讀者提問 : PM不想再當代罪羔羊,我該怎麼辦

讀者提問 : PM不想再當代罪羔羊,我該怎麼辦

這篇也是上次參加PMI年會論壇時,結束時有聽眾提出的問題。 這問題礙於當場時間不夠而沒能回應,但這問題其實問得很好,所以在此以文章的形式分享一下我的看法。 不過我在這篇的看法「非常的直白」,請確認自己「心臟堅強」再繼續看下去。

首先,是那位聽眾的問題:

問題
我們專案皆有做WBS、Risk Analysis、Schedule,但專案仍然延遲。 壓力全部怪罪到PM身上,專案越做越不高興,PM變成專案成員的助理,老闆的代罪羔羊。 如何調整心態,能否給予建議。

我的看法
雖然很多人可能會跟你說,考上PMP、或是學會專案管理的知識,你的專案就會大不相同。 但我得誠實的跟你講,這其實是「過度簡化」的說法。

等等、我並不是說做這些事情、學這些知識對你沒幫助! 可是要有效,這有幾個前提。
1. 你處在一個非常專案型組織的環境(不是矩陣型的組織,而你專案中的資源基本上可以歸PM調度)
2. 你是一個真正有責但也有權的PM(對於成本、範疇、與時間有足夠的控制權)。
3. 公司可以允許PM有風險預備(如錢或預備的浮時),且你能授權使用。

如果不是,那學專案管理的基礎知識,老實說對你的幫助恐怕有限。

原因為何?

專案管理其實在「大部分」的組織中,都是一個「系統問題」。 換句話說,要改善必須從整個系統結構來做調整。 只是一兩個人具備知識,甚至是階層不夠高的一兩人,其實很難有辦法做出甚麼明顯的差異。 (這也說明了為何我們201的課程只收一定年資以上的經理人,因為不到那資歷學了通常也沒用。)

若「系統問題」這句話你看不懂,那我換個比喻。 你在台灣如果考到駕照,那你基本上能看懂交通號誌、知道碰到紅燈該怎麼處理、知道閃紅燈又該怎麼處理、知道你的速限、知道你該靠哪邊走。 於是你馬上能上路開車、並很快地融入整個大的交通系統中。

可是若把場景搬到印度,恐怕就不一樣了。 你就算考到了駕照,上了路你恐怕還是茫然了。 因為路上可能有羊群在漫步、有人駕著牛車逆向過來(馬路上據說還有牛糞)、碰到紅綠燈有人停、有人不停,你完全不知道自己學會這些東西能怎麼用。 這時候,靠交通規則很可能讓你送命、靠你的直覺搞不好反而可以保命。 XD

這是部分人對於專案管理這知識的感覺,也是為何總有一批人會堅持「課本無用論」。 因為他們真的待在一個毫無系統的環境中,他們從來沒看過系統完備的環境。 在他們的世界中,若是一個人默默地遵守交通規則,只是讓自己更快送命罷了。

換句話說,如果你的組織是個矩陣式的環境,或是專案涉及到多個部門,可是公司根本沒花心力制定合宜的專案管理流程時,你自己讀再多東西通常都是無用武之地的。 你做的那些計畫、表單對別人而言完全毫無意義,他們看不懂、也不會遵守。 在這情境下,努力讓自己往上爬、建立好的人際關係、玩政治遊戲、多做些防禦性動作(比方所有信都CC給長官)可能對你的存活還幫助大一些。

可是,也請別誤會我的意思,我並不是在此試圖告訴你專案管理無用。 專案管理是很有用的,只是那必須是整個系統來改善。 換言之,若你在印度,你知道法治對你幫助不大,要自己想辦法在叢林中生存下去。 可是若有機會讓你選,你(好,最少我自己)肯定想住在台北、香港、東京、或是紐約。 一個已經具備完善的交通規則、且人民大多遵守遊戲規則的環境,你只要學會你該會的那部分,就可以有效率融入整體的環境。 這其實才是效率最大化的關鍵! 而這些有了,最終人人都會受益。 專案管理也是同樣的概念,如果組織的規則及工具完備、你也會相關知識,絕對會是很美妙的體驗。

但當然,提問者很可能還會進一步問我:「如果真的不幸,我的組織真的缺乏這些遊戲規則,或是老闆根本沒有這類管理意識、也沒打算要做這類事,那做為一個PM我該怎麼辦?」

我建議,首先請「想想你在這份工作中到底要甚麼?」

哈,有人可能以為我會建議你第一步該去影響你的老闆、宣傳專案管理有多好、甚至鼓動其他PM來對公司施壓。 但實際上我並不建議你這麼做。 雖然我很相信,一個以專案為獲利來源的組織強化專案管理絕對會有好處。 但我也同樣相信,任何事之所以會是現在的相貌,背後都是有其理由的。 「現況」通常都是多年演化下,大家能接受的某種恐怖平衡。 你想要扭轉平衡,不是不行,可是往往得投入很大的力量。 而這就涉及「值得不值得」的問題了。

值得不值得的根源,關乎於你在這份工作上想要甚麼。 有人想在組織中爬到高位、有人想盡快掌握權力、有人想盡量多拿些錢、也有人是希望讓履歷好看一些。 換言之,如果你在這組織中要的只是一些暫時性的東西。 比方說資歷、經驗、或是稍微高於平均值的薪水,那我建議你一定要好好學會專案管理知識(因為你將來會去別處),但是對於解決現況的問題就別看這麼重。 被責怪也好、或是當代罪羔羊也好,其實也就忍耐吧。 畢竟你只是暫時在那邊,當你資歷夠了、資金累積夠了,你可以換去更有制度的地方當一個真正有價值的PM。

當然,也有人可能希望自己要長期待在那個環境,或是希望自己能做出一些有益於公司的事情。 這方向很好,可是你在試圖遊說任何人之前,你需要花先時間觀察並收集資料。 你得先搞清楚「為何組織會演化成那樣」。

如果是大家無知,那鼓吹大家導入組織的統一遊戲規則、提升專案管理手法,人人都能受益。 但若不是因為這原因,你在那邊鼓吹叫囂、恐怕就是政治不正確啦。 除了讓自己送命以外,你其實最後甚麼也不會得到。

甚至我得很遺憾地讓你知道,在一些情境下,你的位置「本來就是代罪羔羊」。

對,你搞不好根本就是代罪羔羊。 比方說,老闆自己不是經營者、他的KPI也不在專案成敗,或是他其實不想解決資源衝突的「根源問題」(因為徹底解決很麻煩),又或是老闆不想惹怒公司中任何一個山頭,所以成立了一個負責「溝通協調」的部門。 美其名給這部門裏頭的人一個Title叫做專案經理,但實際上卻不給這位置的人任何實際的權利。 如此,最後專案出問題時,各山頭的主管才都能有下台的台階。

「我們XX部門都很努力,也都盡量配合專案。 但都是這PM沒協調好才Delay的啦。」

千夫所指下,老闆把PM罵一頓,問題也就搓掉了。

我不想把這篇搞得厚黑,可是我得提醒你,世界上是有這種狀況。 對於這種類型的PM,我甚至有一個自己的專門術語叫做「挨鞭童」(The whipping boy) (取自席德-佛雷希門的童話故事,台灣也有人翻譯叫真假王子。 Wiki的資料可見這裡)。 這尤其在一些對於PM資歷要求不高的公司常常發生。 所以若你發現公司對於技術職、業務都要求多年的工作經驗,可是PM卻很容易就進去。 那你最好別對自己新的「經理」頭銜沾沾自喜,因為可能你是要負責幫忙背黑鍋的。

這時候,若你本來就沒打算長期待在那個環境,只是想增加履歷、想以這邊做個跳板、或是薪水不錯,那我建議你真的就好好忍耐就是。 雖然學習好的管理規劃還是有辦法降低延遲以及省些成本,但老實說你是一個人在跟整個體制對抗。 客戶要應對不說,內部成員更可能總在扯你後腿,你要完美的讓專案完成其實非常非常難。 這時候你不該感到挫折,甚至該要能以自己的成果自豪。 至於別人的責怪,也本來就是這份工作的一部分。 如果薪水還不錯,就當遮羞費來看待吧!

再回到長期而言,我會建議你試著將來換個不一樣的位置。 既然現況的環境中專案管理並非是老闆最需要的事情,那你在那邊怎麼做都很難被大家注意到。 老闆可能更在意各山頭的權力平衡、專案獲利也未必跟他的升遷有很直接的連結(尤其公司不是他的時候)。 專案部門也很可能總是沒有太多資源可以用。 這時候,繼續在那邊想突破困境,其實你的籌碼很少、大幅改善的機率也很低。

但這不是你的錯,也不是你去讀些甚麼、上甚麼課、考甚麼證照可以解決的。 你就像在印度拿到駕照的個人一樣,你自己都靠邊走、都維持正常速限,可是其他人把牛與羊都帶到馬路上、都逆向行駛、都超速,你怎麼樣自我進化也是無力回天的。 你若喜歡那個公司,可以繼續待著,可是想辦法換去一個更被老闆重視的部門(如RD、業務、或其他)。 如果你沒很喜歡那公司,不如就在累積資歷夠後快點搬家吧。

世界上還是有公司會Appreciate你的技能,也是有環境成熟、你具備專案管理技能後能加分的地方。 把眼光往外望,而不要把不滿的情緒往心裡放!

以上會是我衷心的建議。


照片取自The Goat電影劇照

11 則讀友回應

  1. Product Maria 2015-04-16 22:53:35 第 11 則

    關係好的PM,做事情就是Phone & Mail,老闆不鳥的PM,做事情就是Product Maria,台灣人做事習慣搶頭香,誰也不讓誰,PM這位置只好一手插進噴桶,另一手拉下褲子被人狗幹。

  2. 斑馬紋 2015-04-15 22:50:49 第 10 則

    我花了四年去觀察,結果短短一篇文章就道盡了,唉><"

  3. 梁睿紘 2013-01-25 23:39:47 第 9 則

    在公司早就認命當砲灰了,只能說要努力把薪水當遮羞費用了,其實在被上級的亂念一堆的時候倒是可以正確知道長官的想法與態度,下次再面對時就有對策啦!!

  4. IT肥蝦 2013-01-03 15:27:53 第 8 則

    肥蝦以為,目前就我所知還沒有人可下一盤從頭開始的棋!
    每個人都是在一定的佈局下才能進去,就像天龍八部中的珍瓏棋局~~~
    下棋時也向虛竹再下棋時,除了棋局外還有周遭的人與環境!
    看局勢不是就只自己眼前,而是自己也身在局勢中~~~~
    在老闆眼中,我們也只是他(她)棋局中的一顆棋~~~
    問題是我們也在下我們的棋局!!!!

    • Joe Chang 2013-01-07 11:32:14

      這我完全同意。
      我的意思比較是,下棋只是人生過程中的一環
      有些人就埋首在棋局中,但疏忽掉棋局外面往往還有另一個棋局
      能站的越高,就越了解自己到底在每個大小不同的棋局中該採取甚麼策略
      甚至有可能要刻意在小棋局輸掉、才會在大棋局贏的狀況也說不定 :P

  5. IT肥蝦 2013-01-01 10:58:45 第 7 則

    局勢?!
    每個專案都有個局勢!沒有人能掌握所有一切~~~
    如何自知!知彼!正奇相用!這需要有策略!!!!

    肥蝦這幾年來發現大多的PM均認真盡職,使命必達,但PM不是犛田牛~~~
    有時候得想想,好好的想想~~~公司內部,部門內部,團隊內部,外部客戶,客戶外部~~~

    專案經理的"經理"兩字是動詞,不是名詞~~~

    • Joe Chang 2013-01-03 10:59:49

      專案有局勢,但是更大的局勢是公司內的文化與習慣
      這東西跟專案局勢牴觸時,通常都是公司局勢贏
      而這點恐怕是大部分PM難以去撼動的一塊~