你若不勇敢,誰替你堅強:談處理事情的輕重緩急

你若不勇敢,誰替你堅強:談處理事情的輕重緩急

昨天企業內訓,上課中有位學員一直出去接電話,最後一次接電話是上午11:25,之後就她再也沒進教室了。

中午12:30休息時,我走到大樓外的花圃,猛然間聽到後方抽抽噎噎,偷偷一看,居然是上午一直出去接電話的學員,待她哭了約5分鐘後,我走上前去遞了面紙,抱了抱她,接著和她說:「想想你為何而哭後,擦乾眼淚,還是要準備下午上班。」

我準備離開時,她叫住了我,說:「老師,我可以跟妳談談嗎?」

我立即坐在她旁邊,她緩緩道來:「早上我的主管明明知道我要上課,卻一直打電話來痛飆我報價單打錯數字的事。我說我下課後馬上改,請他等等!他卻不管我狀況,反而在1小時內狂摳我4次,口氣不好不說,根本是不想讓我上課,故意找我麻煩嘛!我都覺得他想逼人離職!」

聽了她的敘述,全部都是主管的錯。怪不得她委屈。

我問她:「如果今天妳是主管,報價單打錯數字,妳會生氣嗎?」
她說:「我不會這麼生氣,會好好跟員工說。」
我接著又問:「我再問你,主管何時跟妳說數字錯了?」
她回答我:「昨天晚上7點多,但當時我已下班,心想明天再改.可是一早又得上課,所以還沒抽出時間改。」

聽到這個陳述,我已經知道原因了。常常我們處理行政事務時,面對瑣事往往選擇自己想做的,而不是必須立刻去做的,若是這個女孩提早10分鐘到公司修改報價單,事情全處理好了,也可以開心上課。

善用時間四象限以及蠶食原則,讓你在時間內完成工作

面對必須要處理的事件,我會先這樣掌握兩個原則:

原則一:以四象限安排事情的優先順序

(圖片來源:Smart自學網

這個象限是著名的時間管理矩陣,很多人都有提過,不過我覺得的確很好用,我提一下我的使用方法。我都會在每天下班前先檢討今天沒有完成的事項,再寫下明天有哪些事情要做。最後,再依分項原則來安排輕重緩急。

我會將事務分成「重要又緊急」、「緊急但不重要」、「重要但不緊急」與「不緊急又不重要」。「重要又緊急」的事項,一定是當天一進公司就開始處理,處理完後才再開始處理「重要但不緊急」的事項,而「緊急但不重要」可適度的尋求協助或分工出去,降低這部分的事項數目,「不緊急又不重要」則可考慮不做。

原則二:使用「蠶食原則」拆解任務,再排入行事曆
針對執行期間比較長,或者比較大型任務,我會使用「蠶食原則」,也就是先一點一滴的拆解任務,再推動進度。

我覺得人在時間管理上最常犯的一個錯誤就是拖延,比如說剛剛接到下禮拜三要完成的任務,就應該要馬上寫到行事曆中,並把任務分成不同步驟,一天做一點,才不會常常拖到最後期限才開始做,通常都會來不及。

還記得自己以前擔任秘書時,被主管痛罵的情狀雖不多,卻不敢沉溺於情緒太久。因為我每次總是想到,自己肩負重責,儀容和工作都需要我整理。雖然難過在所難免,也只能在廁所擦掉眼淚,盡快光鮮亮麗的回到座位繼續工作。

下次再遇到相同挫折,請你把握工作原則,徹底檢討每件事情的原由,並且警惕自己凡事「不貳過」,才是職場續航力的生存王道。

原文轉載自:職場必學基本功

1 則讀友回應

  1. 顧慎雯 2018-02-18 12:19:35 第 1 則

    覺得「想想你為何而哭後,擦乾眼淚,還是要準備下午上班。」很受用!