂單利潤較高,可優先承接,至於利潤較低的訂單,則可婉拒,延期或提高價格。

以上只是幾個在實務面,專案管理可以發揮的地方,讓大家知道專案管理並不是畫畫甘特圖的一套技術,而是整合企業的人,流程與工具,達到效率最佳化的一種手段。最後我想要推翻我一開始提到關於股票的比喻,我希望當大家都開始談論專案管理的時候,也就是專案管理真正價值顯現的時候。

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姚詩豪 Bryan Yao

成大土木所與美國西北大學專案管理雙碩士、識博公司共同創辦人、普錸資訊資深副總、國際專案管理師(PMP)、甲骨文與微軟認證顧問。曾任紐約市環保署顧問、MWH Global, Inc.專案控制經理,參與國內外多項大型專案並擔任百大企業之諮詢顧問。擅長以詼諧的筆觸以及理性的思維來探討生活中的大小事。文章常轉載於《商周》、《天下》、《經理人》等媒體。與張國洋合著《三年後你的工作還在嗎?》以及《沒了名片,你還剩下什麼?》。

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